这是有关合规邮件存档的最深入讨论的问题之一。可以肯定的是（我们几乎每天都会遇到这种情况）：世界上存在着巨大的无知和不健康的半知识。我们希望能够对此进行澄清。.

为了弄清楚什么是符合法律规定的邮件归档，我们借鉴了一个实际案例：最近，与Benno MailArchiv相关的一位客户询问表明，该客户只想存档所选电子邮件帐户的电子邮件。到目前为止还好。在技术上，使用Benno MailArchiv很容易实现这一点。但是要小心！合规性不仅仅取决于用于邮件归档的技术产品！

邮件归档解决方案的“合规性”问题始于决定是否归档电子邮件的地方。.

在符合立法者对符合法律规定的邮件归档的有效要求背景下，将某些电子邮件地址基本排除在归档之外是非常棘手的事情。 (从纯法律角度来看) 只有当绝对确定通过排除在存档之外的邮件地址，没有发送或接收需要存档的电子邮件时，这样做才有效。 这就引出了下一个陷阱。哪些电子邮件是需要存档的？

电子邮件的存档义务是基于商业和税务法规的要求。因此，法律依据在《商法典》（HGB）和《税务条例》（AO）中定义。为了仅举一个必须存档的电子邮件的例子：根据《税务条例》（AO）的规定，所有电子邮件或基于电子邮件的通信信息，只要符合“只要对税收有意义”的状态，就必须以符合法律规定的方式进行存档。在实践中，这意味着电子邮件的内容（例如）与商业交易有关，或者以其他方式影响必须存档的公司的税收。一般来说，这几乎可以涵盖所有已发送或接收的电子邮件。.

这样，循环逐渐闭合：那么，如何以符合法律规定的方式进行存档？

合规的邮件归档意味着采用一种合适的方式和方法进行归档，以满足合规邮件归档的要求。那么，究竟需要满足哪些要求呢？例如（仅举一个例子），归档的时间性要求。换句话说，进入企业的电子邮件需要尽快归档（这减少了归档前的潜在操纵可能性等）。这样就对归档解决方案本身提出了具体要求，尤其是对归档的过程提出了要求。

还有一些其他的要求。所有这些都需要设计各种流程方面。这意味着，最终，不仅是技术解决方案“邮件存档软件Benno MailArchiv”必须满足某些要求，而且整个过程、应用环境等都要满足邮件存档的要求。.

简而言之：首先，必须通过组织措施确保符合法律规定的邮件存档的所有要求。然后，技术方面（软件实现）才会发挥作用。.

总结成一句话：一个技术解决方案（例如Benno MailArchiv）如果没有配套的组织措施，永远无法实现符合法律规定的邮件存档。

为了最终满足合规邮件归档的最后一个要求，即第三方在合理的时间内检查解决方案的可行性，最终确定：没有适当的合规邮件归档程序文档，就无法实现可检查性，因此整个解决方案如果没有适当的程序文档就不符合法律要求。.

这意味着：合规的邮件归档解决方案是组织措施、技术解决方案（例如Benno MailArchiv邮件归档软件）、技术实施和最终程序文档的总和。只有这样，所有对邮件归档的法律要求才能被检查。单独的软件，没有配套措施，永远无法满足合规的邮件归档要求。

我们拥有长期处理这些复杂问题的经验，并乐意为您提供有关合规性、法律要求及其实施的咨询。出于职业原因，我们在此不提供法律咨询。.