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Factura electrónica: Preguntas frecuentes de un vistazo

Preguntas frecuentes de un vistazo

Factura electrónica:
¡Lo que necesita saber!

La factura electrónica (E-Rechnung) será obligatoria en el tráfico comercial entre empresas (B2B) en Alemania. Fecha de inicio: 1 de enero de 2025. Esto significa que muchas empresas tendrán que cambiar a nuevos formatos de factura y software. Al mismo tiempo, es el momento ideal para ocuparse de su archivo de correo electrónico, de modo que todos los correos electrónicos relevantes se archiven de acuerdo con GoBD y de forma segura para la auditoría.

¿Tiene preguntas al respecto? En nuestras preguntas frecuentes encontrará respuestas fáciles de entender y soluciones para posibles problemas. ¡Haga clic y navegue de forma rápida y sencilla!

¿Para quién es obligatoria la factura electrónica a partir de 2025?

Cada empresario en Alemania debe a partir del 1 de enero de 2025 para las entregas y prestaciones de servicios sujetas a impuestos en Alemania recibir y procesar facturas electrónicas – independientemente de si la empresa se dedica a la actividad principal o secundaria. Las empresas también deben garantizar el archivo seguro y conforme a GoBD de las facturas electrónicas.

¿Qué significa GoBD?

La GoBD regula los Principios para la conducción y almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como el acceso a los datos. Puede obtener más información aquí.

Sus obligaciones legales

Hoy

La conversión a la factura electrónica es razonable

A partir del 01 de enero de 2025

Los empresarios pueden emitir facturas electrónicas en el ámbito B2B. Las empresas están obligadas a aceptar facturas electrónicas. Hasta el final del año calendario 2026, las facturas en papel (y otros formatos que no sean facturas electrónicas, como archivos PDF simples) son admisibles.

A partir del 01 de enero de 2027

Los empresarios con un volumen de negocios del año anterior < 800.000€ pueden renunciar a emitir facturas electrónicas hasta finales de 2027, por lo que aún pueden emitir facturas convencionales.

A partir del 1 de enero de 2028

Todos los empresarios en el ámbito B2B deben emitir facturas electrónicas de forma obligatoria.

¡Esto es lo que debe saber!

Todas las preguntas y respuestas relacionadas con la factura electrónica*:

Quien actúe como proveedor o contratista para un cliente público, debe emitir facturas electrónicas a partir de una suma de 1.000 euros. A partir de 2025, la factura electrónica también será obligatoria en el ámbito B2B. Por lo tanto, todas las empresas deben comprobar si su software de facturación puede crear facturas electrónicas o cambiar a uno que lo haga.

  • Estándares uniformes y claros simplifican la emisión de facturas a largo plazo.
    • La validación automática de la factura protege contra errores.
    • Si se producen errores, estos se pueden corregir de forma más sencilla y rápida que en una factura en papel se pueden corregir.
    • Ahorro de franqueo y papel.
    • Tiempos de entrega más cortos y un procesamiento más rápido dan lugar a pagos más rápidos.
    • Transmisión rápida y fiable mediante transmisión digital.
    • La introducción de facturas electrónicas significa para muchas empresas que deben revisar sus procesos internos.
    • Al enviar digitalmente por correo electrónico, se pueden interceptar datos confidenciales.
    • Las bases de datos o el software para la factura electrónica podrían ser hackeados.
    • Una factura electrónica defectuosa puede ser rechazada automáticamente y el pago se retrasa.
    • En el caso de facturas falsas y lanzadas con intención fraudulenta, los datos de la prueba visible (PDF) podrían diferir de los datos de la parte de datos estructurados y automáticamente procesables de la factura electrónica.

    Las facturas electrónicas deben contener las mismas informaciones legales obligatorias que las facturas anteriores. Si la factura se presenta a una autoridad, también debe tener el ID de ruta del destinatario de la factura. Además, para la factura electrónica, el formato ZUGFeRD o XRechnung es obligatorio.

    Excepción: Se ha acordado un formato entre el emisor de la factura y el destinatario de la factura que permite la extracción correcta y completa de la factura electrónica y tiene en cuenta la Ley de Impuesto sobre el Valor Agregado (UStG).

    ZUGFeRD:

    • Formato de factura electrónica que combina un comprobante visible con un conjunto de datos XML incrustado en un único archivo PDF.
    • Ventaja: La factura es legible para los humanos (comprobante visible en PDF) y procesable automáticamente (XML).
    • Grupo destinatario: Para el sector privado y la administración pública.

    XRechnung:

    • Un formato basado únicamente en XML (sin PDF legible).
    • Diseñado específicamente para facturas a contratistas públicos en Alemania.
    • Cumplimiento estricto de las regulaciones legales.
    • Grupo objetivo: Obligatorio para facturas a autoridades alemanas.

    Sí, absolutamente! También para las facturas electrónicas se aplican (al igual que durante años para facturas convencionales enviadas digitalmente) los llamados "Principios para la gestión y almacenamiento adecuados de Libros, registros y documentos en forma electrónica así como para el Aceso a datos" (GoBD). (Excepción: Ya existe un archivo de documentos digitales adecuado y conforme a GoBD. Información al respecto: aquí.) Una solución simple, segura y económica para archivar correos electrónicos en la nube es Benno Cloud Enterprise en la nube de LWsystems.

    ¡No! Sin una solución de archivo adecuada como Benno MailArchiv, un archivo de correo conforme a GoBD no es posible. Crear una carpeta llamada "Archivo" para almacenar los correos no es suficiente. Un archivo de correo debe cumplir ciertos requisitos – por ejemplo, ser seguro contra manipulaciones. Puede encontrar información concisa en nuestro Wiki y detalles exhaustivos en nuestro documento técnico sobre el archivo de correo conforme a GoBD.

    No, esto no cumple con los requisitos de GoBD. Necesita un archivo de correo seguro contra manipulaciones para sus facturas electrónicas y para todos los demás correos que deben archivarse según las leyes comerciales y fiscales. Puede encontrar más detalles en nuestro documento técnico.

    No. Outlook simplemente almacena los correos electrónicos en otro archivo de datos de Outlook (archivo PST). Esto no representa un archivo conforme a GoBD de correos electrónicos y facturas electrónicas.

    ¡Desafortunadamente no! Estos proveedores no ofrecen interfaces adecuadas para transferir correos electrónicos de manera conforme a GoBD a una solución de archivo.

    Con estos buzones IMAP no puede archivar sus correos electrónicos y archivos adjuntos de forma compatible con GoBD. Pero hay una solución: LWsystems organiza para usted el traslado a la nube de LWsystems (ubicación del servidor: Alemania). En la nube de LWsystems puede utilizar Groupware Zimbra y elegir entre buzones de cualquier tamaño – desde simples buzones IMAP hasta buzones de Groupware completos. Por supuesto, también puede utilizarlos con Microsoft Outlook. Además del archivo de correo, el correo y el servidor de Groupware, hay numerosas otras soluciones de código abierto disponibles en la nube de LWsystems: desde sincronización de archivos y compartición, videoconferencias o copia de seguridad en la nube: nosotros le proporcionamos en la nube de LWsystems un paquete integral según sus necesidades – incluyendo servicio y alojamiento.

    Para ello, LWsystems pone a su disposición „Benno Cloud Enterprise para Microsoft 365/Exchange Online“. Como proveedor de archivo en la nube, LWsystems le proporciona de forma gratuita una llamada "dirección de buzón de diario". Utilice esta dirección en el Centro de administración de Exchange en el área de la llamada casilla de diario. Si configura correctamente sus reglas de diario allí, sus correos electrónicos y facturas electrónicas obligatorias de archivar se archivan de forma rápida, segura y rentable y, sobre todo, conformidad con GoBD en la nube

    Aquí se aplica exactamente lo mismo que a la pregunta „¿Poseo una o varias bandejas de correo de T-Online, GMX, web.de y cía.? ¿Qué puedo hacer para que mis facturas electrónicas y correos se archiven de acuerdo con GoBD? El traslado a la nube de LWsystems es una solución sencilla, segura, rápida y conforme a GoBD.

    Para los profanos, el requisito legal de archivar sus correos electrónicos de conformidad con GoBD puede ser un desafío. Para especialistas de TI como LWsystems, forma parte de la rutina diaria.Cuanto menos conocimientos de TI tenga, más cómodas son las soluciones en la nube como Benno Cloud Enterprise, que se pueden adaptar a sus necesidades. ¡Con ello, ahorra nervios, tiempo y dinero! Infórmese ahora y aproveche todas las ventajas que ofrecen Benno Cloud Enterprise y Benno MailArchiv: ¡Todos los correos electrónicos se indexan con texto completo directamente al archivar y, por lo tanto, se pueden buscar y encontrar en cuestión de segundos según cualquier contenido! Naturalmente conforme a GoBD.

    *Esta lista de preguntas y respuestas no pretende ser exhaustiva y no constituye asesoramiento legal. Sirve únicamente para información general. No nos hacemos responsables de la exactitud o integridad de la información. Se excluye toda responsabilidad.

    Contacto

    info@benno-mailarchiv.de +49 (0)5403 880 17-50
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