FAQ - Häufig gestellte Fragen

Kompatibilität

  • q-iconIst Benno MailArchiv mit den gängigen Mail- und Groupwaresystemen kompatibel?

    Ja, Benno MailArchiv ist faktisch mit allen Mail- und Groupwarelösungen kompatibel. Da Benno MailArchiv offene Standards und offene Schnittstellen nutzt und unterstützt, ist die Anbindung an unterschiedlichste Maillösungen einfach zu implementieren.

  • q-iconWie arbeitet Benno MailArchiv mit Microsoft Exchange Server zusammen?

    Um E-Mails von MS Exchange zu archivieren, muss auf dem Exchange Server die Funktionalität „Journaling Mailbox“ eingerichtet werden. Diese sammelt (je nach Konfiguration) alle ein- und ausgehenden sowie intern versendete E-Mails in einer Sammelmailbox, der sog. „Journaling Mailbox“. Benno MailArchiv holt alle zu archivierenden E-Mails per POP3 aus der Journaling Mailbox ab und archiviert sie automatisch.

Funktionsweise

  • q-iconWerden E-Mails sofort bei der Archivierung indexiert?

    Ja, alle E-Mails werden sofort nach der Archivierung „on the fly“ indexiert. D.h., dass alle textlichen Informationen aus der E-Mail sowie aus allen angehängten Dateien (Attachements) extrahiert und indexiert werden. Außerdem werden die in den E-Mails enthaltenen (und i.d.R. unsichtbaren) Kopfzeilen bzw. „Mail-Header“ mitindexiert. Sie sind damit suchbar wie jeder andere Text in der E-Mail. Durch die extrem hohe Arbeitsgeschwindigkeit der Volltext-Indexierung steht jede E-Mail in Sekundenbruchteilen nach der Archivierung suchbar im Archiv zur Verfügung.

  • q-iconWieviel verschiedene Attachement-Formate erkennt und analysiert Benno MailArchiv?

    Benno MailArchiv erkennt und analysiert aktuell rd. 1.200 unterschiedliche Dateiformate.

  • q-iconKönnen Mails gefunden werden, bei denen das Gesuchte nur im Attachement steht?

    Ja. Da alle E-Mail-Attachements analysiert und indexiert werden, können so einfach und schnell auch solche E-Mails gefunden werden, deren Suchworte nur im Attachement enthalten sind. Dabei ist das Format des Dateianhangs unerheblich (Benno MailArchiv erkennt und analysiert ca. 1.200 verschiedene Dateiformate).

  • q-iconIndexiert Benno MailArchiv auch Microsoft Office Dokumemte und PDF-Dateien?

    Selbstverständlich erzeugt Benno MailArchiv auch einen Volltext-Index über angehängte MS Office Dokumente alle Office-Versionen (einschließlich OOXML) und PDF-Dateien. Darüber hinaus wird natürlich auch das Open Document Format (ODF) unterstützt.

  • q-iconKann Benno MailArchiv auch die Inhalte von ZIP-Dateien indexieren?

    Ja. ZIP-Dateien werden ausgepackt und jede einzelne, in der ZIP-Datei enthaltene Datei wird volltext-indexiert. Sofern ZIP-Dateien in ZIP-Dateien (also verschachtelt) enthalten sind, werden diese allesamt ausgepackt. Somit findet Benno MailArchiv auch diejenigen E-Mails, bei denen die gesuchten Begriffe in gezippten Office- oder PDF-Dateien (usw.) enthalten sind. Benno MailArchiv erkennt ca. 1.200 unterschiedliche Dateiformate.

  • q-iconWie schnell findet Benno MailArchiv E-Mails?

    Die Suche ist das Herzstück von Benno MailArchiv. Gesuchte E-Mails werden (je nach Hardware) in unter 1 Sekunde bis hin zu wenigen Sekunden gefunden, selbst auf relativ langsamer Hardware. Dabei ist es kein Unterschied, ob Suchbegriffe in der Mail selbst oder in angehängten Attachements gesucht werden. Der Volltext-Index von Benno MailArchiv erlaubt den Zugriff auf jede beliebige E-Mail in allerkürzester Zeit.

  • q-iconWo finde ich weiterführende technische Informationen zu Benno MailArchiv?

    Wweiterführende und detaillierte technische Informationen und Anleitungen zu Benno MailArchiv finden Sie im Benno MailArchiv Wiki.

    Es steht Ihnen hier online zur Verfügung: http://wiki.benno-mailarchiv.de

Systemvoraussetzungen

  • q-iconKann Benno MailArchiv virtualisiert betrieben werden?

    Ja, Benno MailArchiv kann in jeder beliebigen Virtualisierungsumgebung (bspw. KVM, XEN, VMware usw.) aber auch auf Hardware betrieben werden.

  • q-iconWelche Hardwaregröße sollte ich einplanen?

    Die optimale Größe einer Hardware bzw. die optimalen Eigenschaften eines virtuellen Servers für Benno MailArchiv hängen von verschiedenen Faktoren wie bspw. dem Mailaufkommen und -volumen ab. Erfahrungsgemäß ist weniger die CPU bzw. die Rechenleistung, als viel mehr der verfügbare Arbeitsspeicher ein relevanter Optimierungsfaktor.

E-Mail-Suche und Recherche

  • q-iconWo sind die Möglichkeiten der "Erweiterten Suche" beschrieben?

    Die vielfältigen Suchmöglichkeiten, die Benno MailArchiv anbietet, haben wir in dem Tutorial „E-Mails schnell und einfach finden mit Benno MailArchiv 2.0“ zusammengefasst. Das Tutorial kann hier heruntergeladen werden.

  • q-iconGibt es eine Dokumentation zur Suchsyntax von Benno MailArchiv?

    Selbstverständlich. Allerdings liegt die ausführliche Dokumentation aktuell nur in englischer Sprache vor.

    Wir verwenden Apache Lucene für die Indexierung bzw. das Suchbar machen der E-Mails. Apache Lucene wird bspw. auch von Wikipedia für das Indexieren und Suchen von Wiki-Beiträgen verwendet.

    Eine ausführliche Dokumentation zur Syntax von Lucene (und damit Benno MailArchiv) findet sich an dieser Stelle:

    http://lucene.apache.org/core/3_5_0/queryparsersyntax.html

    Eine deutsche Syntaxbeschreibung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) findet sich hier:

    http://www.fh-wedel.de/~si/seminare/ws02/Ausarbeitung/e.lucene/2.html

Administration und Rechtemanagement

  • q-iconKann die Benutzerverwaltung und das Rechtemanagement über Microsoft Active Directory Service (ADS) vorgenommen werden?

    Ein AD-Connector ist verfügbar und im Lizenzumfang enthalten, ebenso ein LDAP-Connector.

Compliance und rechtliche Aspekte

  • q-iconIst Benno MailArchiv GoBD-konform?

    Benno MailArchiv erfüllt die Anforderungen der GoBD. (Die GoBD ersetzt die bis Ende 2014 geltende GDPdU sowie die GoBS).

  • q-iconWie wird die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung sichergestellt?

    Benno MailArchiv verfügt auf technischer Ebene zunächst über die Eigenschaft, dass über jede archivierte E-Mail eine SHA-256 Prüfsumme erzeugt und journalisiert wird. Anhand der Prüfsummeninformation kann die Konsistenz jeder einzelnen E-Mail oder auch des gesamten Archivs jederzeit geprüft und festgestellt werden.

    Um gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung zu erreichen, ist neben der reinen Software zur E-Mail-Archivierung jedoch auch „Orgware“ erforderlich. Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung ist alleine durch technische Komponenten nicht realisierbar, sondern muss zwingend von organisatorischen Maßnahmen flankiert werden. Daher ist nach der technischen Implementierung von Benno MailArchiv eine geeignete Verfahrensdokumentation zur Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens zu erstellen. In ihr müssen alle wesentlichen Aspekte der Installation beschrieben und dokumentiert werden.

    Wir lehnen uns bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation an einschlägige Empfehlungen und Prüfungs- und Zertifizierungsstandards verschiedener Verbände sowie dem Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) an, so dass die unabhängige Prüfbarkeit der Benno MailArchiv-Installation zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist.

    Weiterführende Informationen zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung und zum Thema Verfahrensdokumentation finden Sie hier in diesem White Paper.

  • q-iconGibt es eine Möglichkeit, Duplikate aus dem Archiv zu löschen?

    Wirkliche Duplikate, d.h. byte-identische E-Mails, werden von Benno MailArchiv gar nicht erst angenommen und so auch im Journal protokolliert. Damit sind die meisten Fälle, wie bspw. Cc und Bcc Mails, abgedeckt, sofern der zuleitende Mailserver richtig konfiguriert ist.

    Eine heuristische Duplikatssuche wäre dagegen aus zwei Gründen problematisch:

    1. Sie ist nicht transparent für den Benutzer und stellt darüber hinaus eine potenzielle Fehlerquelle dar.
      Der Grundsatz lautet: „Lieber zu viel als zu wenig archivieren“.
    2. Benno MailArchiv gewährleistet, dass es für den Anwender oder Administrator keinen Weg gibt, E-Mails nachträglich zu entfernen oder zu manipulieren. Benno MailArchiv ist GoBD- konform.

    Wir haben uns für die Weg einer besseren Rechtssicherheit gegenüber etwas potentiellem Speicherplatzverlust entschieden.

  • q-iconWerden E-Mails nach Ablauf der 10-Jahres Frist automatisch gelöscht?

    Es werden keinerlei Daten automatisch nach 10 Jahren gelöscht.

    Nach aktueller Rechtslage können E-Mails aus handelsrechtlicher bzw. steuerrechtlicher Sicht nach 6 bzw. 10 Jahren gelöscht werden. Ein automatisches Löschen ist ausgeschlossen.

    Benno MailArchiv verwaltet die archivierten E-Mails in Archivbereichen mit konfigurierbarer zeitlicher Aufteilung (bspw. monatlich, quartalsweise, jährlich usw.). E-Mails können entsprechend abgelaufener Fristen und je Zeitabschnitt aus dem Archiv entfernt werden.

    Aus dem Blickwinkel der Compliance heraus betrachtet, kann jedoch die „ewige“ Ablage von E-Mails sinnvoller sein, als das Löschen nach Ablauf von Fristen: wenngleich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen das Vernichten von Informationen nach deren Ablauf gestatten, kann es aus Gründen der Nachvollziehbarkeit, Dokumentiertheit, Verantwortungsklärung usw. sinnvoll sein, die E-Mails nicht zu löschen.

    In diesem Zusammenhang sind uns Complianceanforderungen von Kunden bekannt, die sogar Spam archivieren, um definitiv und garantiert beweissicher nachzuvollziehen, wann welche E-Mail angekommen ist bzw. auszuschließen, dass irgendeine E-Mail nicht vorhanden oder auffindbar ist.
    Regelungen dieser Art stehen in Zusammenhang mit der eigenen Unternehmenspolitik und vorhandenen Complianceanforderungen im Sinne von Corporate Governance.

Fragen zu Open Benno MailArchiv

  • q-iconWas ist Open Benno MailArchiv?

    Open Benno MailArchiv ist die Commuity-Edition von Benno MailArchiv. Open Benno MailArchiv (kurz „Open Benno“) kann im privaten Umfeld kostenlos eingesetzt werden. Der Sourcecode von „Open Benno“ steht im Internet zum Download zur Verfügung. Open Benno unterscheidet sich in verschiedenen Punkten von Benno MailArchiv (siehe nächste Frage).

  • q-iconWie unterscheidet sich Open Benno MailArchiv von Benno MailArchiv?

    Benno MailArchiv ist die hersteller-gepflegte und gewartete Software für den Einsatz in Unternehmen und Einrichtungen jeder Art. Benno MailArchiv steht auf der Basis einer kostenpflichtigen Software Maintenance Subskription zur Verfügung. Diese Subskription sichert die Produktpflege, Weiterentwicklung und die Möglichkeit zur Inanspruchnahme von Support durch uns als Hersteller ab. Benno MailArchiv und „Open Benno“ unterscheiden sich darüber hinaus in einigen technischen und rechtlichen Punkten. So stellt die kommerzielle bzw. gewerbliche Nutzung von „Open Benno“ bspw. einen Verstoß gegen die Softwarelizenz dar, unter der die Benno MailArchiv WebApp zur Verfügung steht. Alle Unterschiede zwischen Open Benno MailArchiv („Open Benno“)  und Benno MailArchiv sind hier ausführlich beschrieben.

  • q-iconWarum ist (Open) Benno MailArchiv quelloffen?

    Wir sind zutiefst davon überzeugt, dass Software in einem offenen Umfeld besser gedeiht und eine höhere Qualität erreicht, als geschlossene Software, wo der Anwender auf Gedeih und Verderb auf die Versprechungen des Herstellers angewiesen ist. Die Offenheit führt zu einer Reihe von Vorteilen für den Anwender:

    1. Die Software ist jederzeit unabhängig vom Hersteller durch Dritte prüfbar.
    2. E-Mail-Archivierung bewirkt die Entstehung von Langzeit-Datensilos. Damit daraus keine Datenfriedhöfe werden, ist absolute Offenheit eine wichtige Voraussetzung.
    3. Der Anwender befindet sich zu keinem Zeitpunkt in einem „Vendor lock-in“, d.h. der Anwender hat die Sicherheit, dass ein Wechsel zu einem anderen E-Mail-Archivierungssystem jederzeit auf einfachste Weise möglich ist (sollte dies vom Anwender gewünscht sein).
    4. Für den „worst case“ steht mit Open Benno MailArchiv eine datenkompatible Softwareversion zur Verfügung. Datenfriedhöfe sind ihrer Natur nach damit grundsätzlich ausgeschlossen. Außerdem ist so sichergestellt, dass im Notfall alle archivierten E-Mails vollständig anbieter- und technologie-unabhängig les- und nutzbar sind. Jederzeit.
  • q-iconKann zwischen Open Benno MailArchiv und Benno MailArchiv gewechselt werden?

    Ja. Die beiden Version sind und bleiben dauerhaft datenkompatibel. Ein Wechsel ist in beide Richtungen möglich. Es ist zu beachten, dass eine gesetzeskonforme Archivierung der handels- und steuerrechtlichen E-Mails mit Open Benno nicht nur lizenzrechtlich nicht möglich, sondern grundsätzlich ausgeschlossen ist.