Это один из наиболее интенсивно и подробно обсуждаемых вопросов в отношении соответствующего закону архивирования электронной почты. Ясно (мы сталкиваемся с этим почти ежедневно): в мире царит огромная неосведомленность и нездоровые полузнания. Мы хотим пролить свет на это.

Чтобы разобраться в вопросе о том, что отличает соответствующее закону архивирование электронной почты, мы обратимся к практическому примеру: недавно запрос клиента в отношении Benno MailArchiv показал, что клиент хотел архивировать только электронные письма из выбранных почтовых ящиков. Пока все хорошо. Технически это легко реализуемо с помощью Benno MailArchiv. Но будьте осторожны! Соответствие закону определяется не только техническим продуктом, используемым для архивирования электронной почты!

Вопрос о "соответствии закону" решения для архивирования электронной почты начинается уже там, где принимается решение о том, архивировать или не архивировать электронные письма.

Перед лицом действующих требований законодательства о соответствующем закону архивировании почты, крайне рискованно исключать определённые адреса электронной почты из архивирования. Это идёт (чисто с правовой точки зрения) только тогда хорошо, если абсолютно точно известно, что через исключённые из архивирования адреса электронной почты не отправляются и не принимаются письма, подлежащие архивированию. К чему мы и подходим к следующей ловушке. Какие же электронные письма подлежат обязательному архивированию?

Обязательное архивирование электронных писем существует на основании коммерческих и налоговых требований. Правовая основа определена в HGB и AO. Чтобы назвать здесь только один (!) пример обязательных для архивирования электронных писем: в смысле AO все электронные письма или информация, передаваемая по электронной почте, которые соответствуют статусу «поскольку они имеют значение для налогообложения», должны быть архивированы в соответствии с законом. На практике это означает электронные письма, содержание которых (например) связано с коммерческой операцией или иным образом влияет на налогообложение компании, подлежащей архивированию. В целом это может охватывать практически все электронные письма, которые были отправлены или получены.

Таким образом, постепенно замыкается круг: как теперь следует архивировать в соответствии с законом?

Законодательно соответствующая архивация электронной почты означает ведение формы и процедуры архивации, подходящей для удовлетворения требований к законодательно соответствующей архивации электронной почты. О каких требованиях идет речь? Например (чтобы осветить только один аспект), речь идет о требовании своевременности архивации. Другими словами: электронные письма, поступающие в компанию, должны быть архивированы как можно скорее (что минимизирует потенциальные возможности манипуляций до архивации и т. д.). Таким образом, возникают конкретные требования к самому решению по архивации, но прежде всего к процессу архивации.

Требований существует еще несколько. Все они обусловлены разработкой различных процессуальных аспектов. Это означает, что в конечном итоге не только техническое решение «Почтовое архивирование Benno MailArchiv» должно соответствовать определенным требованиям, но и весь процесс, среда применения и т. д., в которой осуществляется архивация почты.

Кратко говоря: сначала необходимо обеспечить организационные меры, чтобы все требования к соответствующему закону об архивации почты были покрыты. Только после этого вступают в силу технические аспекты (реализация в программном обеспечении).

В одном предложении суммировано: Техническое решение (например, Benno MailArchiv) само по себе (т. е. без сопутствующих организационных мер) никогда не сможет обеспечить соответствующее закону архивирование почты.

Чтобы окончательно соответствовать последнему требованию соответствующего законодательству архивирования электронной почты, а именно проверке решения третьими лицами в разумные сроки, окончательно установлено: без соответствующей документации о процедуре соответствующего законодательству архивирования электронной почты проверка невозможна и, следовательно, всё решение без соответствующей документации о процедуре не соответствует законодательству.

И это означает: Решение для архивирования электронной почты, соответствующее законодательству, является суммой организационных мер, технического решения (программного обеспечения для архивирования электронной почты, такого как Benno MailArchiv), технической реализации в целом и окончательной документации о процедуре. Только так все законодательные требования к архивированию электронной почты могут быть проверены. Отдельно программное обеспечение, то есть без сопутствующих мер, никогда не сможет обеспечить архивирование электронной почты в соответствии с законодательством.

Мы обладаем многолетним опытом в этой области и с удовольствием проконсультируем вас по вопросам соответствия требованиям, юридическим требованиям и их реализации. По причинам, связанным с профессиональными стандартами, ни эти заявления, ни наши консультационные услуги в этом контексте не представляют собой юридическую консультацию.