Nossas respostas em resumo
Benno MailArchiv – Perguntas frequentes
Requisitos do sistema
- Operação em hardware ou virtualizada possível (VMware, Proxmox, KVM, XEN, HyperV, …)
- Operação em contêineres (por exemplo, Docker) possível
- CPU e RAM:
- até cerca de 100 caixas de e-mail: 1 núcleo de CPU; 2-4 GB de RAM
- até cerca de 500 caixas de e-mail: 1-2 núcleos de CPU; 4-8 GB de RAM
- até cerca de 1.000 caixas de e-mail: 2 núcleos de CPU; 8-16 GB de RAM
- até cerca de 5.000 caixas de e-mail: 2-4 núcleos de CPU; 16-32 GB de RAM
- Armazenamento em massa:
- Sistema operacional e índice de pesquisa: SSDs
- Espaço de armazenamento de arquivo: discos rígidos lentos, sistemas NAS, … (tamanho conforme necessário)
- Edição Enterprise e Edição de Hospedagem: Amazon S3 e sistemas de armazenamento compatíveis como armazenamento possíveis
- Capacidade de uma instância de servidor: são max. cerca de 2.500 clientes com (teoricamente) número arbitrário de caixas de correio por instância representável
- todos os e-mails são armazenados compactados com gzip (e opcionalmente criptografados com AES-256)
- Boas taxas de compressão são alcançadas com texto e HTML
- Fotos JPEG, filmes MPEG ou outros formatos pré-comprimidos (anexos) alcançam correspondentemente taxas de compressão mais baixas
- O tamanho do índice de pesquisa é cerca de 8-12% do tamanho do arquivo
Compatibilidade e funcionamento
Sim, o Benno MailArchiv é praticamente compatível com todas as soluções de e-mail e groupware. Como o Benno MailArchiv utiliza e suporta padrões abertos e interfaces abertas, a conexão a diferentes soluções de e-mail é simples de implementar.
Para arquivar e-mails do MS Exchange, a funcionalidade "Journaling Mailbox" deve ser configurada no servidor Exchange. Esta coleta (conforme configuração) todos os e-mails enviados e recebidos, bem como os e-mails enviados internamente, em uma caixa de correio coletiva, a chamada "Journaling Mailbox". O Benno MailArchiv busca todos os e-mails a serem arquivados por meio do Benno Exchange Connector na Journaling Mailbox e os arquiva automaticamente.
Naturalmente, o Benno MailArchiv suporta caixas de correio do Exchange Online (ou seja, Microsoft 365).
A Journaling Mailbox, que deve ser configurada pelo cliente no Exchange Online, não pode ser uma caixa de correio do Exchange Online de acordo com os Termos e Condições da Microsoft. Ou seja: uma caixa de correio fora do Exchange Online deve ser configurada para ser usada como caixa de correio de registro.
Fornecemos uma caixa de correio de diário específica para o cliente gratuitamente a todos os clientes da Benno Cloud Enterprise para Office 365 / Exchange Online.
Embora o Exchange Online ofereça uma função simples de arquivamento de e-mail, o Benno MailArchiv é o complemento ideal para o Office 365 / Exchange Online, pois o Benno MailArchiv / Benno Cloud oferece mais do que apenas arquivar e-mails: com a pesquisa de texto completo integrada, qualquer e-mail pode ser encontrado e exibido em segundos.
Pesquisa e investigação de e-mail
Resumimos as diversas opções de pesquisa do Benno MailArchiv no tutorial 'Encontrar e-mails de forma rápida e simples com o Benno MailArchiv 2.0'.
O tutorial pode ser aqui baixado.
Claro. No entanto, a documentação detalhada sobre a sintaxe está atualmente disponível apenas em inglês.
Nós usamos o Apache Lucene para a indexação e para tornar os e-mails pesquisáveis. O Apache Lucene também é usado, por exemplo, pela Wikipedia para indexar e pesquisar contribuições de Wiki.
Uma documentação detalhada sobre a sintaxe do Lucene (e, portanto, do Benno MailArchiv) pode ser encontrada aqui:
http://lucene.apache.org/core/3_5_0/queryparsersyntax.html
Uma descrição da sintaxe alemã (sem reivindicação de completude) pode ser encontrada aqui:
http://www.fh-wedel.de/~si/seminare/ws02/Ausarbeitung/e.lucene/2.html
Administração e gerenciamento de direitos
O Benno MailArchiv possui um conector AD e um conector LDAP. Ambos estão incluídos no escopo da licença.
Conformidade e aspectos legais
O Benno MailArchiv cumpre os requisitos da GoBD. (A GoBD substitui a GDPdU e a GoBS, válidas até o final de 2014.)
No entanto, o uso do Benno MailArchiv como uma solução de software para arquivamento de e-mail por si só geralmente não leva automaticamente e necessariamente a um arquivamento de e-mail em conformidade com a GoBD: De acordo com a GoBD, o contribuinte tem o dever de criar uma documentação de processo sobre o arquivamento de e-mails relevantes para fins fiscais e comerciais. Além disso, além das conexões técnicas, os aspectos organizacionais do arquivamento de e-mail devem ser descritos.
Lembre-se: Uma solução de arquivamento de e-mail (software) por si só nunca é adequada para estabelecer um arquivamento de e-mail em conformidade com a GoBD. É fundamentalmente sempre necessário também documentar o ambiente de aplicação em que ocorre o arquivamento de e-mail.
Lembre-se: Além disso, a existência de um certificado ou atestado de que o software supostamente está em conformidade com o GoBD não leva a uma arquivamento de e-mail compatível com o GoBD, pois (conforme o teor do GoBD) "não tem efeito vinculativo perante a autoridade fiscal". (Ver GoBD, Capítulo 12 (Certificação e atestados de software), parágrafo 181). Eles são juridicamente ineficazes e, na melhor das hipóteses, são bolhas de marketing enganosas.
Mais detalhes sobre isso são explicados na seção "Como é assegurada a arquivamento de e-mail segura de acordo com o GoBD?".
O Benno MailArchiv inicialmente dispõe, em nível técnico, da propriedade de que, para cada e-mail arquivado, é gerada e registrada uma soma de verificação SHA-256. Com base nas informações da soma de verificação, a consistência de cada e-mail individual ou de todo o arquivo pode ser verificada e confirmada a qualquer momento.
A autenticidade de um e-mail é verificada na WebApp em cada e-mail exibido on the fly e o resultado é exibido na forma de um triângulo de aviso verde ou vermelho.
Para alcançar o arquivamento de e-mail juridicamente seguro, além do software puro de arquivamento de e-mail, também é necessário "Orgware". O arquivamento de e-mail conforme GoBD não é realizável apenas por componentes técnicos, mas deve ser necessariamente acompanhado de medidas organizacionais. Portanto, após a implementação técnica do Benno MailArchiv, uma documentação de procedimento adequada deve ser criada para documentar a regularidade do procedimento. Nela, todos os aspectos essenciais da instalação devem ser descritos e documentados. (Veja também a seção "O Benno MailArchiv é compatível com GoBD?").
Na medida em que somos contratados para criar a documentação do processo, nos apoiamos na criação de recomendações relevantes e padrões de teste e certificação de várias associações, bem como do Instituto de Auditores de Contas da Alemanha e.V. (IDW), de modo que a testabilidade independente da instalação do Benno MailArchiv seja garantida a qualquer momento com base na documentação do processo.
Informações adicionais sobre arquivamento de e-mail em conformidade com a lei e sobre o tema documentação do processo você encontra aqui neste White Paper.
Duplicatas reais, ou seja, e-mails idênticos em bytes, não são aceitos pelo Benno MailArchiv e são registrados no diário. Com isso, a maioria dos casos, como e-mails Cc e Bcc, são cobertos, desde que o servidor de e-mail de encaminhamento esteja configurado corretamente.
Uma busca heurística de duplicatas, por outro lado, seria problemática porque não é transparente para o usuário e representa uma fonte potencial de erros.
O princípio é: "É melhor arquivar muito do que pouco".
Nenhum dado é excluído automaticamente após 10 anos.
De acordo com a legislação atual, os e-mails podem ser excluídos após 6 ou 10 anos, do ponto de vista comercial ou fiscal. Não há exclusão automática.
O Benno MailArchiv gerencia os e-mails arquivados em áreas de arquivamento com divisão temporal configurável (por exemplo, mensal, trimestral, anual, etc.). Os e-mails podem ser removidos do arquivo pelos administradores de acordo com os prazos expirados e por período de tempo.
Do ponto de vista da conformidade, no entanto, pode ser mais sensato armazenar e-mails "eternamente" do que excluí-los após o prazo estabelecido: embora os prazos legais de retenção permitam a destruição de informações após o seu término, pode ser sensato ou necessário não excluir os e-mails por razões de rastreabilidade, documentação, esclarecimento de responsabilidade, etc.
Neste contexto, conhecemos requisitos de conformidade dos clientes que até arquivam spam para rastrear de forma definitiva e garantida quando um e-mail chegou ou para excluir que algum e-mail não esteja presente ou seja encontrado.
Regulamentações deste tipo estão relacionadas à política empresarial própria e aos requisitos de conformidade existentes no sentido de Governança Corporativa.
Até que ponto os aspectos de proteção de dados são afetados aqui (DSGVO) e se são necessárias medidas divergentes, é da responsabilidade do contribuinte verificar. O Benno MailArchiv não representa uma barreira aqui, mas sim cumpre os requisitos legais.
Não. Embora seja tecnicamente possível sem problemas, não é compatível com GoBD. Oferecemos aos usuários dessas pastas de correio a oportunidade de migrar para a LWsystems Cloud . Na LWsystems Cloud, você pode usar o Groupware Zimbra e escolher entre pastas de correio de qualquer tamanho - desde simples caixas de correio IMAP com webmail até pastas de correio de groupware completas. Naturalmente, você também pode usar essas pastas com o Microsoft Outlook.
Mais detalhes sobre pastas de correio Zimbra hospedadas você encontra aqui.
Perguntas sobre o Open Benno MailArchiv
O Open Benno MailArchiv é a edição da comunidade do Benno MailArchiv. O Open Benno MailArchiv (abreviado como “Open Benno“) pode ser usado gratuitamente em ambientes privados. O código-fonte do “Open Benno“ está disponível para download na Internet. O Open Benno difere do Benno MailArchiv em vários aspectos (ver próxima pergunta).
O Benno MailArchiv é o software mantido e cuidado pelo fabricante para uso em empresas e instituições de todos os tipos.
O Benno MailArchiv está disponível com base em uma assinatura de manutenção de software paga. Essa assinatura garante a manutenção do produto, o desenvolvimento contínuo e a possibilidade de solicitar suporte de nós, como fabricante.
Benno MailArchiv e "Open Benno" diferem um do outro em alguns pontos técnicos e legais: Assim, o uso comercial ou empresarial de "Open Benno", por exemplo, constitui uma violação da licença de software sob a qual a Benno MailArchiv WebApp está disponível.
Open Benno MailArchiv ("Open Benno") e Benno MailArchiv diferem nos seguintes pontos:
- nenhuma chave de licença é necessária
- não há permissões de usuário (cada usuário pode visualizar todos os e-mails)
- a entrega do pacote benno-rest é feita como um pacote binário
- não há otimizações de desempenho na pesquisa
Estamos profundamente convencidos de que o software em um ambiente aberto prospera melhor e alcança uma qualidade superior, em comparação com o software fechado, no qual o usuário fica à mercê das promessas do fabricante. A abertura leva a uma série de vantagens para o usuário:
- O software pode ser verificado a qualquer momento por terceiros, independentemente do fabricante.
- A arquivamento de e-mails resulta na criação de silos de dados de longo prazo. Para evitar que se tornem cemitérios de dados, a abertura absoluta é um pré-requisito importante.
- O usuário não está preso a um "Vendor lock-in" em nenhum momento, ou seja, o usuário tem a segurança de que uma mudança para outro sistema de arquivamento de e-mails é possível a qualquer momento da maneira mais simples (caso seja desejado pelo usuário).
- Para o "pior caso", está disponível uma versão de software 100% compatível com dados com o Open Benno MailArchiv. Cemitérios de dados são, por natureza, excluídos por princípio. Além disso, está assegurado que, em caso de emergência, todos os e-mails arquivados estão completamente disponíveis e utilizáveis de forma independente do fornecedor e da tecnologia. A qualquer momento.
Sim. As duas versões são e permanecem compatíveis com dados de forma duradoura. Uma mudança é possível em ambas as direções. É importante notar que uma arquivamento conforme GoBD dos e-mails comerciais e fiscais com o Open Benno não é apenas legalmente impossível, mas também é excluída por princípio.