Esta es una de las preguntas más intensamente discutidas sobre el archivo de correo conforme a la ley. Es seguro (lo experimentamos casi a diario): existe un gran desconocimiento y un conocimiento a medias poco saludable en el mundo. Queremos arrojar luz sobre esto.

Para llegar al fondo de la cuestión de qué caracteriza un archivo de correo electrónico conforme a la ley, nos remitimos a un caso práctico: Recientemente, una consulta de un cliente en relación con Benno MailArchiv reveló que el cliente solo quería archivar los correos electrónicos de las bandejas de correo seleccionadas. Hasta aquí todo bien. Técnicamente, esto es fácil de implementar con Benno MailArchiv. ¡Pero atención! La conformidad con la ley no se define solo por el producto técnico utilizado para el archivo de correo electrónico

La cuestión de la "conformidad legal" de una solución de archivo de correo electrónico comienza ya en el momento en que se toma la decisión de archivar o no archivar correos electrónicos.

Ante el trasfondo de los requisitos válidos del legislador para el archivo de correo electrónico conforme a la ley, es extremadamente delicado excluir ciertas direcciones de correo electrónico del archivo en principio. Esto (visto puramente desde el punto de vista legal) solo sale bien si se tiene la absoluta certeza de que no se envían ni se reciben correos electrónicos a través de las direcciones de correo electrónico excluidas del archivo que estén sujetos a archivo. Con lo que llegamos a la siguiente trampa. ¿Qué correos electrónicos están sujetos a archivo?

La obligación de archivar correos electrónicos existe debido a las directrices comerciales y fiscales. La base legal se define en el HGB y en la AO. Para dar solo un ejemplo de correos electrónicos que deben ser archivados: en el sentido de la AO, todos los correos electrónicos o información comunicada basada en correos electrónicos que correspondan al estado "en la medida en que sean relevantes para la tributación" deben ser archivados de manera conforme a la ley. En la práctica, se refiere a correos electrónicos cuyo contenido (por ejemplo) se refiere a una transacción comercial o que de alguna manera podrían tener un impacto en la tributación de la empresa que debe archivar. En general, esto puede incluir casi todo lo que se ha enviado o recibido como correo electrónico.

Así, el círculo se cierra gradualmente: ¿cómo se debe archivar de manera conforme a la ley ahora?

La archivación de correo conforme a la ley significa operar una forma y un procedimiento de archivo que sea adecuado para cubrir los requisitos de la archivación de correo conforme a la ley. ¿Qué requisitos están en juego? Por ejemplo (para ilustrar solo un aspecto), se trata del requisito de la oportunidad de la archivación. Dicho de otra manera: los correos electrónicos que ingresan a la empresa deben ser archivados lo antes posible (lo que minimiza las posibles manipulaciones antes del archivo, etc.). Esto da lugar a requisitos concretos para la propia solución de archivo, pero sobre todo para el proceso de archivo.

Hay algunas otras demandas. Todos ellos requieren la configuración de varios aspectos procesales. Esto significa que al final no solo la solución técnica "Software de archivo de correo Benno MailArchiv” debe cumplir ciertos requisitos, sino todo el proceso, el entorno de la aplicación, etc. en el que se realiza el archivo de correo.

En resumen: Inicialmente, las medidas organizativas deben garantizar que se cumplan todos los requisitos para el archivo de correo conforme a la ley. Solo entonces entran en juego los aspectos técnicos (implementación en software).

En una frase: Una solución técnica (como Benno MailArchiv) por sí sola (es decir, sin medidas organizativas de acompañamiento) nunca es capaz de representar un archivo de correo conforme a la ley.

Para finalmente representar el último requisito del archivo de correo electrónico conforme a la ley, es decir, la capacidad de prueba de la solución por terceros en un plazo razonable, queda claro que: sin una documentación de procedimiento adecuada para el archivo de correo electrónico conforme a la ley, la capacidad de prueba no se puede establecer y, por lo tanto, toda la solución sin una documentación de procedimiento adecuada no es conforme a la ley.

Y eso significa: La solución de archivo de correo electrónico conforme a la ley es la suma de las medidas organizativas, la solución técnica (software de archivo de correo electrónico como Benno MailArchiv), la implementación técnica en general y la documentación final del procedimiento. Solo así se pueden representar de manera verificable todos los requisitos legales para el archivo de correo electrónico. Un software por sí solo, es decir, sin medidas de acompañamiento, nunca es adecuado para representar un archivo de correo electrónico conforme a la ley.

Contamos con un amplio conocimiento y experiencia en este complejo tema, y estamos encantados de asesorarle en materia de cumplimiento, requisitos legales y su implementación. Por motivos deontológicos, ni estas explicaciones ni nuestros servicios de asesoramiento en este contexto constituyen asesoramiento jurídico.