"Benno MailArchiv 用户工作效率更高！" Ansgar Licher 访谈关于电子邮件存档、法律规定、数据保护和企业效率提升

商业实践表明，电子邮件是企业的主要沟通媒介，并且在可预见的未来仍将如此。企业家、总经理和IT决策者日益面临着如何系统地收集电子邮件产生的大量多样化数据的挑战。
然而，重要的不仅仅是高效地收集、归档和管理这些数据。法律要求也强制规定了电子邮件归档。
与业务流程相关的电子邮件必须按照法定保留期限进行保存，这些期限最长可达10年。数据保护是电子邮件归档的另一个关键方面。正因如此，
位于 Medienweite GmbH & Co. KG公司 才对电子邮件归档软件解决方案市场进行了深入研究。为此，该公司采访了位于巴特伊堡的LWsystems GmbH & Co. KG公司的总经理Ansgar Licher先生（工程师），这次采访对他们很有帮助。
该公司凭借其电子邮件归档解决方案 Benno MailArchiv，开发并成功实施了一项满足创新和可靠的归档软件要求的解决方案。

媒体采访： 利彻先生，几年前您推出了 Benno MailArchiv，这是一款成功的、符合法律规定的电子邮件归档解决方案。与大多数市场领域一样，市场上也存在各种竞争产品。Benno MailArchiv 的独特卖点是什么？

安斯加·利彻： Benno MailArchiv 在很多方面都超越了市面上传统的邮件归档产品。首先，我们和其他邮件归档产品一样，能够安全、妥善地归档所有需要归档的邮件。但除此之外，我们还为客户提供一些独特的增值服务。我们的目标是让客户日复一日地轻松管理海量邮件。使用 Benno MailArchiv 的客户工作效率更高，节省了大量时间和金钱。

媒体界： 您能否为我们介绍一下 Benno MailArchiv 的结构？

安斯加·利彻： 乐意效劳。我们的邮件归档系统核心基于三个层级：
第一层，Benno MailArchiv 会索引并记录所有邮件信息，包括“不可见”元素和所有附件。
第二层，归档的邮件集中存储在一个位置。也就是说，所有邮件都集中在一个地方。这听起来可能有些不同寻常，但它比市场上的其他供应商具有决定性的优势。
第三层管理访问权限。公司在此层决定哪些用户可以访问自己或其他用户的电子邮件，以及访问权限的程度。这正是邮件归档和数据保护的交汇点。

媒体普遍关注： 所以 Benno MailArchiv 实际上能够完整索引电子邮件中的所有信息，包括附件？

安斯加·利彻： 完全正确。关键一方面在于我们如何归档电子邮件，另一方面在于如何让归档中的每封邮件都易于搜索。每封邮件都会在归档过程中直接进行全文索引，也就是“即时”索引。这意味着邮件中的每一条信息都可搜索。我们会索引（通常不可见的）技术邮件头、发件人和收件人的电子邮件地址、主题行、邮件正文以及所有附件。具体来说，我们会从各种 Microsoft Office 格式（Word、Excel、PowerPoint 等）、OpenOffice、PDF、HTML 等文件中提取文本。此外，我们还会解压缩 ZIP 文件，并对 ZIP 文件内的各个文件进行索引。
这种全文索引意味着，即使您要查找的文本仅包含在 PDF 附件中，我们也能找到每一封邮件。

媒体覆盖范围： 索引之后……

Ansgar Licher：……Benno MailArchiv 的高级归档系统确实令人惊艳。它的功能远远超越了其他邮件归档系统。首先，Benno MailArchiv 的邮件归档独立于用户帐户，也就是说，它独立于邮件服务器或群件服务器（例如 Microsoft Exchange、Zarafa、Open-Xchange 等）的邮箱进行归档。这意味着 Sabine Mustermann 的邮件不会仅仅存储在她个人的归档区，而是会存储在（相应客户端的）整体归档中。
换句话说，Benno MailArchiv 将客户端内所有用户的所有邮件整合到一个大型存储库中。

媒体提问： 为什么要把所有邮件都存档在一个地方？乍一听似乎很混乱。这样做有什么好处？

安斯加·利彻： 我们将所有内容存档在一个中央存储库中，这样可以最方便地搜索所有公司邮件和信息。所有邮件（包括附件）都已建立全文索引，从而实现快速便捷的搜索。此外，这种方法的其他优势也显而易见：

1）所有需要存档的电子邮件都会自动存档。无需担心存档自己的电子邮件。.

2）无论公司内部谁收到邮件，也无论用户将其存放在邮件客户端的哪个位置：邮件都存档在系统中，因此可以通过全文索引快速找到。即使有数百万封邮件，也只需几秒钟。.

3) 搜索不再通过文件夹树（在邮件客户端中）进行，而是简单地通过邮件的内容信息（搜索词，全文搜索，...）进行。这比传统方法节省了大量时间，因为没有Benno MailArchiv的传统搜索要么是递归的（通过邮件客户端的搜索功能（例如Outlook）），要么是手动的（因为用户认为知道在哪里找到哪封电子邮件）。不幸的是，许多邮件文件夹本身都塞满了数百封邮件，因此仍然需要手动搜索。总而言之，这是一个巨大的时间浪费。相比之下，使用Benno MailArchiv，搜索只需几秒钟！

4) 用户无需花费时间将电子邮件存储在看似合理的目录结构中。每天将邮件分类到存档文件夹中是一个巨大的时间消耗者，可以完全省略。.

5) 只有用户自己知道自己的文件结构，其他员工通常有不同的文件逻辑。因此：其他同事通常无法在外人的文件夹层次结构中找到邮件。.

Benno MailArchiv中使用的搜索技术使我们能够在例如150万封电子邮件的档案中，在不到2秒的时间内找到并显示任何电子邮件。这种性能是无与伦比的。.

Medienweite: 您的论点是合理的。特别是快速搜索给人留下了深刻的印象。使用Benno MailArchiv的用户究竟如何节省时间和资源？

安斯加·利彻： 我们为客户带来的效率提升，关键当然不仅仅在于快速的搜索速度。具体来说，用户使用 Benno MailArchiv 可以节省两方面的时间：首先是归档邮件的时间，其次是搜索邮件的时间。

媒体报道： 您能否举个具体例子来解释一下 Benno MailArchiv 的效率？

安斯加·利歇尔：我们来看看当今的电子邮件客户端世界，比如Outlook、Thunderbird等，我们发现用户将他们的邮件存储在越来越大的文件夹树中，并对其进行管理。对于每个主题或项目等，都会创建文件夹

公司创建了一个文件夹，每天，员工都会手动将重要邮件移入这些文件夹。
显而易见，手动整理和分类邮件会浪费大量时间：假设一家公司只有 25 位员工每天将邮件分类到文件夹中，每人每天只需 5 分钟，那么一个月 20 个工作日下来，就会浪费近 42 小时的非生产性工作时间！

当电子邮件需要手动搜索时，通常会出现类似的高非生产性工作量。尽管有各种搜索功能，但仍然需要大量手动搜索工作，而使用Benno MailArchiv只需几秒钟即可完成。.

媒体宽度： 您如何控制对电子邮件的访问——换句话说：您如何确保每个人只能看到他们被允许看到的内容？

安斯加·利彻： 当然，Benno MailArchiv 拥有完善的权限管理系统，远超其他邮件归档系统。首先，Benno MailArchiv 的邮件归档独立于用户账户，也就是说，它独立于邮件服务器或群件服务器（例如 Microsoft Exchange、Zarafa、Open-Xchange 等）的邮箱进行归档。这意味着，萨宾·穆斯特曼的邮件不会存储在仅供她使用的归档分区中，而是存储在（相应客户端的）整体归档——即主存储库中。

媒体覆盖范围：当然，并非所有人都有权访问所有电子邮件……

Ansgar Licher： ……没错。数据保护法规禁止这样做。通常，并非所有用户都应该有权访问公司所有邮件（例如，普通员工应该有权访问
管理层邮件，等等）。因此，我们将用户和权限管理功能集成到了 Benno MailArchiv 中。
管理员可以自由选择使用 Benno MailArchiv 内置的用户管理功能，或者连接到现有的公司目录服务（例如 Microsoft Active Directory (ADS) 或 LDAP）来进行用户和权限管理。这意味着管理员无需仅仅因为新软件的推出而维护单独的用户数据库。用户还可以受益于基于“同一用户名，同一密码”的单点登录，这意味着他们可以使用与登录 Benno MailArchiv 相同的凭据登录 Windows。因此，维护单独的 Benno 用户数据库是不必要的（如果管理员选择这样做的话）。

全媒体访问权限： 非常好。但是Benno MailArchiv是如何管理权限的呢？

安斯加·利彻： 正如我之前提到的，我们将公司所有邮件归档到一个中央存储库中。这相比传统的邮件归档方案具有显著优势，传统方案是按邮箱分别归档邮件（例如，将用户 A 的邮件存储在用户 A 的归档邮箱中）：
每个邮件被归档的用户都至少拥有一个真实的电子邮件地址（例如，sabine.mustermann@musterfirma.de）。关键就在这里：萨宾可以看到所有发给她或由她发送的邮件。她可以像查看自己的邮箱一样查看归档邮件。
而这正是 Benno MailArchiv 的另一个独特之处：我们可以灵活地为每个用户分配额外的权限！
假设萨宾是老板的秘书。老板说：“我希望萨宾能够查看我的邮箱。但是：在任何情况下，都不允许萨宾查看发送到或接收自电子邮件地址 XYZ（例如，我们最重要的客户）的邮件。”
在 Outlook/Exchange 或其他传统的、以邮箱为中心的邮件和群件系统中，如何实现这样的需求？没错！根本无法实现。Sabine
要么能看到老板的邮箱，要么就看不到。在以邮箱为中心的系统中，只查看特定内容是不可能的。而 Benno MailArchiv 灵活的权限设置，让我们能够这样实现：“Sabine 可以查看老板发来的所有邮件以及她自己的邮件，但与邮箱地址 XYZ 相关的邮件除外。”

更具体地说：如果 Sabine 可以找到所有发往或接收自“sabine.mustermann@musterfirma.de”的电子邮件，那么这就是对邮件存档应用的过滤器。更准确地说：这是一个搜索查询。管理员可以随时为用户“Sabine Mustermann”分配更多允许的查询，例如，这样 Sabine 就可以阅读她老板的所有邮件，但排除发往或接收自 XYZ 的邮件。此外，Sabine Mustermann 还可以（例如）找到所有符合以下条件的电子邮件：
1) 所有来自域名“wichtigster-lieferant.de”的邮件；
2) 邮件主题必须包含“订单确认”；
3) 邮件必须包含附件。
这个示例列表几乎可以无限扩展。

因此，可以灵活地为用户分配权限。这自然适用于本地（Benno mailarchiv 自己的）用户数据库或中央目录服务 ADS 或 LDAP。.

媒体用户 普遍认为：大多数用户日常处理电子邮件都依赖 Outlook。Benno MailArchiv 是否与 Outlook 或其他系统集成？

Ansgar Licher：目前还没有现成的 Outlook 插件。但我们仍然可以在这方面有所斩获：实现此功能相对容易，因为我们通过 Benno MailArchiv 提供了一个 REST 编程接口（即 REST API）。这是一个 Web 服务接口，可以通过 HTTP 或 HTTPS 轻松运行。
该 API 非常简洁。外部程序（例如 Outlook）可以调用两个基本操作：
1) “执行搜索查询”（用户可以在 Outlook 中输入查询内容）。该接口返回找到的电子邮件列表。此列表可以在 Outlook 中显示。2
) “从存档中检索电子邮件 XY”。当用户单击搜索结果中的电子邮件时，该电子邮件将被显示，即从存档中检索出来。该接口会将请求的电子邮件传递给调用程序——没错！——调用程序只需将其显示为电子邮件即可。
借助此 API，Benno MailArchiv 的功能不仅可以集成到 Outlook 中，还可以集成到任何（Web）应用程序中，例如商品管理、CRM、内网等。

媒体宽度： 这些确实是非常有趣的特性！Benno邮件存档的开发下一步是什么？

安斯加·利彻： 我们目前正在全力开发新一代产品：Benno MailArchiv 2.0。该版本包含多项新功能，尤其值得一提的是其完整的多客户端功能以及全新、简洁且速度更快的网页用户界面。我们已进入测试阶段，并将于2012年中期发布Benno MailArchiv 2.0。

媒体界： 您如何看待电子邮件归档市场的进一步发展？

安斯加·利彻： 前景非常乐观。尤其值得一提的是，云计算和托管领域的需求十分强劲。许多托管和云服务提供商都在寻找强大且可扩展的托管邮件归档解决方案。LWsystems 的 Benno MailArchiv 托管版完美契合这一需求，不仅为软件即服务 (SaaS) 业务提供可靠的解决方案，还拥有独特的架构和一流的独特卖点，
其中一些我已经向您重点介绍了。

媒体报道： 非常感谢您进行这次内容丰富​​的对话！

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