С даты 1.1.2017 истекает переходный период для вступления в силу GoBD („Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным (GoBD)„) . Она заменяет действующие несколько лет правила GoBS и GDPdU. С 1.1.2017 без ограничений действуют GoBD, и архивирование электронных писем на предприятиях становится обязательным.

Время на реализацию GoBD становится меньше.

Прогрессирующая и всё более усиливающаяся цифровизация бизнес-процессов побудила законодателя установить более профессиональные стандарты для создания и обработки электронных документов и подтверждающих документов. Эти новые требования к компаниям определены в GoBD. Полученные и отправленные цифровые подтверждающие документы, такие как предложения, подтверждения заказов, счета и т. д., находятся здесь в особом фокусе. В частности, когда они были переданы по электронной почте.

Обязанность архивировать цифровые документы, в частности электронные письма, при этом не впервые с вступлением в силу GoBD предписана законом. Уже в GDPdU была закреплена обязанность электронной почтовой архивации. Ее соблюдение до сих пор не всегда последовательно проверялось финансовым управлением. Компании, которые уже сегодня используют надежную почтовую архивацию, уже находятся на безопасной стороне. Компании, которые до сих пор не имеют надежного архивирования своих налоговых и коммерческих релевантных писем, должны теперь действовать. 31.12.2016 истекают все переходные периоды. Компании должны соответствовать требованиям GoBD. Нарушения могут означать ненужные затраты и реализацию принудительных мер.

Что теперь делать.

Мы повторяем, что в рамках надежного архивирования электронной почты фактически необходимо архивировать только налоговые и коммерчески значимые электронные письма. Однако, поскольку фактически невозможно и нецелесообразно требовать от каждого сотрудника временных и трудовых затрат на классификацию и соответствующее архивирование своих писем, предлагается (как и ранее) подход полностью автоматизированного или системного архивирования электронной почты. При этом все письма из почтовых ящиков пользователей архивируются без какого-либо ручного вмешательства. Пользователь не имеет никакой работы в процессе архивирования. Он продолжает работать со своим клиентом электронной почты точно так же, как и без архивирования электронной почты. С Benno MailArchiv архивирование электронных писем происходит автоматически и без какого-либо ручного вмешательства

С точки зрения пользователя, использование архивирования почты ничего не меняет.Каждый пользователь продолжает работать как и прежде. Параллельно электронные письма пользователей автоматически архивируются в режиме ревизионной безопасности и правовой безопасности. Для сотрудников это даже создает дополнительные преимущества, поскольку все электронные письма доступны для поиска по полному тексту.

Особенно важно понимать, что этого абсолютно недостаточно, чтобы хранить электронные письма в почтовом ящике! Также недостаточно хранить исключительно цифровые документы в папках или общих сетевых ресурсах или даже на жестком диске собственного ПК. Все это не является ревизионно-безопасным хранилищем, которое ни в коей мере не соответствует законодательным требованиям! Архивирование почты является важнейшей частью выполнения законодательных обязательств по хранению бухгалтерской документации предприятия!

Дополнительные подробности, вытекающие из GoBD для повседневной деятельности предприятия, можно найти в документе «GoBD – руководство для практики предприятия“ (http://gobd.de/). Мы советуем согласовать конкретные требования для вашего предприятия с выбранным вами бухгалтером или аудитором.

Устойчивое и безопасное решение.

С Benno MailArchiv с 2008 года доступна международно признанная и зрелая программная система, которая удовлетворяет всем законодательным требованиям. Benno MailArchiv отличается интуитивно понятным веб-приложением, позволяющим пользователям найти любое письмо за секунды. Разработанная система управления правами доступа обеспечивает, чтобы пользователи имели доступ только к тем электронным письмам, к которым они действительно должны иметь доступ. Права доступа могут при этом также независимо управляться для почтовых ящиков, назначенных пользователям.

Открытость и гибкость Benno MailArchiv позволяет легко комбинировать программное обеспечение для архивирования почты простым способом с практически любой почтовой и групповой системой. Все входящие и исходящие электронные письма автоматически архивируются в соответствии с требованиями законодательства.

Важно и неизбежно: документация процедур

Независимо от того, какое решение используется для архивирования почты: даже лучшее решение для архивирования почты как чисто технический продукт не достаточно, чтобы соответствовать всем правовым требованиям законодательства. Помимо используемой технологии (например, Benno MailArchiv), важно также учитывать интеграцию технического решения в почтовый поток и общую организационную систему компании, а также документировать ее.

Отраслевой союз BITKOM в своей публикации «Эл. почта и GoBD — 10 тезисов для практики предприятий» (скачать здесь) сформулировал под тезисом № 8 следующее:

«Процедура получения и отправки подлежащих хранению или имеющих отношение к налогообложению электронных писем должна быть описана в документации о процедуре. Документация о процедуре должна, в частности, содержать информацию о том, как реализованы определенные в GoBD критерии порядка
Документация о процедуре должна быть понятна третьему лицу и доступна для проверки в разумные сроки. Документация о процедуре должна обновляться (версионироваться) и храниться в течение срока, установленного законом»
Срок хранения согласно законодательству
Подготовка документации о процедуре является неотъемлемой частью обсуждений при внедрении архивирования электронной почты у наших клиентов.

Резюме

Практически ни одно предприятие не сможет обойтись без архивации почты с 1.1.2017. Рассматривайте архивацию электронной почты в вашей компании как возможность, поскольку она дает реальные много преимуществ для всех пользователей. У вас даже есть выбор: с Benno MailArchiv вы можете реализовать архивацию в вашем доме. Или воспользуйтесь возможностью получить Benno MailArchiv так же просто, как электричество из розетки в качестве облачного решения через наших хостинг-партнеров.

Занимайтесь архивированием своих электронных писем, прежде чем возникнут меры и санкции со стороны властей. Протестируйте Benno MailArchiv бесплатно в течение 60 дней и составьте собственное мнение о преимуществах быстрого и чрезвычайно точного поиска в Benno MailArchiv для вашей компании. Наши партнеры и мы как производитель готовы к консультациям и дальнейшим действиям в вашем распоряжении.

Используйте время, оставшееся до 1.1.2017.