"Benno MailArchiv 用户工作效率更高！" Ansgar Licher 访谈关于电子邮件存档、法律规定、数据保护和企业效率提升
实践表明，电子邮件是企业的主要通信媒介，并且在可预见的未来仍将保持这一地位。企业家、首席执行官和IT决策者越来越多地面临着系统性地捕获因电子邮件使用而产生的大量数据的挑战。
不仅高效的数据捕获、存档和管理很重要，法律框架也要求电子邮件存档。
与业务流程相关的电子邮件必须按照法律规定的期限保存。保存期限最长可达10年。数据保护问题同样影响电子邮件存档。
这是再次审视来自奥斯纳布吕克的Medienweite GmbH & Co. KG公司的电子邮件存档软件解决方案市场的充分理由。与来自巴德伊堡的LWsystems GmbH & Co. KG公司的董事总经理Ansgar Licher进行了一次访谈，这很有帮助。 该公司开发了电子邮件存档解决方案Benno MailArchiv，并已成功实施，该解决方案成功满足了对创新和可靠的存档软件的要求。
梅迪恩威特: 利希尔先生,您在几年前推出了Benno MailArchiv,这是一个成功的符合法律规定的电子邮件存档解决方案。就像大多数市场细分领域一样,这里也有不同的竞争解决方案。是什么让Benno MailArchiv如此独特?
安斯加·利歇尔：贝诺邮件存档在很多方面都超过了市场上传统的邮件存档产品。首先，我们自然会做所有邮件存档产品都会做的事情：我们安全、仔细地存档所有所需的电子邮件。另一方面，我们为客户提供一些独特的附加价值。我们的目标是让客户每天都能更轻松地处理大量的电子邮件。使用贝诺邮件存档的客户工作效率更高，同时还能节省大量时间和金钱。
媒体广度：您能让我们了解一下贝诺邮件存档的结构吗？
安斯加·利歇尔：非常乐意。在核心，我们的电子邮件存档基于三个层面：
在第一层面，Benno MailArchiv首先索引和捕获所有电子邮件信息，包括“不可见”的信息和所有附件。
在第二步中，存档的电子邮件集中存储在一个地方。可以说，它们被放入一个大锅中。这听起来有些不寻常，但与市场上其他提供商相比，它具有决定性的优势。
在第三层面，访问和权限性能被映射。这意味着公司决定哪些用户可以在多大程度上访问与其或其他用户相关的电子邮件。在这里，电子邮件存档和数据保护相遇。
Medienweite：那么，Benno MailArchiv能够完全索引电子邮件的所有信息和附件吗？
安斯加·利歇尔：当然。关键一方面在于我们如何存档邮件，但也在于我们使档案中的每一封电子邮件都能轻松搜索。每一封电子邮件在存档时都会被“即时”全文索引。也就是说，我们使电子邮件的每一条信息都可以被搜索。我们索引（通常不可见的）技术电子邮件头、发件人和收件人电子邮件地址、主题行和邮件文本，以及所有附加到电子邮件的文件。具体来说，我们从各种微软Office格式（Word、Excel、Powerpoint等）、OpenOffice、PDF、HTML等中提取文本。此外，ZIP文件被解压缩，ZIP文件中的各个文件也被索引。
这种全文索引的结果是，我们可以找到每一封邮件，即使所搜索的文本例如只存在于邮件附件的PDF文件中。
媒体广度： 然后在索引之后……
安斯加·利歇尔：…… Benno MailArchiv 的精心设计的存档系统得到了充分的应用。它远远超出了其他邮件存档系统的可能性。首先，Benno MailArchiv 独立于用户帐户存档电子邮件，例如 Microsoft Exchange、Zarafa、Open-Xchange 等邮件或群组软件服务器的邮箱。也就是说：Sabine Mustermann 的电子邮件不在仅供 Sabine Mustermann 使用的存档部分中，而是位于（相应客户的）总存档中。
换句话说：一个客户的所有用户的所有邮件都存放在 Benno MailArchiv 中的一个大容器中。
媒体广度： 为什么将所有电子邮件存档在一个容器中？这听起来最初有些混乱。这样做有什么优势？
安斯加·利歇（Ansgar Licher）： 我们将所有内容存档在一个大容器中，因为这样可以使公司所有电子邮件或信息最容易被搜索。所有电子邮件都包含附件进行全文索引，从而可以快速、简单地搜索。此外，这个概念的进一步优势显而易见：
1）所有需要存档的电子邮件都会自动存档。无需担心存档自己的电子邮件。.
2）无论公司内部谁收到邮件，也无论用户将其存放在邮件客户端的哪个位置：邮件都存档在系统中，因此可以通过全文索引快速找到。即使有数百万封邮件，也只需几秒钟。.
3) 搜索不再通过文件夹树（在邮件客户端中）进行，而是简单地通过邮件的内容信息（搜索词，全文搜索，...）进行。这比传统方法节省了大量时间，因为没有Benno MailArchiv的传统搜索要么是递归的（通过邮件客户端的搜索功能（例如Outlook）），要么是手动的（因为用户认为知道在哪里找到哪封电子邮件）。不幸的是，许多邮件文件夹本身都塞满了数百封邮件，因此仍然需要手动搜索。总而言之，这是一个巨大的时间浪费。相比之下，使用Benno MailArchiv，搜索只需几秒钟！
4) 用户无需花费时间将电子邮件存储在看似合理的目录结构中。每天将邮件分类到存档文件夹中是一个巨大的时间消耗者，可以完全省略。.
5) 只有用户自己知道自己的文件结构，其他员工通常有不同的文件逻辑。因此：其他同事通常无法在外人的文件夹层次结构中找到邮件。.
Benno MailArchiv中使用的搜索技术使我们能够在例如150万封电子邮件的档案中，在不到2秒的时间内找到并显示任何电子邮件。这种性能是无与伦比的。.
Medienweite: 您的论点是合理的。特别是快速搜索给人留下了深刻的印象。使用Benno MailArchiv的用户究竟如何节省时间和资源？
Ansgar Licher: 我们在客户那里实现的效率提高的关键当然不仅仅在于快速搜索。具体来说，使用Benno MailArchiv的用户可以节省两次时间：第一次是在存储电子邮件时，第二次是在搜索时。
媒体宽度： 您能否通过一个具体的例子来说明Benno MailArchiv的效率？
安斯加·利歇尔：我们来看看当今的电子邮件客户端世界，比如Outlook、Thunderbird等，我们发现用户将他们的邮件存储在越来越大的文件夹树中，并对其进行管理。对于每个主题或项目等，都会创建文件夹
创建文件夹，每天都会将主观认为重要的电子邮件手动移动到存档文件夹中。
手动排序和整理电子邮件会产生巨大的非生产性工作量，这一点很容易理解：假设一家公司只有25名用户每天将电子邮件分类到存档中，这只需要5分钟的时间和员工的工作量，那么在20个工作日内，这已经接近42小时的非生产性工作时间！
当电子邮件需要手动搜索时，通常会出现类似的高非生产性工作量。尽管有各种搜索功能，但仍然需要大量手动搜索工作，而使用Benno MailArchiv只需几秒钟即可完成。.
媒体宽度：那么，您如何管理对电子邮件的访问权限——换句话说：您如何确保每个人只看到他们应该看到的内容？
安斯加·利歇尔：当然，Benno MailArchiv拥有一个复杂的权限管理系统。它远远超出了其他邮件存档系统的能力。首先，Benno MailArchiv独立于用户账户存档电子邮件，也就是说，不依赖于像Microsoft Exchange、Zarafa、Open-Xchange等邮件或协作服务器的邮箱。这意味着：Sabine Mustermann的电子邮件不会存储在仅供Sabine Mustermann访问的存档部分，而是存储在（相应客户的）总存档中——就像在一个大锅里。
媒体宽度：当然，并不是每个人都应该有权访问所有电子邮件……
安斯加·利歇尔： … 正确。数据保护已经禁止了这一点。通常情况下，并非每个用户都可以访问公司中的所有电子邮件（例如，主管无法访问
管理层的邮件等）。因此，我们在Benno MailArchiv中内置了用户和权限管理。
管理员可以自由选择使用Benno MailArchiv中包含的用户管理，或者将公司现有的目录服务（例如Microsoft Active Directory（ADS）或LDAP）用于用户和权限管理。因此，公司无需为新软件维护另一个用户数据库。用户可以通过“same user, same password”的方式实现“单点登录”，即可以使用相同的登录凭据登录Windows和Benno MailArchiv。如果管理员希望这样做，则无需维护单独的Benno用户数据库。
Medienweite: 很好。但是Benno MailArchiv的权限是如何控制的？
安斯加·利歇尔： 正如我们所说，我们将公司所有的电子邮件存档在一个大容器中。这再次创造了与传统的电子邮件存档解决方案相比的巨大优势，传统的电子邮件存档解决方案是按邮箱分别存档电子邮件（即用户A的邮件存档在用户A的存档邮箱中）：
每位电子邮件被存档的用户在现实生活中（至少）有一个电子邮件地址（例如：sabine.mustermann@musterfirma.de）。这正是关键：Sabine可以看到所有由她发送或发送给她的邮件。因此，她对存档的访问就像访问自己的邮箱一样。
这正是Benno MailArchiv的另一个独特之处：我们可以灵活地为每个用户分配更多的权限！
假设Sabine是老板的秘书。老板说：“我要让Sabine能够查看我的邮箱。但是：Sabine绝不能看到与邮件地址XYZ（例如最重要的客户）相关的邮件。”
您如何在Outlook/Exchange或其他传统的、以邮箱为中心电子邮件和协作系统中实现这样的需求？正确！根本无法实现。
要么Sabine可以查看老板的邮箱，要么不能。在以邮箱为导向的系统中，无法查看特定的内容。我们可以利用Benno MailArchiv中灵活的权限分配，说：“Sabine除了自己的邮件外，还可以查看老板的所有邮件，除了与邮件地址XYZ相关的邮件。”
具体来说：如果Sabine能够找到所有来自或发往“sabine.mustermann@musterfirma.de”的邮件，那么这就是对存档中的邮件进行筛选。更确切地说：这是一个搜索请求。这样，管理员就可以为用户“Sabine Mustermann”分配更多的允许查询，以便Sabine可以阅读来自老板的所有邮件，除了来自或发往XYZ的邮件。此外，Sabine Mustermann还可以找到满足以下标准的邮件：
1）来自域“wichtigster-lieferant.de”的所有邮件和
2）主题行中必须包含“Auftragsbestätigung”和
3）必须附有文件。
这些例子的列表可以任意延长。
因此，可以灵活地为用户分配权限。这自然适用于本地（Benno mailarchiv 自己的）用户数据库或中央目录服务 ADS 或 LDAP。.
Medienweite: 大多数用户可能使用 Outlook 进行日常电子邮件工作。Benno MailArchiv 是否与 Outlook 或其他系统集成？
安斯加·利歇尔：目前没有现成的Outlook插件。但是我们仍然可以在这里得分：这样的功能可以相对容易地实现，因为我们为Benno MailArchiv提供了一个所谓的REST编程接口（即REST API）。它是一个通过http或https运行的Web服务接口。
API的设计非常简单。它有两个基本操作，可以从外部程序（如Outlook）调用：
1）“执行搜索查询”（用户可以在Outlook中输入）。接口返回找到的电子邮件的命中列表。这可以在Outlook中输出或显示。
2）“从存档中获取邮件XY”。当用户点击命中列表中的邮件时，它将被显示，即从存档中检索。接口将所需的电子邮件传递给调用程序 - 然后只需将其显示为电子邮件。
使用此API，Benno MailArchiv的功能不仅可以集成到Outlook中，还可以集成到任何（Web）应用程序中，例如企业资源规划、客户关系管理、内部网等。
媒体宽度： 这些确实是非常有趣的特性！Benno邮件存档的开发下一步是什么？
安斯加·利歇尔： 我们目前正全力完成我们的新一代产品：Benno邮件存档2.0。其中添加了一些新功能。特别值得一提的是完整的租户能力，以及新的、更精简、更快速的Web-GUI供用户使用。我们已经达到了BETA阶段，并将在2012年年中发布Benno邮件存档2.0。
媒体宽度： 您如何看待邮件存档的进一步市场发展？
安斯加·利歇尔：前景非常乐观。特别是，我们在云计算和托管领域遇到了强劲的需求。许多托管服务提供商和云服务提供商正在寻找一种强大且可扩展的托管电子邮件存档解决方案。LWsystems凭借Benno MailArchiv托管版为这一需求做好了充分准备，不仅为软件即服务（SaaS）业务提供了可靠的解决方案，而且提供了具有独特架构和一流独特功能的解决方案，我已经向您展示了一些。
一些我们能够展示的功能。
媒体宽度：非常感谢这次信息丰富的对话！
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