"Пользователи Benno MailArchiv работают эффективнее!" Ансгар Лихер в интервью о архивировании электронной почты, правовых требованиях, защите данных и повышении эффективности в компании

Предпринимательская практика показывает, что электронная почта является важнейшим средством коммуникации для предприятий и останется таковым в обозримом будущем. Предприниматели, руководители и лица, принимающие решения в области ИТ, все чаще сталкиваются с задачей систематического сбора огромного количества различных данных, возникающих в процессе использования электронной почты.
Однако не только эффективный сбор, архивирование и управление большими объемами данных имеют значение. Правовые рамки также делают архивирование электронной почты обязательным.
Электронные письма, имеющие отношение к бизнес-процессам, должны храниться в соответствии с установленными законом сроками. Срок хранения может составлять до 10 лет. Вопрос защиты данных также касается архивирования электронной почты.
Еще одна причина для Medienweite GmbH & Co. KG из Оснабрюка более внимательно изучить рынок программного обеспечения для архивирования электронной почты. Полезным в этом отношении является интервью с дипломированным инженером Ансгаром Лихером, управляющим директором LWsystems GmbH & Co. KG из Бад-Ибурга.
С помощью решения для архивирования электронной почты Benno MailArchiv компания разработала и успешно внедрила решение, которое успешно удовлетворяет требованиям к инновационному и надежному программному обеспечению для архивирования.

Медиенвайте: Господин Лихер, вы выпустили на рынок несколько лет назад успешное решение для соответствующего законодательству архивирования электронной почты с помощью Benno MailArchiv. Как и в большинстве сегментов рынка, здесь также существуют различные конкурирующие решения. Каковы уникальные особенности, которые делают Benno MailArchiv таким уникальным?

Ансгар Лихер: Benno MailArchiv во многих отношениях больше, чем обычные продукты для архивирования электронной почты на рынке. На первом этапе мы, конечно, делаем то, что делают все продукты для архивирования электронной почты: мы архивировали все желаемые электронные письма безопасно и тщательно. С другой стороны, мы предлагаем клиентам некоторые уникальные дополнительные возможности. Наша цель - сделать жизнь клиента с множеством электронных писем день за днем проще. Клиенты, которые используют Benno MailArchiv, работают более эффективно и экономят много времени и денег.

Медиавайте: Можете ли вы дать нам представление о структуре Benno MailArchiv?

Ансгар Лихер: С удовольствием. В своей основе наше архивирование электронной почты базируется на трёх уровнях:
На первом уровне Benno MailArchiv индексирует и захватывает всю информацию электронной почты, включая «невидимую», а также все вложения.
На втором шаге архивированные электронные письма централизованно сохраняются в одном месте. Говоря фигурально, все они оказываются в одной корзине. На первый взгляд, это звучит необычно, но это даёт решающее преимущество перед другими поставщиками на рынке.
На третьем уровне реализуются функции доступа и управления разрешениями. Это означает, что компания решает, каким пользователям и в каком объёме будет разрешён доступ к их собственным или чужим электронным письмам. Здесь пересекаются архивирование электронной почты и защита данных.

Медиавайт: Значит ли это, что Benno MailArchiv в состоянии индексировать всю информацию вместе с вложениями электронного письма полностью?

Ансгар Лихер: Само собой разумеется. Ключ лежит, с одной стороны, в том, как мы архивируем письма, а с другой стороны, в том, что мы делаем каждое письмо в архиве легко доступным для поиска. Каждое письмо индексируется напрямую при архивации, то есть "на лету", полнотекстовым индексом. Это означает, что мы делаем всю информацию в письме доступной для поиска. Мы индексируем (часто невидимые) технические заголовки писем, адреса отправителя и получателя, строку темы и текст письма, а также все вложения. Конкретно, мы извлекаем тексты из различных форматов Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint и т. д.), OpenOffice, PDF, HTML и т. д. Кроме того, ZIP-файлы распаковываются, и соответствующие файлы внутри ZIP-файла индексируются.
Такая полнотекстовая индексация позволяет нам найти любое письмо, даже если искомый текст находится, например, только в PDF-файле, вложенном в письмо.

Медиавайт: И после индексации…

Ансгар Лихер: …приходит изощренная систематика архивирования Benno MailArchiv во всей полноте. Это выходит далеко за пределы возможностей других систем архивирования электронной почты. Во-первых, Benno MailArchiv архивирует электронные письма независимо от учетных записей пользователей, например почтовых ящиков почтового или группового сервера, такого как Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange и т. д. Это означает: электронные письма от Sabine Mustermann не находятся в разделе архива, предназначенном только для Sabine Mustermann, а находятся в общем архиве (соответствующего клиента).
Другими словами: все письма всех пользователей клиента попадают в Benno MailArchiv в один большой котёл.

Медиавайт: Почему вы архивируете все электронные письма в один котёл? Сначала это звучит довольно хаотично. В чем преимущества?

Ансгар Лихер: Мы архивируем всё в одной большой корзине, потому что так мы можем сделать все электронные письма и информацию компании наиболее доступными для поиска. Все электронные письма индексируются полностью вместе с вложениями и могут быть быстро и легко найдены. Кроме того, дальнейшие преимущества этой концепции очевидны:

1) Все электронные письма, подлежащие архивированию, архивируются автоматически. Никто не должен заботиться об архивировании своих электронных писем.

2) Не имеет значения, кому в компании было отправлено письмо, и не имеет значения, где пользователь его сохранил, например, в своем почтовом клиенте: оно находится в архиве и, таким образом, может быть быстро найдено с помощью полнотекстового индекса. За секунды, даже при миллионах писем.

3) Поиск осуществляется не через структуру папок (в почтовом клиенте), а просто по информационному содержимому писем (ключевые слова, полнотекстовый поиск, ...). Это экономит много времени по сравнению с традиционными методами, поскольку обычный поиск без Benno MailArchiv осуществляется либо рекурсивно (с помощью функции поиска почтового клиента (например, Outlook)), либо вручную (поскольку пользователь думает, что знает, где находится то или иное письмо). К сожалению, многие почтовые папки, в свою очередь, завалены сотнями писем, так что все равно приходится искать вручную. В целом, это значительные затраты времени. С Benno MailArchiv, напротив, поиск занимает секунды!

4) Пользователь не должен тратить время на то, чтобы помещать электронные письма в якобы осмысленную структуру папок. Ежедневная сортировка писем в папки для хранения является огромным пожирателем времени и может быть полностью исключена.

5) Только пользователь сам знает свою собственную структуру хранения, другие сотрудники обычно имеют другую логику хранения. Эрго: Другие коллеги обычно не находят письма в чужих иерархиях папок.

Используемая в Benno MailArchiv технология поиска позволяет нам, например, находить и отображать любое письмо в архивах с 1,5 миллионами писем менее чем за 2 секунды. Такая производительность не имеет аналогов.

Медиавайт: Ваша аргументация понятна. Особенно впечатляет быстрый поиск. Как именно пользователи, использующие Benno MailArchiv, экономят время и ресурсы?

Аन्सгар Лихер: Ключ к повышению эффективности, которого мы достигаем у наших клиентов, конечно, не только в быстром поиске. Конкретно пользователь с Benno MailArchiv экономит время дважды: первый раз при хранении писем и второй раз при поиске.

Медиавайт: Можете ли вы объяснить эффективность Benno MailArchiv на конкретном примере?

Аन्सгар Лихер: Если мы рассмотрим современный мир почтовых клиентов, таких как Outlook, Thunderbird и др., то мы обнаружим, что пользователи хранят свои письма в (со временем) все более растущих древовидных папках и управляют ими. Для каждой темы или проекта и т. д. создаются папки

Папки создаются, и каждый день субъективно важные электронные письма вручную перемещаются в папки для хранения.
Что при ручной сортировке электронных писем возникают значительные непродуктивные затраты времени, можно легко продемонстрировать: предположим, что в компании всего 25 пользователей ежедневно сортируют свои электронные письма в папки для хранения, и это занимает всего 5 минут затрат времени в день на сотрудника, то при 20 рабочих днях в месяц это уже почти 42 часа непродуктивного рабочего времени!

Аналогичные высокие непродуктивные затраты времени возникают, когда электронные письма необходимо искать вручную. То, что классически и несмотря на все функции поиска представляет собой значительный ручной поиск, с Benno MailArchiv выполняется за секунды.

Медиавайт: И как вы регулируете доступ к электронным письмам - другими словами: как вы обеспечиваете, чтобы каждый видел только то, что ему разрешено?

Ансгар Лихер: Конечно, Benno MailArchiv имеет сложную систему управления разрешениями. Она выходит далеко за пределы возможностей других систем архивирования электронной почты. Во-первых, Benno MailArchiv архивирует электронные письма независимо от учетных записей пользователей, то есть, например, почтовых ящиков почтового или группового сервера, такого как Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange и т. д. Это означает, что электронные письма Сабины Мустерманн не хранятся в отдельном архивном разделе, предназначенном только для Сабины Мустерманн, а находятся в общем архиве (соответствующего клиента) - в большом «котле».

Медиавайт:И само собой разумеется, что не каждый должен иметь доступ ко всем электронным письмам…

Ансгар Лихер: … правильно. Это уже запрещает защита данных. Как правило, не каждый пользователь должен иметь доступ ко всем электронным письмам компании (например, сотрудник отдела кадров к письмам руководства и т. д.). Поэтому мы, конечно, встроили управление пользователями и правами доступа в Benno MailArchiv.

Администратор может использовать встроенное управление пользователями в Benno MailArchiv или подключить существующую службу каталогов компании (например, Microsoft Active Directory (ADS) или LDAP) для управления пользователями и правами доступа. Таким образом, администратору не нужно создавать еще одну базу данных пользователей в компании. И пользователь получает «единый вход» на основе «один пользователь, один пароль», он может войти в Windows с теми же учетными данными, что и в Benno MailArchiv. Таким образом, обслуживание отдельной базы данных пользователей Benno отменяется (если администратор этого хочет).

Медиавайт: Очень хорошо. Но как контролируются разрешения в Benno MailArchiv?

Ансгар Лихер: Мы архивируем все электронные письма компании в одном большом хранилище. Это создает грандиозные преимущества по сравнению с обычными решениями для архивирования электронной почты, которые архивируют электронные письма отдельно по почтовым ящикам (то есть письма пользователя А в архивном почтовом ящике пользователя А):
Каждый пользователь, чьи письма архивируются, имеет в реальной жизни (как минимум) один адрес электронной почты (например: sabine.mustermann@musterfirma.de). И именно это является ключом: Сабина может видеть все письма, которые были отправлены ей или от нее. У нее есть доступ к архиву, как и к ее собственному почтовому ящику.
И именно здесь вступает в действие еще одна отличительная особенность Benno MailArchiv: мы можем гибко назначать дополнительные разрешения каждому пользователю!
Предположим, Сабина является секретарем начальника. И начальник говорит: «Я хочу, чтобы Сабина могла просматривать мой почтовый ящик. НО: Сабина ни в коем случае не должна видеть электронные письма, которые были отправлены или получены по адресу XYZ (например, важнейший клиент).«
Как вы реализуете такое требование, например, в Outlook / Exchange или с другими классическими, ориентированными на почтовый ящик системами электронной почты и группового программного обеспечения? Правильно! Никак.
Либо Сабина может видеть почтовый ящик начальника, либо нет. Просмотр только определенных контентов невозможен в системах, ориентированных на почтовый ящик. Благодаря гибкому распределению прав в Benno MailArchiv мы можем сказать: «Сабина может видеть все письма начальника, кроме писем, связанных с адресом XYZ».

Конкретно говоря: если Сабина может найти все письма от или к «sabine.mustermann@musterfirma.de“, то это фильтр на почтовый архив. Точнее говоря: это поисковый запрос. И так администратор может назначить пользователю «Сабина Мюстерманн“ в любое время дополнительные разрешенные запросы, чтобы Сабина, например, могла читать все письма от руководителя, кроме тех, которые от или к XYZ, и кроме того, Сабина Мюстерманн (например) могла найти все письма, удовлетворяющие следующим критериям:
1) Все письма с домена «wichtigster-lieferant.de“ И
2) В строке темы должно быть «Auftragsbestätigung“ И
3) должен быть прикреплен файл.
Список этих примеров можно продолжать практически бесконечно.

Таким образом, права доступа могут быть гибко назначены пользователям. Это, конечно, возможно как в локальной (собственной) базе данных пользователей Benno mailarchiv, так и в центральном службах каталогов ADS или LDAP.

Медиавайте: Предположительно, большинство пользователей используют Outlook для своей повседневной работы с электронными письмами. Существует ли интеграция Benno MailArchiv в Outlook или даже в другие системы?

Ансгар Лихер: В настоящее время не существует готового плагина Outlook. Но тем не менее мы можем здесь добиться успеха: такую функцию можно относительно просто реализовать, поскольку мы предоставляем интерфейс программирования REST (то есть REST API) для Benno MailArchiv. Это так называемый веб-сервис-интерфейс, который просто работает через http или https.
API при этом предельно прост. Есть ровно две основные операции, которые можно вызвать из внешних программ (например, Outlook):
1) «Выполнить поисковый запрос» (который пользователь может ввести в Outlook). Интерфейс возвращает список найденных электронных писем. Это можно вывести или отобразить в Outlook.
2) «Получить почту XY из архива». Когда пользователь нажимает на письмо в списке найденных писем, оно отображается, то есть извлекается из архива. Интерфейс передает запрошенное электронное письмо в вызывающую программу — и правильно! — там его нужно только отобразить как электронное письмо.
С помощью этого API функциональность Benno MailArchiv можно интегрировать не только в Outlook, но и в любое другое (веб-)приложение, например, в систему управления товарами, CRM, интрасеть и т. д.

Медиавайте: Это действительно интересные свойства! Как продолжается развитие Benno Mailarchiv?

Ансгар Лихер: Мы сейчас активно работаем над завершением нашего нового поколения продуктов: Benno MailArchiv 2.0. Здесь добавляются некоторые новые функции. Особенно стоит отметить полную функциональность для клиентов, а также новый, более стройный и быстрый веб-интерфейс для пользователя. Мы уже достигли фазы бета-тестирования и выпустим Benno MailArchiv 2.0 к середине 2012 года.

Медиавайте: Как вы видите дальнейшее развитие рынка для архивирования электронной почты?

Ансгар Лихер: Перспективы очень положительные. В частности, мы наблюдаем сильный спрос со стороны облачных вычислений и хостинга. Многие хостеры и облачные провайдеры ищут сильное и масштабируемое решение для хостинга архивов электронной почты. Компания LWsystems с помощью Benno MailArchiv Hosting Edition оптимально подготовлена к этому спросу и предлагает не только надежное решение для бизнеса SaaS (Software as a Service), но и решение с уникальной архитектурой и выдающимися конкурентными преимуществами, некоторые из которых я смог вам представить.

Медиенвайте: Большое спасибо за эту информативную беседу!

Медиенвайте: