С начала 2017 года компании обязаны архивировать свои электронные письма в соответствии с законом. Основой для этого являются так называемые GoBD (т. е. «Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным»). Оригинал можно найти здесь. В этом контексте часто говорят о «надежной с точки зрения закона» и «соответствующей GoBD» архивации почты. Но что на самом деле означает соответствие GoBD? Когда архивация почты соответствует GoBD, а когда нет?

Мы объясняем, на что действительно обращается внимание в теме соответствия GoBD.

Важно точно рассмотреть понятие «соответствующий GoBD» и его значение, поскольку здесь преобладают многие недоразумения, и суть часто остается скрытой. Итак, давайте подробнее рассмотрим детали:

Финансовое управление разъясняет в GoBD, какие требования предъявляются к поддерживаемым ИТ процессамбухгалтерского учета. (Кроме того, GoBD недвусмысленно дает понять, что любые сертификации продуктов для решений по архивированию электронной почты являются недействительными. (см. GoBD, глава 12 (п. 179 и 181)).

Финансовое управление правильно ставит во главу угла «процесс», а не «продукт»: надежное архивирование электронной почты означает, что весь процесс

Таким образом, реализация соответствующей GoBD архивации электронной почты, которая также является законной и надежной, означает, что комбинация аппаратного обеспечения, программного обеспечения и организации должна обеспечивать полноту, целостность и возможность поиска налоговой информации в электронных письмах. При этом техника в отдельности (и особенно программное обеспечение для архивации электронной почты) фактически является лишь средством для достижения цели или частью общего решения «архивация электронной почты», которое охватывает весь процесс вокруг темы электронной почты.

Чтобы создать соответствующее закону или юридически безопасное архивирование электронной почты всех коммерчески и налогово значимых писем в смысле HGB, AO, GoBD, необходимо в соответствии с требованиями GoBD помимо технического обеспечения архивирования почты создать документацию процесса для документирования правильности общей процедуры «Архивирование почты“ . Документация должна, в частности, описывать интерфейсы между программным обеспечением для архивирования почты и окружающими системами, а также поток электронных писем в архив, а также содержать согласованные процедуры контроля и обслуживания (т.е. организацию или «Orgware“).

Как мы уже подробно изложили в нашем белом документе «Правовые аспекты соответствующего закону архивирования электронной почты“, законодатель ожидает, что компоненты процесса, данные и документация реализованного архивирования электронной почты могут быть проверены на их формальную и материальную правильность в разумные сроки третьими лицами, обладающими специальными знаниями. (Это относится как к проверке отдельных бизнес-операций, так и к проверке системы и протекающих в ней процессов). Проверяемость порядка архивирования электронной почты соответственно требует наличия документации о процессе.

Финансовое управление понимает под описанием процедуры или документацией описание организационной и технической процедуры обработки налоговой информации. Таким образом, речь идет о соответствующем GoBD или безопасном архивировании электронной почты, а не только о техническом продукте «Программное обеспечение для архивирования электронной почты“, а всегда и неизбежно о том, чтобы весь процесс, включая технику и организационную среду, был разработан и документирован надлежащим образом.

Резюме

«Соответствует GoBD“ не означает какую-либо конкретную характеристику продукта или свойство, которое может быть обеспечено исключительно техническим продуктом «Программное обеспечение для архивирования электронной почты». Напротив: «Соответствует GoBD“ в отношении архивирования электронной почты означает, что часть процесса бухгалтерского учета, связанная с электронной почтой в любой технической или организационной форме, должна соответствовать требованиям GoBD.

Правовое уведомление / Отказ от ответственности / Дисклеймер

Это сообщение не является юридической консультацией. Оно служит только для общей информации. Мы не несём ответственности за точность или полноту предоставленной информации. Любая ответственность исключается.