Наши ответы на первый взгляд
Benno MailArchiv – Часто задаваемые вопросы
Системные требования
- Работа на оборудовании или виртуализированная возможна (VMware, Proxmox, KVM, XEN, HyperV, …)
- Работа в контейнерах (например, Docker) возможна
- Процессор и ОЗУ:
- до примерно 100 почтовых ящиков: 1 ядро процессора; 2-4 ГБ ОЗУ
- до примерно 500 почтовых ящиков: 1-2 ядра процессора; 4-8 ГБ ОЗУ
- до примерно 1 000 почтовых ящиков: 2 ядра процессора; 8-16 ГБ ОЗУ
- до примерно 5 000 почтовых ящиков: 2-4 ядра процессора; 16-32 ГБ ОЗУ
- Массовое хранилище:
- Операционная система и индекс поиска: SSD
- Хранилище архива: медленные жесткие диски, NAS-системы, … (размер по требованию)
- Enterprise Edition и Hosting Edition: Amazon S3 и совместимые системы хранения в качестве хранилища возможны
- Производительность серверного экземпляра: максимум примерно 2.500 клиентов с (теоретически) произвольным количеством почтовых ящиков на каждый экземпляр реализуемо
- все электронные письма хранятся в gzip-сжатом (и дополнительно AES-256-зашифрованном) виде
- Хорошая степень сжатия достигается для текста и HTML
- JPEG-фотографии, MPEG-видео или другие предварительно сжатые форматы (вложения) достигают соответственно худшей степени сжатия
- Размер поискового индекса составляет ca. 8-12% размера архива
Совместимость и функциональность
Да, Benno MailArchiv фактически совместим с всеми почтовыми и групповой программой совместим. Поскольку Benno MailArchiv использует и поддерживает открытые стандарты и открытые интерфейсы, подключение к различным почтовым решениям реализуется просто.
Чтобы архивировать электронные письма из MS Exchange, на сервере Exchange должна быть настроена функциональность «Journaling Mailbox». Она собирает (в зависимости от конфигурации) все входящие и исходящие, а также внутренние электронные письма в единую почтовую папку, так называемую «Journaling Mailbox». Benno MailArchiv извлекает все подлежащие архивированию электронные письма через Benno Exchange Connector из Journaling Mailbox и автоматически архивирует их.
Разумеется, Benno MailArchiv поддерживает почтовые ящики Exchange Online (или Microsoft 365).
Journaling Mailbox, которую необходимо настроить на стороне клиента в Exchange Online, не должна быть почтовым ящиком Exchange Online согласно условиям Microsoft AGB. Это означает, что необходимо настроить почтовый ящик вне Exchange Online, который будет использоваться в качестве почтового ящика журнала.
Всем клиентам Benno Cloud Enterprise для Office 365 / Exchange Online мы предоставляем бесплатный журнал почтовых ящиков.
Exchange Online предлагает простую функцию архивации почты. Однако Benno MailArchiv является оптимальным дополнением для Office 365 / Exchange Online, поскольку Benno MailArchiv / Benno Cloud предлагает больше, чем просто хранение почты: благодаря интегрированному полнотекстовому поиску любая почта может быть найдена и отображена за считанные секунды.
Поиск и исследование электронной почты
Мы обобщили разнообразные возможности поиска Benno MailArchiv в учебнике «Быстрый и простой поиск электронных писем с помощью Benno MailArchiv 2.0».
Учебник можно здесь скачать.
Разумеется. Однако подробная документация по синтаксису в настоящее время доступна только на английском языке.
Мы используем Apache Lucene для индексации и поиска электронных писем. Apache Lucene также используется, например, Википедией для индексации и поиска статей в Википедии.
Подробная документация по синтаксису Lucene (и, соответственно, Benno MailArchiv) находится по следующей ссылке:
http://lucene.apache.org/core/3_5_0/queryparsersyntax.html
Немецкое описание синтаксиса (без претензий к полноте) находится здесь:
http://www.fh-wedel.de/~si/seminare/ws02/Ausarbeitung/e.lucene/2.html
Администрирование и управление правами
Benno MailArchiv имеет как AD-Connector, так и LDAP-Connector. Оба входят в объем лицензии.
Соответствие требованиям и правовые аспекты
Архив Benno Mail удовлетворяет требованиям GoBD. (GoBD заменяет GDPdU и GoBS, действовавшие до конца 2014 года.)
Использование Benno MailArchiv в качестве программного решения для архивирования почты само по себе обычно не приводит автоматически и не обязательно к архивированию, соответствующему требованиям GoBD: согласно GoBD налогоплательщик обязан создать документацию процесса по архивированию налоговых и торгово-правовых релевантных электронных писем. В ней, помимо технических связей, также должны быть описаны организационные аспекты по архивированию почты.
Запомните: Одно решение для архивирования почты (Software) само по себе является никогда подходящим, чтобы создать архивирование почты, соответствующее GoBD. Требуется всегда обязательно также документация среды применения, в которой происходит архивирование почты.
Запомните: Также наличие какого-либо сертификата или аттестата, который якобы подтверждает, что программное обеспечение соответствует GoBD, не приводит к архивированию почты, соответствующему GoBD, поскольку они (по формулировке GoBD) “противопоставление налоговым органам не имеет обязательной силы” (см. GoBD, глава 12 (Сертификация и программные аттестаты), пункт 181). Они юридически недействительны и в лучшем случае вводят в заблуждение маркетинговыми фразами.
Дополнительные детали изложены в разделе “Wie wird die rechtssichere Mailarchivierung nach GoBD sichergestellt?”.
Benno MailArchiv на техническом уровне изначально обладает свойством, заключающимся в том, что для каждого архивированного электронного письма генерируется и журнализируется контрольная сумма SHA-256. На основе информации о контрольной сумме можно в любой момент проверить и установить целостность каждого отдельного электронного письма или всего архива.
Аутентичность электронного письма проверяется в веб-приложении для каждого отображаемого электронного письма на лету, и результат отображается в виде зеленого информационного или красного предупреждающего треугольника.
Чтобы достичь юридически надёжного архивирования электронной почты, помимо чистого программного обеспечения для архивирования почты также требуется „Orgware“. Архивирование почты, соответствующее требованиям GoBD, невозможно реализовать только с помощью технических компонентов; оно обязательно должно сопровождаться организационными мерами. Поэтому после технической реализации Benno MailArchiv необходимо подготовить соответствующую документацию процесса для подтверждения надлежащего выполнения процедуры. В ней должны быть описаны и задокументированы все существенные аспекты установки. (См. также раздел “Ist Benno MailArchiv GoBD-konform?”).
Поскольку мы уполномочены создавать документацию по процессу, мы полагаемся на соответствующие рекомендации и стандарты сертификации и аудита различных ассоциаций, а также Института аудиторов Германии (IDW), чтобы обеспечить независимую проверяемость установки Benno MailArchiv на основе документации по процессу в любой момент времени.
Дополнительная информация о законно‑соответствующей архивации электронной почты и о документировании процессов вы найдете здесь в этом White Paper.
Фактические дубликаты, т. е. идентичные по байтам электронные письма, не принимаются Benno MailArchiv и не регистрируются в журнале. Таким образом, большинство случаев, таких как письма Cc и Bcc, покрываются, если направляющий почтовый сервер правильно настроен.
Эвристический поиск дубликатов был бы проблематичным, поскольку он не прозрачен для пользователя и к тому же представляет потенциальный источник ошибок.
Принцип гласит: «Лучше архивировать слишком много, чем слишком мало».
Никакие данные не удаляются автоматически по истечении 10 лет.
Согласно действующему законодательству, электронные письма могут быть удалены по истечении 6 или 10 лет с точки зрения коммерческого и налогового права. Автоматическое удаление не производится.
Benno MailArchiv управляет архивированными электронными письмами в архивных областях с конфигурируемым временным распределением (например, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т. д.). Электронные письма могут быть удалены администраторами из архива по истечении соответствующих сроков и за определенный период времени.
С точки зрения соблюдения нормативных требований, однако, «постоянное» хранение электронных писем может быть более целесообразным, чем удаление по истечении сроков: хотя законодательные сроки хранения разрешают уничтожение информации по истечении срока, может быть целесообразным или необходимым не удалять электронные письма по причинам отслеживаемости, документирования, ясности ответственности и т. д.
В этом контексте нам известны требования к соблюдению нормативов от клиентов, которые даже архивируют спам, чтобы окончательно и гарантированно доказательно отследить, когда какое письмо пришло, либо исключить возможность того, что какое‑либо письмо отсутствует или не найдено.
Такие правила связаны с внутренней политикой компании и существующими требованиями к соблюдению нормативов в рамках корпоративного управления.
В какой степени здесь затрагиваются аспекты защиты данных (DSGVO) и требуются ли какие-либо отклоняющиеся меры, должно быть проверено ответственным налогоплательщиком. Benno MailArchiv не представляет здесь никаких барьеров, а соответствует законодательным требованиям.
Нет. Хотя технически это было бы возможно, однако это не соответствует требованиям GoBD. Пользователям таких почтовых ящиков мы с радостью предлагаем перенос в LWsystems Cloud . В LWsystems Cloud вы можете использовать Groupware Zimbra и выбирать между почтовыми ящиками любого размера — от простых IMAP‑почтовых ящиков с веб‑почтой до полных Groupware‑почтовых ящиков. Их, конечно, можно также использовать с Microsoft Outlook.
Дополнительные сведения о размещённых почтовых ящиках Zimbra вы можете найти здесь.
Вопросы об Open Benno MailArchiv
Open Benno MailArchiv - это версия сообщества Benno MailArchiv. Open Benno MailArchiv (сокращенно «Open Benno») может быть бесплатно использован в частной среде. Исходный код «Open Benno» доступен для скачивания в Интернете. Open Benno отличается в различных аспектах от Benno MailArchiv (см. следующий вопрос).
Benno MailArchiv - это поддерживаемое и обслуживаемое производителем программное обеспечение для использования в предприятиях и учреждениях любого типа.
Benno MailArchiv доступно на основе платной подписки на обслуживание программного обеспечения. Эта подписка обеспечивает поддержку продукта, дальнейшее развитие и возможность получения поддержки от нас как производителя.
Бенно MailArchiv и «Open Benno» различаются также в некоторых технических и правовых аспектах: так, коммерческое или предпринимательское использование «Open Benno», например, является нарушением лицензии на программное обеспечение, под которой предоставляется веб-приложение Benno MailArchiv.
Open Benno MailArchiv («Open Benno») и Benno MailArchiv различаются в следующих аспектах:
- не требуется ключ лицензии
- нет разрешений для пользователей (каждый пользователь может просматривать все электронные письма)
- поставка пакета benno-rest осуществляется в виде двоичного пакета
- нет оптимизаций производительности при поиске
Мы глубоко убеждены, что программное обеспечение в открытой среде развивается лучше и достигает более высокого качества, чем закрытое программное обеспечение, где пользователь зависит от обещаний производителя. Открытость приводит к ряду преимуществ для пользователя:
- Программное обеспечение всегда независимо от производителя и может быть проверено третьими лицами.
- Архивирование электронной почты приводит к возникновению долгосрочных хранилищ данных. Чтобы они не стали могилами данных, абсолютная открытость является важным условием.
- Пользователь никогда не оказывается в ситуации «Vendor lock-in», т.е. пользователь имеет гарантию того, что переход на другую систему архивирования электронной почты возможен в любой момент самым простым способом (если это будет желательно пользователю).
- Для "худшего случая" доступна версия программного обеспечения Open Benno MailArchiv, на 100% совместимая с данными. Хранилища данных по своей природе в принципе исключены. Кроме того, это гарантирует, что в случае необходимости все архивированные электронные письма будут полностью доступны для чтения и использования независимо от поставщика и технологии. В любое время.
Да. Обе версии являются и остаются постоянно совместимыми с данными. Переключение возможно в обоих направлениях. Следует учитывать, что соответствующее GoBD архивирование коммерческих и налоговых электронных писем с помощью Open Benno не только невозможно по лицензионным правам, но и в принципе исключено.