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Benno MailArchiv sicher archiviert - schnell gefunden

  • Einfach, kompatibel, schnell, effizient
  • Volltextsuche in E-Mails und Attachements
  • Multi-Mandantenfähig, Cloud ready
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Fragen & Antworten zu Benno MailArchiv

Hier beantworten wir die am häufigsten gestelllten Fragen rund um Benno MailArchiv. Sie finden keine Antwort auf Ihre Frage? Dann kontaktieren Sie uns!

Systemumgebung

Kann Benno MailArchiv virtualisiert betrieben werden?

Ja, Benno MailArchiv kann in jeder beliebigen Virtualisierungsumgebung (bspw. KVM, XEN, VMware usw.) aber auch auf Hardware betrieben werden.

 

Weitere Informationen bzgl. der Systemvoraussetzungen finden Sie hier.


Welche Hardwaregröße sollte ich einplanen?

Die optimale Größe einer Hardware bzw. die optimalen Eigenschaften einer virtualisierten Maschine für Benno MailArchiv hängen von vershiedenen Faktoren ab. In den Öffnet internen Link im aktuellen FensterSystemvoraussetzungen sind die relevanten Aspekte erläutert, wie eine Maschine für Benno MailArchiv sinnvoll konfiguriert werden kann.


Nutzung und E-Mail-Recherche

Gibt es eine Dokumentation zur Suchsyntax von Benno MailArchiv?

Selbstverständlich. Allerdings liegt die ausführliche Dokumentation aktuell nur in englischer Sprache vor.

Wir verwenden Apache Lucene für die Indexierung der Mails und das Suchen danach. Apache Lucene wird bspw. auch von Wikipedia für das Indexieren und Suchen von Wiki-Beiträgen verwendet.

 

Eine ausführliche Dokumentation zur Syntax von Lucene (und damit Benno MailArchiv) findet sich an dieser Stelle:

http://lucene.apache.org/java/2_3_2/queryparsersyntax.html

 

Eine deutsche Syntaxbeschreibung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) findet sich hier:

http://www.fh-wedel.de/~si/seminare/ws02/Ausarbeitung/e.lucene/2.html


Administration und Rechtemanagement

Kann die Benutzerverwaltung und das Rechtemanagement über Microsoft Active Directory Service (ADS) vorgenommen werden?

Ein ADS-Connector ist verfügbar und im Lizenzumfang enthalten, ebenso ein LDAP-Connector.


Compliance und rechtliche Aspekte

Ist Benno MailArchiv GDPdU-konform?

Ja, Benno MailArchiv erfüllt die Anforderungen der GDPdU.


Wie wird die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung sichergestellt?

Um gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung zu erreichen, ist neben der reinen Software auch "Orgware" erforderlich. Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung läßt sich nicht alleine durch technische Komponenten realisieren, sondern muss von organisatorischen Maßnahmen flankiert werden.

Um gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung zu erreichen, wird nach der technischen Implemenrtierung von Benno MailArchiv eine Verfahrensdokumentation erstellt, die alle wesentlichen Aspekte der Installation beschreibt und dokumentiert.

Wir lehnen uns bei der Verfahrensdokumentation und den organisatorischen Maßnahmen an einschlägige Empfehlungen und Prüfungs- und Zertifizierungsstandards verschiedener Verbände sowie dem Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) an, so dass die unabhängige Prüfbarkeit der Benno MailArchiv-Installation zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist.


Gibt es eine Möglichkeit, Duplikate aus dem Archiv zu löschen?

Wirkliche Duplikate, d.h. byte-identische Mails, werden von Benno MailArchiv gar nicht erst angenommen und so auch im Journal protokolliert. Damit sind die meisten Fälle, bspw. Cc und Bcc Mails, abgedeckt, sofern der zuleitende Mailserver richtig konfiguriert ist.

Heuristische Duplikatssuche ist aus zwei Gründen problematisch:
1) Sie ist nicht besonders transparent für den Benutzer und stellt darüber hinaus eine potenzielle Fehlerquelle dar. Der Grundsatz lautet: "Lieber zu viel als zu wenig archivieren".
2) Benno MailArchiv gewährleistet, dass es für den Anwender oder Administrator keinen Weg gibt, E-Mails nachträglich zu entfernen oder zu manipulieren. Benno MailArchiv ist komplett GDPdU konform.

Wir haben uns für die Weg einer besseren Rechtssicherheit gegenüber etwas potentiellem Speicherplatzverlust entschieden.


Werden E-Mails nach Ablauf der 10-Jahres Frist automatisch gelöscht?

Es werden keinerlei Daten nach 10 Jahren automatisch gelöscht.

Nach aktueller Rechtslage können E-Mails aus handelsrechtlicher bzw. steuerrechtlicher Sicht nach 6 bzw. 10 Jahren gelöscht werden. Ein automatisches Löschen ist ausgeschlossen.

Wenn das Archiv in Storage-Container mit einer Jahresaufteilung eingerichtet wurde, können E-Mails nach Fristablauf bspw. jahresweise (bzw. containerweise) aus dem Archiv entfernt werden.

Aus dem Blickwinkel der Compliance heraus betrachtet, kann jedoch die "ewige" Ablage von E-Mails sinnvoller sein, als das Löschen nach Ablauf von Fristen: wenngleich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen das Vernichten von Informationen nach deren Ablauf gestatten, kann es aus Gründen der Nachvollziehbarkeit, Dokumentiertheit, Verantwortungsklärung usw. sinnvoll sein, die E-Mails nicht zu löschen.

In diesem Zusammenhang sind uns Complianceanforderungen von Kunden bekannt, die sogar Spam archivieren, um definitiv und garantiert beweissicher nachzuvollziehen, wann welche E-Mail angekommen ist bzw. auszuschließen, dass irgendeine E-Mail nicht vorhanden oder auffindbar ist.
Regelungen dieser Art stehen in Zusammenhang mit der eigenen Unternehmenspolitik und vorhandenen Complianceanforderungen im Sinne von Corporate Governance.