Практика ведения бизнеса показывает, что электронная почта является основным средством коммуникации для компаний и останется таковым в обозримом будущем. Предприниматели, управляющие директора и лица, принимающие решения в сфере ИТ, все чаще сталкиваются с проблемой систематического сбора огромного потока разнообразных данных, генерируемых электронной почтой.
Однако важен не только эффективный сбор, архивирование и управление этими данными. Законодательные требования также обязывают архивировать электронную почту.
Электронные письма, имеющие отношение к бизнес-процессам, должны храниться в соответствии с установленными законом сроками хранения. Эти сроки могут составлять до 10 лет. Защита данных — еще один важнейший аспект архивирования электронной почты. Это
еще одна причина для компании Medienweite GmbH & Co. KG из Оснабрюка внимательно изучить рынок программных решений для архивирования электронной почты. В этом отношении полезным оказалось интервью с дипломированным инженером Ансгаром Лихером, управляющим директором LWsystems GmbH & Co. KG из Бад-Ибурга.
Компания Benno MailArchiv разработала и успешно внедрила решение для архивирования электронной почты, отвечающее требованиям к инновационному и надежному программному обеспечению для архивирования.

Интервью для СМИ: Господин Лихер, несколько лет назад вы запустили Benno MailArchiv, успешное решение для архивирования электронной почты в соответствии с законодательством. Как и в большинстве сегментов рынка, существует множество конкурирующих решений. В чем заключаются уникальные преимущества, которые делают Benno MailArchiv таким особенным?

Ансгар Лихер: Benno MailArchiv во многом превосходит традиционные продукты для архивирования электронной почты, представленные на рынке. Прежде всего, мы делаем то, что делают все продукты для архивирования электронной почты: мы надежно и бережно архивируем все необходимые письма. Но помимо этого, мы предлагаем нашим клиентам уникальные дополнительные преимущества. Наша цель — облегчить жизнь нашим клиентам изо дня в день, помогая им управлять многочисленными электронными письмами. Клиенты, использующие Benno MailArchiv, работают эффективнее и экономят значительное количество времени и денег.

Media-wide: Можете рассказать о структуре Benno MailArchiv?

Ансгар Лихер: С удовольствием. В основе нашей системы архивирования электронной почты лежат три уровня:
на первом уровне Benno MailArchiv индексирует и записывает всю информацию из электронных писем, включая «невидимые» элементы и все вложения.
На втором этапе заархивированные письма хранятся централизованно в одном месте. По сути, все они находятся в одном месте. Это может показаться необычным, но это дает решающее преимущество перед другими поставщиками на рынке.
Третий уровень управляет доступом и разрешениями. Здесь компания решает, каким пользователям предоставляется доступ к своей или чужой электронной почте и в какой степени. Именно здесь пересекаются архивирование электронной почты и защита данных.

Media-wide: Значит, Benno MailArchiv действительно способен полностью проиндексировать всю информацию, включая вложения, из электронного письма?

Ансгар Лихер: Безусловно. Ключ, с одной стороны, заключается в том, как мы архивируем электронные письма, а с другой — в том, чтобы сделать каждое письмо в архиве легкодоступным для поиска. Каждое письмо индексируется в полном тексте непосредственно во время архивирования, то есть «на лету». Это означает, что мы делаем доступной для поиска каждую информацию в письме. Мы индексируем (в основном невидимые) технические заголовки писем, адреса отправителя и получателя, тему письма и текст письма, а также все вложения. В частности, мы извлекаем текст из различных форматов Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint и т. д.), OpenOffice, PDF, HTML и так далее. Кроме того, ZIP-файлы распаковываются, и отдельные файлы внутри ZIP-архива также индексируются.
Это полнотекстовое индексирование означает, что мы можем найти каждое письмо, даже если искомый текст содержится, например, только во вложении PDF.

Охват СМИ: И после индексации…

Ансгар Лихер: … Сложная система архивирования Benno MailArchiv действительно впечатляет. Она значительно превосходит возможности других систем архивирования электронной почты. Прежде всего, Benno MailArchiv архивирует электронные письма независимо от учетных записей пользователей, то есть от почтовых ящиков почтового или группового сервера, такого как Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange и т. д. Это означает, что электронные письма от Сабины Мустерманн хранятся не в отдельном разделе архива, предназначенном только для нее, а в общем архиве (соответствующего клиента).
Другими словами, все электронные письма от всех пользователей в рамках одного клиента объединяются в одно большое хранилище в Benno MailArchiv.

Media-wide: Зачем вы архивируете все свои электронные письма в одном месте? На первый взгляд это звучит довольно хаотично. В чем преимущества?

Ансгар Лихер: Мы архивируем все в одном центральном хранилище, потому что это упрощает поиск по всем электронным письмам и информации компании. Все электронные письма, включая вложения, индексируются в полном тексте, что позволяет быстро и легко осуществлять поиск. Кроме того, другие преимущества такого подхода очевидны:

1) Все электронные письма, подлежащие архивированию, архивируются автоматически. Никто не должен заботиться об архивировании своих электронных писем.

2) Не имеет значения, кому в компании было отправлено письмо, и не имеет значения, где пользователь его сохранил, например, в своем почтовом клиенте: оно находится в архиве и, таким образом, может быть быстро найдено с помощью полнотекстового индекса. За секунды, даже при миллионах писем.

3) Поиск осуществляется не через структуру папок (в почтовом клиенте), а просто по информационному содержимому писем (ключевые слова, полнотекстовый поиск, ...). Это экономит много времени по сравнению с традиционными методами, поскольку обычный поиск без Benno MailArchiv осуществляется либо рекурсивно (с помощью функции поиска почтового клиента (например, Outlook)), либо вручную (поскольку пользователь думает, что знает, где находится то или иное письмо). К сожалению, многие почтовые папки, в свою очередь, завалены сотнями писем, так что все равно приходится искать вручную. В целом, это значительные затраты времени. С Benno MailArchiv, напротив, поиск занимает секунды!

4) Пользователь не должен тратить время на то, чтобы помещать электронные письма в якобы осмысленную структуру папок. Ежедневная сортировка писем в папки для хранения является огромным пожирателем времени и может быть полностью исключена.

5) Только пользователь сам знает свою собственную структуру хранения, другие сотрудники обычно имеют другую логику хранения. Эрго: Другие коллеги обычно не находят письма в чужих иерархиях папок.

Используемая в Benno MailArchiv технология поиска позволяет нам, например, находить и отображать любое письмо в архивах с 1,5 миллионами писем менее чем за 2 секунды. Такая производительность не имеет аналогов.

Медиавайт: Ваша аргументация понятна. Особенно впечатляет быстрый поиск. Как именно пользователи, использующие Benno MailArchiv, экономят время и ресурсы?

Ансгар Лихер: Ключ к повышению эффективности, которого мы добиваемся для наших клиентов, заключается, конечно же, не только в высокой скорости поиска. В частности, пользователи экономят время вдвойне с Benno MailArchiv: во-первых, при сортировке электронных писем, и во-вторых, при их поиске.

Media-wide: Можете ли вы объяснить эффективность Benno MailArchiv на конкретном примере?

Аन्सгар Лихер: Если мы рассмотрим современный мир почтовых клиентов, таких как Outlook, Thunderbird и др., то мы обнаружим, что пользователи хранят свои письма в (со временем) все более растущих древовидных папках и управляют ими. Для каждой темы или проекта и т. д. создаются папки

http://creditnoproblems.com/post/fixing-your-credit-score-e1.html

Создается папка, и каждый день важные электронные письма вручную перемещаются в нее.
Легко понять, сколько непродуктивного времени тратится на ручную организацию и сортировку писем: если в компании только 25 сотрудников ежедневно сортируют свои письма по папкам, и это занимает всего 5 минут в день на каждого сотрудника, то при 20 рабочих днях в месяц это составит почти 42 часа непродуктивного рабочего времени!

Аналогичные высокие непродуктивные затраты времени возникают, когда электронные письма необходимо искать вручную. То, что классически и несмотря на все функции поиска представляет собой значительный ручной поиск, с Benno MailArchiv выполняется за секунды.

Ширина медиафайлов: И как регулировать доступ к электронной почте — другими словами: как гарантировать, что каждый видит только то, что ему разрешено видеть?

Ансгар Лихер: Конечно, Benno MailArchiv обладает сложной системой управления правами доступа. Она значительно превосходит возможности других систем архивирования электронной почты. Прежде всего, Benno MailArchiv архивирует электронные письма независимо от учетных записей пользователей, то есть от почтовых ящиков почтового или группового сервера, такого как Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange и т. д. Это означает, что электронные письма от Сабины Мустерманн хранятся не в отдельном разделе архива, предназначенном только для Сабины Мустерманн, а в общем архиве (соответствующего клиента) — в основном хранилище.

Охват СМИ:И, конечно же, не у всех должен быть доступ ко всем электронным письмам…

Ансгар Лихер: …верно. Правила защиты данных это запрещают. Как правило, не каждый пользователь должен иметь доступ ко всей корпоративной электронной почте (например, сотрудник должен иметь доступ к
электронной почте руководства и т. д.). Поэтому мы интегрировали управление пользователями и правами доступа в Benno MailArchiv.
Администраторы могут использовать встроенное управление пользователями в Benno MailArchiv или подключиться к существующей корпоративной службе каталогов (например, Microsoft Active Directory (ADS) или LDAP) для управления пользователями и правами доступа. Это означает, что администратору не нужно поддерживать отдельную базу данных пользователей только из-за нового программного обеспечения. Пользователи также получают преимущества от единого входа на основе принципа «один и тот же пользователь, один и тот же пароль», то есть они могут входить в Windows с теми же учетными данными, что и в Benno MailArchiv. Таким образом, поддержание отдельной базы данных пользователей Benno не требуется (если администратор этого пожелает).

Доступ для всех пользователей медиафайлов: Очень хорошо. Но как управляются права доступа в Benno MailArchiv?

Ансгар Лихер: Как я уже упоминал, мы архивируем все корпоративные электронные письма в одном центральном хранилище. Это дает значительные преимущества по сравнению с традиционными решениями для архивирования электронной почты, которые архивируют письма отдельно по почтовым ящикам (т.е. хранят электронные письма пользователя А в архиве внутри архивного почтового ящика пользователя А):
у каждого пользователя, чьи электронные письма архивируются, есть как минимум один реальный адрес электронной почты (например, sabine.mustermann@musterfirma.de). И в этом вся суть: Сабина может видеть все письма, отправленные ею или ей. Она имеет доступ к архиву так же, как и к своему собственному почтовому ящику.
И здесь вступает в игру еще одна уникальная функция Benno MailArchiv: мы можем гибко назначать дополнительные разрешения каждому пользователю!
Допустим, Сабина — секретарь начальника. И начальник говорит: «Я хочу, чтобы Сабина могла видеть мой почтовый ящик. НО: ни при каких обстоятельствах Сабине не должен быть разрешен доступ к письмам, отправленным на или полученным с адреса электронной почты XYZ (например, нашего самого важного клиента)».
Как реализовать такое требование в Outlook/Exchange или других традиционных системах электронной почты и групповой работы, ориентированных на почтовые ящики? Именно! Никак.
Сабина либо видит почтовый ящик начальника, либо нет. Просмотр только определенного содержимого невозможен в системах, ориентированных на почтовые ящики. Благодаря гибким правам доступа в Benno MailArchiv мы можем сказать: «Сабине разрешено видеть все электронные письма от начальника в дополнение к своим собственным, за исключением писем, связанных с адресом электронной почты XYZ».

Если говорить точнее: если Сабина может найти все электронные письма от или на адрес «sabine.mustermann@musterfirma.de», то это фильтр, применяемый к архиву электронной почты. Точнее: это поисковый запрос. Администратор может в любое время назначить пользователю «Сабина Мустерманн» дополнительные разрешенные запросы, чтобы Сабина, например, могла читать все письма от своего начальника, кроме писем от или на адрес XYZ. Кроме того, Сабина Мустерманн могла бы (например) найти все электронные письма, отвечающие следующим критериям:
1) Все письма с домена «wichtigster-lieferant.de» И
2) Тема письма должна содержать «Подтверждение заказа» И
3) Должно быть вложение.
Этот список примеров можно расширять практически бесконечно.

Таким образом, права доступа могут быть гибко назначены пользователям. Это, конечно, возможно как в локальной (собственной) базе данных пользователей Benno mailarchiv, так и в центральном службах каталогов ADS или LDAP.

В масштабах всей медиа-среды: Предположительно, большинство пользователей используют Outlook для повседневной работы с электронной почтой. Существует ли интеграция Benno MailArchiv с Outlook или даже с другими системами?

Ансгар Лихер: В настоящее время готового плагина для Outlook нет. Но мы все же можем отметить это: такую ​​функцию можно реализовать относительно легко, поскольку мы предоставляем для этой цели программный интерфейс REST (т.е. REST API) с помощью Benno MailArchiv. Это веб-сервис, работающий просто через HTTP или HTTPS.
API предельно прост. Есть всего две основные операции, которые можно вызвать из внешних программ (таких как Outlook):
1) «Выполнить поисковый запрос» (который пользователь может ввести в Outlook). Интерфейс возвращает список найденных писем. Этот список может быть отображен в Outlook.
2) «Извлечь письмо XY из архива». Когда пользователь щелкает по письму в результатах поиска, оно отображается, т.е. извлекается из архива. Интерфейс передает запрошенное письмо вызывающей программе — и это правильно! — где его нужно просто отобразить как письмо.
С помощью этого API функциональность Benno MailArchiv может быть интегрирована не только в Outlook, но и в любое (веб) приложение, например, в системы управления товарами, CRM, интранет и т. д.

Медиавайте: Это действительно интересные свойства! Как продолжается развитие Benno Mailarchiv?

Ансгар Лихер: В настоящее время мы интенсивно работаем над завершением разработки нашего нового поколения продуктов: Benno MailArchiv 2.0. Эта версия включает в себя несколько новых функций. Особо следует отметить полную поддержку нескольких клиентов и новый, оптимизированный и более быстрый веб-интерфейс для пользователей. Сейчас мы находимся на стадии бета-тестирования и планируем выпустить Benno MailArchiv 2.0 к середине 2012 года.

Media-wide: Как вы видите дальнейшее развитие рынка архивирования электронной почты?

Ансгар Лихер: Перспективы очень позитивные. В частности, мы наблюдаем высокий спрос со стороны секторов облачных вычислений и хостинга. Многие хостинг-провайдеры и облачные сервисы ищут надежное и масштабируемое решение для архивирования электронной почты. Компания LWsystems со своим продуктом Benno MailArchiv Hosting Edition идеально подходит для удовлетворения этого спроса и предлагает не только надежное решение для бизнеса «программное обеспечение как услуга» (SaaS), но и решение с уникальной архитектурой и первоклассными конкурентными преимуществами,
некоторые из которых я смог вам выделить.

Освещение в СМИ: Большое спасибо за эту познавательную беседу!

Медиенвайте:

zp8497586rq
zp8497586rq