Наши ответы на первый взгляд
Benno MailArchiv – Часто задаваемые вопросы
Системные требования
- Работа на оборудовании или виртуализированная возможна (VMware, Proxmox, KVM, XEN, HyperV, …)
- Работа в контейнерах (например, Docker) возможна
- Процессор и ОЗУ:
- до примерно 100 почтовых ящиков: 1 ядро процессора; 2-4 ГБ ОЗУ
- до примерно 500 почтовых ящиков: 1-2 ядра процессора; 4-8 ГБ ОЗУ
- до примерно 1 000 почтовых ящиков: 2 ядра процессора; 8-16 ГБ ОЗУ
- до примерно 5 000 почтовых ящиков: 2-4 ядра процессора; 16-32 ГБ ОЗУ
- Массовое хранилище:
- Операционная система и индекс поиска: SSD
- Хранилище архива: медленные жесткие диски, NAS-системы, … (размер по требованию)
- Enterprise Edition и Hosting Edition: Amazon S3 и совместимые системы хранения в качестве хранилища возможны
- Производительность одного экземпляра сервера: максимально примерно 2.500 клиентов с (теоретически) произвольным количеством почтовых ящиков на экземпляр
- все электронные письма хранятся в gzip-сжатом (и дополнительно AES-256-зашифрованном) виде
- Хорошая степень сжатия достигается для текста и HTML
- JPEG-фотографии, MPEG-видео или другие предварительно сжатые форматы (вложения) достигают соответственно худшей степени сжатия
- Размер индекса поиска составляет приблизительно 8-12% от размера архива
Совместимость и функциональность
Да, Benno MailArchiv фактически совместим со всеми решениями электронной почты и группового программного обеспечения. Поскольку Benno MailArchiv использует и поддерживает открытые стандарты и открытые интерфейсы, подключение к различным почтовым решениям легко реализуется.
Чтобы архивировать электронные письма из MS Exchange, на сервере Exchange должна быть настроена функциональность «Journaling Mailbox». Она собирает (в зависимости от конфигурации) все входящие и исходящие, а также внутренние электронные письма в единую почтовую папку, так называемую «Journaling Mailbox». Benno MailArchiv извлекает все подлежащие архивированию электронные письма через Benno Exchange Connector из Journaling Mailbox и автоматически архивирует их.
Разумеется, Benno MailArchiv поддерживает почтовые ящики Exchange Online (или Microsoft 365).
Journaling Mailbox, которую необходимо настроить на стороне клиента в Exchange Online, не должна быть почтовым ящиком Exchange Online согласно условиям Microsoft AGB. Это означает, что необходимо настроить почтовый ящик вне Exchange Online, который будет использоваться в качестве почтового ящика журнала.
Всем клиентам Benno Cloud Enterprise для Office 365 / Exchange Online мы предоставляем бесплатный журнал почтовых ящиков.
Exchange Online предлагает простую функцию архивации почты. Однако Benno MailArchiv является оптимальным дополнением для Office 365 / Exchange Online, поскольку Benno MailArchiv / Benno Cloud предлагает больше, чем просто хранение почты: благодаря интегрированному полнотекстовому поиску любая почта может быть найдена и отображена за считанные секунды.
Поиск и исследование электронной почты
Мы обобщили разнообразные возможности поиска Benno MailArchiv в учебнике «Быстрый и простой поиск электронных писем с помощью Benno MailArchiv 2.0».
Учебник можно здесь скачать.
Разумеется. Однако подробная документация по синтаксису в настоящее время доступна только на английском языке.
Мы используем Apache Lucene для индексации и поиска электронных писем. Apache Lucene также используется, например, Википедией для индексации и поиска статей в Википедии.
Подробная документация по синтаксису Lucene (и, следовательно, Benno MailArchiv) находится здесь:
http://lucene.apache.org/core/3_5_0/queryparsersyntax.html
Немецкое описание синтаксиса (без претензий на полноту) находится здесь:
http://www.fh-wedel.de/~si/seminare/ws02/Ausarbeitung/e.lucene/2.html
Администрирование и управление правами
Benno MailArchiv имеет как AD-Connector, так и LDAP-Connector. Оба входят в объем лицензии.
Соответствие требованиям и правовые аспекты
Архив Benno Mail удовлетворяет требованиям GoBD. (GoBD заменяет GDPdU и GoBS, действовавшие до конца 2014 года.)
Однако использование архива Benno Mail в качестве программного решения для архивирования почты само по себе, как правило, не приводит автоматически и неизбежно к соответствующему GoBD архивированию почты: в соответствии с GoBD плательщик обязан создать документацию процедуры архивирования налоговой и коммерчески значимой электронной почты. В ней, помимо технических аспектов, также должны быть описаны организационные аспекты архивирования почты.
Примечание: Решение для архивирования почты (программное обеспечение) само по себе никогда не является подходящим для создания соответствующего GoBD архивирования почты. В принципе, всегда требуется документация среды применения, в которой осуществляется архивирование почты.
Примечание: Наличие какого-либо сертификата или теста, якобы подтверждающего соответствие программного обеспечения требованиям GoBD, не приводит к соответствию почтового архива требованиям GoBD, поскольку (согласно формулировке GoBD) они «не имеют обязательной силы для налогового органа». (см. GoBD, глава 12 (сертификация и программные тесты), пункт 181). Они не имеют юридической силы и в лучшем случае являются вводящими в заблуждение маркетинговыми заявлениями.
Дополнительные подробности об этом содержатся в разделе «Как обеспечивается соответствие почтового архива требованиям GoBD?».
Benno MailArchiv на техническом уровне изначально обладает свойством, заключающимся в том, что для каждого архивированного электронного письма генерируется и журнализируется контрольная сумма SHA-256. На основе информации о контрольной сумме можно в любой момент проверить и установить целостность каждого отдельного электронного письма или всего архива.
Аутентичность электронного письма проверяется в веб-приложении для каждого отображаемого электронного письма на лету, и результат отображается в виде зеленого информационного или красного предупреждающего треугольника.
Чтобы добиться надежного архивирования электронной почты, помимо чистого программного обеспечения для архивирования электронной почты, также требуется «оргтехника». Архивирование электронной почты в соответствии с GoBD невозможно реализовать исключительно с помощью технических компонентов, а должно обязательно сопровождаться организационными мерами. Поэтому после технической реализации Benno MailArchiv необходимо создать соответствующую документацию процедуры для документирования правильности процедуры. В ней должны быть описаны и задокументированы все важные аспекты установки. (См. также раздел «Соответствует ли Benno MailArchiv требованиям GoBD?»).
Поскольку мы уполномочены создавать документацию по процессу, мы полагаемся на соответствующие рекомендации и стандарты сертификации и аудита различных ассоциаций, а также Института аудиторов Германии (IDW), чтобы обеспечить независимую проверяемость установки Benno MailArchiv на основе документации по процессу в любой момент времени.
Дополнительная информация о соответствующем законодательству архивировании электронной почты и теме документации по процессу доступна здесь в этом техническом документе.
Фактические дубликаты, т. е. идентичные по байтам электронные письма, не принимаются Benno MailArchiv и не регистрируются в журнале. Таким образом, большинство случаев, таких как письма Cc и Bcc, покрываются, если направляющий почтовый сервер правильно настроен.
Эвристический поиск дубликатов, напротив, был бы проблематичным, поскольку он не прозрачен для пользователя и, кроме того, представляет собой потенциальный источник ошибок.
Основной принцип гласит: «Лучше архивировать слишком много, чем слишком мало».
Никакие данные не удаляются автоматически по истечении 10 лет.
Согласно действующему законодательству, электронные письма могут быть удалены по истечении 6 или 10 лет с точки зрения коммерческого и налогового права. Автоматическое удаление не производится.
Benno MailArchiv управляет архивированными электронными письмами в архивных областях с конфигурируемым временным распределением (например, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т. д.). Электронные письма могут быть удалены администраторами из архива по истечении соответствующих сроков и за определенный период времени.
С точки зрения соблюдения нормативных требований, однако, «постоянное» хранение электронных писем может быть более целесообразным, чем удаление по истечении сроков: хотя законодательные сроки хранения разрешают уничтожение информации по истечении срока, может быть целесообразным или необходимым не удалять электронные письма по причинам отслеживаемости, документирования, ясности ответственности и т. д.
В этом контексте нам известны требования соответствия клиентов, которые даже архивируют спам, чтобы окончательно и гарантированно достоверно отслеживать, когда какое письмо было получено, или исключать, что какое-либо письмо отсутствует или не найдено.
Положения этого типа связаны с собственной политикой компании и существующими требованиями соответствия в смысле корпоративного управления.
В какой степени здесь затрагиваются аспекты защиты данных (DSGVO) и требуются ли какие-либо отклоняющиеся меры, должно быть проверено ответственным налогоплательщиком. Benno MailArchiv не представляет здесь никаких барьеров, а соответствует законодательным требованиям.
Нет. Хотя технически это было бы возможно без проблем, это не соответствует GoBD. Пользователям таких почтовых ящиков мы предлагаем перейти в LWsystems Cloud. В LWsystems Cloud вы можете использовать групповое программное обеспечение Zimbra и выбирать между почтовыми ящиками любого размера - от простых почтовых ящиков IMAP с веб-почтой до целых групповых почтовых ящиков. Их, конечно, можно использовать и с Microsoft Outlook.
Дополнительные сведения о хостинговых почтовых ящиках Zimbra можно найти здесь.
Вопросы об Open Benno MailArchiv
Open Benno MailArchiv - это версия сообщества Benno MailArchiv. Open Benno MailArchiv (сокращенно «Open Benno») может быть бесплатно использован в частной среде. Исходный код «Open Benno» доступен для скачивания в Интернете. Open Benno отличается в различных аспектах от Benno MailArchiv (см. следующий вопрос).
Benno MailArchiv - это поддерживаемое и обслуживаемое производителем программное обеспечение для использования в предприятиях и учреждениях любого типа.
Benno MailArchiv доступно на основе платной подписки на обслуживание программного обеспечения. Эта подписка обеспечивает поддержку продукта, дальнейшее развитие и возможность получения поддержки от нас как производителя.
Бенно MailArchiv и «Open Benno» различаются также в некоторых технических и правовых аспектах: так, коммерческое или предпринимательское использование «Open Benno», например, является нарушением лицензии на программное обеспечение, под которой предоставляется веб-приложение Benno MailArchiv.
Open Benno MailArchiv («Open Benno») и Benno MailArchiv различаются в следующих аспектах:
- не требуется ключ лицензии
- нет разрешений для пользователей (каждый пользователь может просматривать все электронные письма)
- поставка пакета benno-rest осуществляется в виде двоичного пакета
- нет оптимизаций производительности при поиске
Мы глубоко убеждены, что программное обеспечение в открытой среде развивается лучше и достигает более высокого качества, чем закрытое программное обеспечение, где пользователь зависит от обещаний производителя. Открытость приводит к ряду преимуществ для пользователя:
- Программное обеспечение всегда независимо от производителя и может быть проверено третьими лицами.
- Архивирование электронной почты приводит к возникновению долгосрочных хранилищ данных. Чтобы они не стали могилами данных, абсолютная открытость является важным условием.
- Пользователь никогда не оказывается в ситуации «Vendor lock-in», т.е. пользователь имеет гарантию того, что переход на другую систему архивирования электронной почты возможен в любой момент самым простым способом (если это будет желательно пользователю).
- Для "худшего случая" доступна версия программного обеспечения Open Benno MailArchiv, на 100% совместимая с данными. Хранилища данных по своей природе в принципе исключены. Кроме того, это гарантирует, что в случае необходимости все архивированные электронные письма будут полностью доступны для чтения и использования независимо от поставщика и технологии. В любое время.
Да. Обе версии являются и остаются постоянно совместимыми с данными. Переключение возможно в обоих направлениях. Следует учитывать, что соответствующее GoBD архивирование коммерческих и налоговых электронных писем с помощью Open Benno не только невозможно по лицензионным правам, но и в принципе исключено.