Nuestras respuestas de un vistazo
Benno MailArchiv – Preguntas frecuentes
Requisitos del sistema
- Operación en hardware o virtualizada posible (VMware, Proxmox, KVM, XEN, HyperV, …)
- Operación en contenedores (por ejemplo, Docker) posible
- CPU y RAM:
- hasta aprox. 100 buzones de correo: 1 núcleo de CPU; 2-4 GB de RAM
- hasta aprox. 500 buzones de correo: 1-2 núcleos de CPU; 4-8 GB de RAM
- hasta aprox. 1.000 buzones de correo: 2 núcleos de CPU; 8-16 GB de RAM
- hasta aprox. 5.000 buzones de correo: 2-4 núcleos de CPU; 16-32 GB de RAM
- Almacenamiento masivo:
- Sistema operativo e índice de búsqueda: SSD
- Archivspeicherplatz: langsame Festplatten, NAS-Systeme, … (Größe nach Bedarf)
- Edición Enterprise y Edición de Hosting: Amazon S3 y sistemas de almacenamiento compatibles como almacenamiento posibles
- Capacidad de una instancia de servidor: hay un máximo de aproximadamente 2.500 clientes con (teóricamente) número arbitrario de buzones por instancia representable
- todos los correos electrónicos se almacenan comprimidos con gzip (y opcionalmente cifrados con AES-256)
- buenas tasas de compresión se logran con texto y HTML
- Fotos JPEG, películas MPEG u otros formatos precomprimidos (adjuntos) alcanzan tasas de compresión peores
- El tamaño del índice de búsqueda es aproximadamente 8-12% del tamaño del archivo
Compatibilidad y funcionamiento
Sí, Benno MailArchiv es prácticamente compatible con todas las soluciones de correo electrónico y groupware. Dado que Benno MailArchiv utiliza y admite estándares abiertos y interfaces abiertas, la conexión a diversas soluciones de correo electrónico es fácil de implementar.
Para archivar correos electrónicos de MS Exchange, la funcionalidad 'Journaling Mailbox' debe configurarse en el servidor Exchange. Esta recopila (según la configuración) todos los correos electrónicos entrantes y salientes, así como los enviados internamente, en una bandeja de correo colectiva, la llamada 'Journaling Mailbox'. Benno MailArchiv recupera todos los correos electrónicos a archivar a través del conector Benno Exchange desde la Journaling Mailbox y los archiva automáticamente.
Por supuesto, Benno MailArchiv soporta buzones de Exchange Online (o Microsoft 365).
La Journaling Mailbox, que debe configurarse en Exchange Online por parte del cliente, no puede ser un buzón de Exchange Online según las condiciones de Microsoft. Es decir, debe configurarse un buzón fuera de Exchange Online que se utilice como buzón de diario.
A todos los clientes de Benno Cloud Enterprise para Office 365 / Exchange Online les proporcionamos una bandeja de entrada de diario específica del cliente de forma gratuita.
Exchange Online ofrece una función de archivo de correo simple. Sin embargo, Benno MailArchiv es el complemento óptimo para Office 365 / Exchange Online, ya que Benno MailArchiv / Benno Cloud ofrece más que simplemente archivar los correos: mediante la búsqueda de texto completo integrada, se puede encontrar y mostrar cualquier correo en segundos.
Búsqueda y investigación de correos electrónicos
Hemos resumido las diversas posibilidades de búsqueda de Benno MailArchiv en el tutorial 'Encontrar correos electrónicos de forma rápida y sencilla con Benno MailArchiv 2.0'.
El tutorial se puede descargar aquí.
Por supuesto. Sin embargo, la documentación detallada sobre la sintaxis actualmente solo está disponible en inglés.
Utilizamos Apache Lucene para la indexación y la búsqueda de correos electrónicos. Apache Lucene también es utilizado por Wikipedia para indexar y buscar contribuciones de Wiki.
Se puede encontrar una documentación detallada sobre la sintaxis de Lucene (y por lo tanto de Benno MailArchiv) en este enlace:
http://lucene.apache.org/core/3_5_0/queryparsersyntax.html
Aquí se puede encontrar una descripción de la sintaxis alemana (sin pretensión de exhaustividad):
http://www.fh-wedel.de/~si/seminare/ws02/Ausarbeitung/e.lucene/2.html
Administración y gestión de derechos
Benno MailArchiv cuenta con un conector AD y un conector LDAP. Ambos están incluidos en el alcance de la licencia.
Cumplimiento y aspectos legales
Benno MailArchiv cumple con los requisitos de la GoBD. (La GoBD sustituye a la GDPdU y la GoBS, vigentes hasta finales de 2014.)
Sin embargo, el uso de Benno MailArchiv como solución de software para la archivación de correo electrónico por sí solo no conduce automáticamente y no necesariamente a una archivación de correo electrónico conforme a GoBD: Según la GoBD, el contribuyente tiene la obligación de crear una documentación de procedimiento sobre el archivo de correos electrónicos relevantes para el derecho fiscal y comercial. Además de los contextos técnicos, en esta documentación también se deben describir los aspectos organizativos de la archivación de correo electrónico.
Nota: Una solución de archivación de correo electrónico (software) por sí sola nunca es adecuada para establecer una archivación de correo electrónico conforme a GoBD. Fundamentalmente, siempre se necesita también la documentación del entorno de aplicación en el que se realiza la archivación de correo electrónico.
Nota: La presencia de un certificado o un dictamen de que el software supuestamente cumple con GoBD no conduce a un archivo de correo electrónico conforme a GoBD, ya que (según la redacción de GoBD) "no tiene efecto vinculante ante la autoridad fiscal". (véase GoBD, Capítulo 12 (Certificación y Testimonios de Software), párrafo 181). Son jurídicamente ineficaces y, en el mejor de los casos, burbujas de marketing engañosas.
Se explican más detalles al respecto en la sección "¿Cómo se asegura el archivo de correo electrónico seguro según GoBD?".
Benno MailArchiv tiene inicialmente la propiedad a nivel técnico de que se genera y registra una suma de comprobación SHA-256 para cada correo electrónico archivado. Basándose en la información de la suma de comprobación, se puede verificar y determinar la consistencia de cada correo electrónico individual o de todo el archivo en cualquier momento.
La autenticidad de un correo electrónico se verifica en la aplicación web para cada correo electrónico mostrado sobre la marcha y el resultado se muestra en forma de un triángulo de advertencia verde o rojo.
Para lograr un archivo de correo electrónico legalmente seguro, además del software puro para el archivo de correo electrónico, también se requiere "Orgware". El archivo de correo electrónico conforme a GoBD no se puede implementar solo con componentes técnicos, sino que debe estar flanqueado por medidas organizativas. Por lo tanto, después de la implementación técnica de Benno MailArchiv, se debe crear una documentación de procedimiento adecuada para documentar la corrección del procedimiento. En él, se deben describir y documentar todos los aspectos esenciales de la instalación. (Véase también la sección "¿Es Benno MailArchiv conforme a GoBD?").
En la medida en que se nos encargue la creación de la documentación del procedimiento, nos basamos en recomendaciones relevantes y estándares de prueba y certificación de diversas asociaciones, así como en el Instituto de Auditores de Alemania e.V. (IDW), de modo que la verificabilidad independiente de la instalación de Benno MailArchiv esté garantizada en cualquier momento a través de la documentación del procedimiento.
Puede encontrar más información sobre el archivo de correo conforme a la ley y sobre el tema de la documentación del procedimiento aquí en este White Paper.
Los duplicados reales, es decir, los correos electrónicos idénticos en bytes, no son aceptados por Benno MailArchiv y, por lo tanto, se registran en el diario. Con esto, se cubren la mayoría de los casos, como los correos electrónicos Cc y Bcc, siempre que el servidor de correo de envío esté configurado correctamente.
Una búsqueda heurística de duplicados sería problemática porque no es transparente para el usuario y además representa una fuente potencial de errores.
El principio es: "Archivar mejor demasiado que demasiado poco".
No se eliminan automáticamente datos después de 10 años.
Según la legislación actual, los correos electrónicos pueden eliminarse después de 6 o 10 años desde el punto de vista comercial o fiscal. No se produce una eliminación automática.
Benno MailArchiv administra los correos electrónicos archivados en áreas de archivo con una división temporal configurable (por ejemplo, mensual, trimestral, anual, etc.). Los administradores pueden eliminar los correos electrónicos del archivo según los plazos expirados y por período de tiempo.
Desde el punto de vista del cumplimiento, sin embargo, puede ser más sensato archivar los correos electrónicos "eternamente" que eliminarlos después de que expire el plazo: aunque los plazos legales de conservación permiten la destrucción de la información después de su vencimiento, puede ser sensato o necesario no eliminar los correos electrónicos por razones de trazabilidad, documentación, aclaración de responsabilidades, etc.
En este contexto, conocemos los requisitos de cumplimiento de los clientes que incluso archivan el spam para rastrear de manera definitiva y garantizada cuándo llegó qué correo electrónico o para excluir que algún correo electrónico no esté disponible o sea imposible de encontrar.
Las regulaciones de este tipo están relacionadas con la política empresarial propia y los requisitos de cumplimiento existentes en el sentido de Corporate Governance.
Hasta qué punto se ven afectados aquí los aspectos de protección de datos (DSGVO) y si se requieren medidas divergentes, es responsabilidad del contribuyente comprobarlo. Benno MailArchiv no representa aquí una barrera, sino que cumple con los requisitos legales.
No. Aunque técnicamente sería posible sin problemas, no sería conforme a GoBD. A los usuarios de dichas carpetas les ofrecemos mudarse a LWsystems Cloud . En LWsystems Cloud puede utilizar el software de grupo Zimbra y elegir entre carpetas de cualquier tamaño: desde simples buzones IMAP con correo web hasta carpetas de grupo completas. Por supuesto, también puede utilizarlos con Microsoft Outlook.
Puede encontrar más detalles sobre las carpetas de Zimbra alojadas aquí
Preguntas sobre Open Benno MailArchiv
Open Benno MailArchiv es la edición de la comunidad de Benno MailArchiv. Open Benno MailArchiv (abreviado como "Open Benno") se puede utilizar de forma gratuita en entornos privados. El código fuente de "Open Benno" está disponible para su descarga en Internet. Open Benno se diferencia de Benno MailArchiv en varios aspectos (ver siguiente pregunta).
Benno MailArchiv es el software mantenido y cuidado por el fabricante para su uso en empresas y organizaciones de todo tipo.
Benno MailArchiv está disponible sobre la base de una suscripción de mantenimiento de software de pago. Esta suscripción garantiza el cuidado del producto, el desarrollo continuo y la posibilidad de obtener soporte de nosotros como fabricante.
Benno MailArchiv y «Open Benno» se diferencian además en algunos puntos técnicos y legales: así, el uso comercial o empresarial de «Open Benno», por ejemplo, constituye una infracción de la licencia de software bajo la que se proporciona la aplicación web Benno MailArchiv.
Open Benno MailArchiv («Open Benno») y Benno MailArchiv se diferencian entre sí en los siguientes puntos:
- no se requiere ninguna clave de licencia
- no hay permisos de usuario (cada usuario puede ver todos los correos electrónicos)
- la entrega del paquete benno-rest se realiza como un paquete binario
- no hay optimizaciones de rendimiento en la búsqueda
Estamos profundamente convencidos de que el software en un entorno abierto prospera mejor y alcanza una mayor calidad que el software cerrado, en el que el usuario depende de las promesas del fabricante. La apertura conduce a una serie de ventajas para el usuario:
- El software es verificable en cualquier momento por terceros de forma independiente del fabricante.
- El archivo de correo conduce a la creación de silos de datos a largo plazo. Para evitar que se conviertan en cementerios de datos, la apertura absoluta es un requisito importante.
- El usuario no se encuentra en ningún momento en un "Vendor lock-in", es decir, el usuario tiene la seguridad de que un cambio a otro sistema de archivo de correo es posible en cualquier momento de la manera más sencilla (si el usuario lo desea).
- Para el "peor caso" está disponible una versión de software 100% compatible con los datos con Open Benno MailArchiv. Los cementerios de datos están básicamente excluidos por su naturaleza. Además, esto garantiza que, en caso de emergencia, todos los correos electrónicos archivados sean completamente legibles y utilizables de forma independiente del proveedor y la tecnología. En cualquier momento.
Sí. Ambas versiones son y permanecen compatibles con los datos de forma permanente. Un cambio es posible en ambas direcciones. Debe tenerse en cuenta que un archivo conforme a GoBD de correos electrónicos comerciales y legalmente relevantes con Open Benno no solo no es posible por razones de licencia, sino que está básicamente excluido.