FAQ

Wie schnell darf die Mailarchivierung für Sie sein?
Reichen 3.500 E-Mails pro Minute und 1,5 TB Datendurchsatz pro Tag?

FAQ – Häufig gestellte Fragen


Systemvoraussetzungen

  • Betrieb auf Hardware oder virtualisiert möglich (VMware, Proxmox, KVM, XEN, HyperV, …)
  • CPU und RAM:
    • bis ca. 100 Mailboxen: 1 CPU Kern; 2-4 GB RAM
    • bis ca. 500 Mailboxen: 1-2 CPU Kerne; 4-8 GB RAM
    • bis ca. 1.000 Mailboxen: 2 CPU Kerne; 8-16 GB RAM
    • bis ca. 5.000 Mailboxen: 2-4 CPU Kerne; 16-32 GB RAM
  • Massenspeicher:
    • Betriebssystem und Suchindex: SSDs
    • Archivspeicherplatz: langsame Festplatten, NAS-Systeme, … (Größe nach Bedarf)
    • Enterprise Edition & Hosting Edition: Amazon S3 und kompatible Speichersysteme als Storage möglich

  • Leistungsfähigkeit einer Serverinstanz: Es sind max. ca. 2.500 Mandanten mit (theoretisch) beliebiger Mailboxanzahl je Instanz abbildbar
  • alle Mails werden gzip-komprimiert (und optional AES-256 verschlüsselt) gespeichert
    • gute Kompressionsraten werden bei Text und HTML erreicht
    • JPEG-Fotos, MPEG-Filme bzw. andere vorkomprimierte Formate (Attachments) erreichen entsprechend schlechtere Kompressionsraten
  • Die Größe des Suchindex beträgt ca. 8-12% der Größe des Archivs

Kompatibilität

Ja, Benno MailArchiv ist faktisch mit allen Mail- und Groupwarelösungen kompatibel. Da Benno MailArchiv offene Standards und offene Schnittstellen nutzt und unterstützt, ist die Anbindung an unterschiedlichste Maillösungen einfach zu implementieren.

Um E-Mails von MS Exchange zu archivieren, muss auf dem Exchange Server die Funktionalität „Journaling Mailbox“ konfiguriert werden. Diese sammelt (je nach Konfiguration) alle ein- und ausgehenden sowie intern versendete E-Mails in einer Sammelmailbox, der sog. „Journaling Mailbox“. Benno MailArchiv holt alle zu archivierenden E-Mails über den Benno Exchange Connector aus der Journaling Mailbox ab und archiviert sie automatisch.

Selbstverständlich unterstützt Benno MailArchiv Exchange Online Postfächer (bzw. Office 365).
Um E-Mails von aus Exchange Online Postfächern zu archivieren, muss im Exchange Admin Bereich kundenseitig die Funktionalität „Journaling Mailbox“ konfiguriert werden. Diese sammelt (je nach Konfiguration) alle ein- und ausgehenden sowie intern versendete E-Mails in einer Sammelmailbox, der sog. „Journaling Mailbox“. Benno MailArchiv holt alle zu archivierenden E-Mails über den Benno Exchange Connector aus der Journaling Mailbox ab und archiviert sie automatisch.

Die Journaling Mailbox, die kundenseitig in Exchange Online eingerichtet werden muss, darf nach den Microsoft AGB keine Exchange Online Mailbox sein. D.h.: Es ist eine Mailbox außerhalb von Exchange Online einzurichten, die als Journalpostfach verwendet wird.

Allen Kunden von Benno Cloud Enterprise für Office 365 / Exchange Online stellen wir eine kundenspezifische Journal Mailbox kostenlos zur Verfügung.

Auch wenn Exchange Online eine integrierte Mailarchivierung anbietet, ist Benno MailArchiv die optimale Ergänzung für Office 365 / Exchange Online, denn Benno MailArchiv bietet mehr, als das reine Wegschließen der Mails: Durch die integrierte Volltextsuche kann jede beliebige Mail in Sekunden gefunden und angezeigt werden.


Funktionsweise

Ja, Benno MailArchiv ist faktisch mit allen Mail- und Groupwarelösungen kompatibel. Da Benno MailArchiv offene Standards und offene Schnittstellen nutzt und unterstützt, ist die Anbindung an unterschiedlichste Maillösungen einfach zu implementieren.

Um E-Mails von MS Exchange zu archivieren, muss auf dem Exchange Server die Funktionalität „Journaling Mailbox“ konfiguriert werden. Diese sammelt (je nach Konfiguration) alle ein- und ausgehenden sowie intern versendete E-Mails in einer Sammelmailbox, der sog. „Journaling Mailbox“. Benno MailArchiv holt alle zu archivierenden E-Mails über den Benno Exchange Connector aus der Journaling Mailbox ab und archiviert sie automatisch.

Selbstverständlich unterstützt Benno MailArchiv Exchange Online Postfächer (bzw. Office 365).
Um E-Mails von aus Exchange Online Postfächern zu archivieren, muss im Exchange Admin Bereich kundenseitig die Funktionalität „Journaling Mailbox“ konfiguriert werden. Diese sammelt (je nach Konfiguration) alle ein- und ausgehenden sowie intern versendete E-Mails in einer Sammelmailbox, der sog. „Journaling Mailbox“. Benno MailArchiv holt alle zu archivierenden E-Mails über den Benno Exchange Connector aus der Journaling Mailbox ab und archiviert sie automatisch.

Die Journaling Mailbox, die kundenseitig in Exchange Online eingerichtet werden muss, darf nach den Microsoft AGB keine Exchange Online Mailbox sein. D.h.: Es ist eine Mailbox außerhalb von Exchange Online einzurichten, die als Journalpostfach verwendet wird.

Allen Kunden von Benno Cloud Enterprise für Office 365 / Exchange Online stellen wir eine kundenspezifische Journal Mailbox kostenlos zur Verfügung.

Exchange Online bietet zwar eine einfache Mailarchivierungsfunktion an, aber Benno MailArchiv die optimale Ergänzung für Office 365 / Exchange Online, denn Benno MailArchiv / Benno Cloud bietet mehr, als das reine Wegschließen der Mails: Durch die integrierte Volltextsuche kann jede beliebige Mail in Sekunden gefunden und angezeigt werden.


E-Mail-Suche und Recherche

Die vielfältigen Suchmöglichkeiten von Benno MailArchiv haben wir in dem Tutorial „E-Mails schnell und einfach finden mit Benno MailArchiv 2.0“ zusammengefasst.

Das Tutorial kann hier heruntergeladen werden.

Selbstverständlich. Allerdings liegt die ausführliche Dokumentation zur Syntax aktuell nur in englischer Sprache vor.

Wir verwenden Apache Lucene für die Indexierung bzw. das Suchbar machen der E-Mails. Apache Lucene wird bspw. auch von Wikipedia für das Indexieren und Suchen von Wiki-Beiträgen verwendet.

Eine ausführliche Dokumentation zur Syntax von Lucene (und damit Benno MailArchiv) findet sich an dieser Stelle:
http://lucene.apache.org/core/3_5_0/queryparsersyntax.html

Eine deutsche Syntaxbeschreibung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) findet sich hier:
http://www.fh-wedel.de/~si/seminare/ws02/Ausarbeitung/e.lucene/2.html


Administration und Rechtemanagement

Benno MailArchiv verfügt ebenso über einen AD-Connector wie über einen LDAP-Connector. Beides ist im Lizenzumfang enthalten.


Compliance und rechtliche Aspekte

Benno MailArchiv erfüllt die Anforderungen der GoBD. (Die GoBD ersetzt die bis Ende 2014 geltende GDPdU sowie die GoBS).

Der Einsatz von Benno MailArchiv als Softwarelösung für die Mailarchivierung alleine führt jedoch i.d.R. nicht automatisch und nicht zwangsläufig auch zu einer GoBD-konformen Mailarchivierung: Gemäß GoBD besteht seitens des Steuerpflichtigen die Pflicht, eine Verfahrensdokumentation über die Archivierung der steuer- und handelsrechtlich relevanten E-Mails zu erstellen. In dieser sind neben den technischen Zusammenhängen außerdem auch die organisatorischen Aspekte der Mailarchivierung zu beschreiben.

Merke: Eine E-Mail-Archivierungslösung (Software) alleine ist niemals geeignet, eine GoBD-konforme Mailarchivierung zu errichten. Es bedarf grundsätzlich immer auch der Dokumentation des Anwendungsumfeldes, in der die Mailarchivierung stattfindet.

Merke: Auch das Vorhandensein eines etwaigen Zerifikats oder Testats, dass die Software angeblich GoBD-konform sei, führt nicht zu einer GoBD-konformen Mailarchivierung, da sie (so der Wortlaut der GoBD) “gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung” entfalten (siehe GoBD, Kapitel 12 (Zertifizierung und Software-Testate), Absatz 181). Sie sind rechtlich unwirksam und bestenfalls irreführende Marketingsprechblasen.

Weitere Einzelheiten hierzu sind im Abschnitt “Wie wird die rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD sichergestellt?” erklärt.

Benno MailArchiv verfügt auf technischer Ebene zunächst über die Eigenschaft, dass über jede archivierte E-Mail eine SHA-256 Prüfsumme erzeugt und journalisiert wird. Anhand der Prüfsummeninformation kann die Konsistenz jeder einzelnen E-Mail oder auch des gesamten Archivs jederzeit geprüft und festgestellt werden.

Die Authentizität einer E-Mail wird in der WebApp bei jeder angezeigten E-Mail on the fly überprüft und das Ergebnis in Form eines grünen Hinweis- oder roten Warndreiecks angezeigt.

Um die rechtssichere E-Mail-Archivierung zu erreichen, ist neben der reinen Software zur E-Mail-Archivierung jedoch auch „Orgware“ erforderlich. GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ist alleine durch technische Komponenten nicht realisierbar, sondern muss zwingend von organisatorischen Maßnahmen flankiert werden. Daher ist nach der technischen Implementierung von Benno MailArchiv eine geeignete Verfahrensdokumentation zur Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens zu erstellen. In ihr müssen alle wesentlichen Aspekte der Installation beschrieben und dokumentiert werden. (Siehe dazu auch den Abschnitt “Ist Benno MailArchiv GoBD-konform?”).

Soweit wir mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation beauftragt werden, lehnen wir uns bei der Erstellung an einschlägige Empfehlungen und Prüfungs- und Zertifizierungsstandards verschiedener Verbände sowie dem Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) an, so dass die unabhängige Prüfbarkeit der Benno MailArchiv-Installation anhand der Verfahrensdokumentation zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist.

Weiterführende Informationen zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung und zum Thema Verfahrensdokumentation finden Sie hier in diesem White Paper.

Wirkliche Duplikate, d.h. byte-identische E-Mails, werden von Benno MailArchiv gar nicht erst angenommen und so auch im Journal protokolliert. Damit sind die meisten Fälle, wie bspw. Cc und Bcc Mails, abgedeckt, sofern der zuleitende Mailserver richtig konfiguriert ist.

Eine heuristische Duplikatssuche wäre dagegen problematisch, da sie nicht transparent für den Benutzer ist und darüber hinaus eine potenzielle Fehlerquelle darstellt.
Der Grundsatz lautet: „Lieber zu viel als zu wenig archivieren“.

Es werden keinerlei Daten automatisch nach 10 Jahren gelöscht.

Nach aktueller Rechtslage können E-Mails aus handelsrechtlicher bzw. steuerrechtlicher Sicht nach 6 bzw. 10 Jahren gelöscht werden. Ein automatisches Löschen findet nicht statt.

Benno MailArchiv verwaltet die archivierten E-Mails in Archivbereichen mit konfigurierbarer zeitlicher Aufteilung (bspw. monatlich, quartalsweise, jährlich usw.). E-Mails können von Administratoren entsprechend abgelaufener Fristen und je Zeitabschnitt aus dem Archiv entfernt werden.

Aus dem Blickwinkel der Compliance betrachtet, kann jedoch die „ewige“ Ablage von E-Mails sinnvoller sein, als das Löschen nach Ablauf von Fristen: wenngleich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen das Vernichten von Informationen nach deren Ablauf gestatten, kann es aus Gründen der Nachvollziehbarkeit, Dokumentiertheit, Verantwortungsklärung usw. sinnvoll oder notwendig sein, die E-Mails nicht zu löschen.

In diesem Zusammenhang sind uns Complianceanforderungen von Kunden bekannt, die sogar Spam archivieren, um definitiv und garantiert beweissicher nachzuvollziehen, wann welche E-Mail angekommen ist bzw. auszuschließen, dass irgendeine E-Mail nicht vorhanden oder auffindbar ist.
Regelungen dieser Art stehen in Zusammenhang mit der eigenen Unternehmenspolitik und vorhandenen Complianceanforderungen im Sinne von Corporate Governance.

Inwieweit hier Aspekte des Datenschutzes berührt werden (DSGVO) und etwaige abweichende Maßnahmen erforderlich sind, ist vom Steuerpflichtigen verantwortlich zu prüfen. Benno MailArchiv stellt hier keine Barriere dar sondern erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.

Bei Benno Cloud werden E-Mails (im Gegensatz zu Benno Cloud Enterprise (und Benno Cloud Enterprise für Office 365/Exchange Online) per IMAP aus den einzelnen Mailboxen abgerufen.

Der Abruf der Mails erfolgt dabei zeitgesteuert bzw. intervallweise. Bedingt dadurch können neue E-Mails zwischen zwei Abrufintervallen ankommen und gelöscht werden.

Treffen neue E-Mails zwischen zwei Abrufintervallen ein und werden diese außerdem gelöscht, sind sie beim nächsten Abrufintervall nicht mehr da und folglich auch nicht archivierbar. Das Archiv wäre dann (im Sinne der GoBD, die definiert, dass alle handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails zu archivieren sind) nicht vollständig.

Leider beschreiben die GoBD (Stand der Erstellung dieser Information) nicht, wie Steuerpflichtige bzgl. E-Mail-Archivierung bei der Nutzung von IMAP-Postfächern praktisch verfahren könnten oder sollten.

Die Archivierung von E-Mails basierend auf dem Abruf einzelner IMAP-Mailboxen ist (rein technisch gesehen) einfach und robust zu realisieren. In Bezug auf die GoBD ist dieses Vorgehen jedoch problematisch, da mindestens die beiden GoBD-Anforderungen Zeitgerechtheit und Vollständigkeit der Archivierung unserer Auffassung nach nicht in geeigneter Form und plausibel nachvollziehbar umgesetzt werden können.

Gemäß GoBD müssen alle relevanten Mails den Ordnungsmäßigkeitskriterien der GoBD entsprechend archiviert werden. Da der zeitgesteuerte Abruf von einzelnen IMAP-Postfächern seiner Natur nach ermöglicht, Mails vor der Archivierung zu löschen, halten wir es für unwahrscheinlich, dass die Finanzverwaltung dieses Verfahren für eine GoBD-konforme Archivierung von E-Mails akzeptiert.

Bitte stimmen Sie im Fall des Falles eigenverantwortlich mit Ihrem Steuerberater und/oder Ihrem zuständigen Finanzamt ab, ob eine E-Mail-Archivierung unter den Bedingungen, wie sie mit Benno Cloud angeboten wird, als GoBD-konforme Mailarchivierung akzeptiert wird.

Wir übernehmen unsererseits keine Gewähr oder Verantwortung dafür, ob die Finanzverwaltung den Einsatz von Benno Cloud für die GoBD-konforme Archivierung von handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails anerkennt.

Sofern Sie als steuerpflichtige/r Gewerbetreibende/r bzw. Unternehmen im Sinne der GoBD archivierungspflichtig sind, müssen Sie Ihre relevanten Mails gemäß GoBD archivieren. Technisch ist das mit Benno Cloud möglich, wenngleich die Archivierung auf diesem Wege unserer Auffassung nach nicht GoBD-konform umzusetzen ist.

Daher nochmals und abschließend unser Rat, dies auf Ihre eigene Verantwortung mit dem für Sie zuständigen Finanzamt zu klären.

Die Archivierung von E-Mails mit Benno Cloud Enterprise (für Office 365/Exchange Online) kann GoBD-konform erfolgen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt werden.

Damit eine E-Mail-Archivierung von der Finanzverwaltung überhaupt als GoBD-konform eingestuft werden kann, ist es nach unseren Informationen erforderlich, das Verfahren der Mailarchivierung, also alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, Details und Einflussfaktoren, also den „Prozess“ der Mailarchivierung sowie dessen Anwendungsumfeld, in geeigneter Form zu dokumentieren.

Die Pflicht zur Dokumentation (konkret: zur Erstellung einer geeigneten Verfahrensdokumentation) ergibt sich aus den GoBD (siehe ebenda). Verantwortlich für die Umsetzung ist der Steuerpflichtige (also der Nutzer und Kunde von Benno Cloud Enterprise) sowie der Betreiber der Mailarchivierung (also wir, im Fall von Benno Cloud Enterprise).

Über den durch uns verantworteten Verfahrensteil der Mailarchivierung unserer Benno Cloud Enterprise Kunden (also: Betrieb und Vorhaltung des Mailarchivs) haben wir eine einschlägige Verfahrensdokumentation für die E-Mail-Archivierung erstellt. Diese stellen wir unseren Benno Cloud Enterprise Kunden im Zuge derer Dokumentationspflichten zur Verfügung.

Der kundenseitige Verfahrensteil der Mailarchivierung (z.B. die Sicherstellung, dass alle im Sinne der GoBD handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails tatsächlich in die Mailarchivierung gelangen) ist ebenso dokumentationspflichtig. Auf diesen Verfahrensteil haben wir unsererseits keinerlei Einfluss. Die Verantwortung für den kundenseitigen Verfahrensteil liegt ausschließlich und alleine beim jeweiligen Benno Cloud Enterprise Kunden. Die Verfahrensdokumentation über diesen Verfahrensteil muss daher vom Kunden eigenverantwortlich erstellt werden, um so eine insgesamt GoBD-konforme Mailarchivierung zu implementieren.

Weitergehende Hinweise finden sich in den GoBD sowie unserem White Paper zu den rechtlichen Aspekten der E-Mail-Archivierung.


Fragen zu Open Benno MailArchiv

Open Benno MailArchiv ist die Commuity-Edition von Benno MailArchiv. Open Benno MailArchiv (kurz „Open Benno“) kann im privaten Umfeld kostenlos eingesetzt werden. Der Sourcecode von „Open Benno“ steht im Internet zum Download zur Verfügung. Open Benno unterscheidet sich in verschiedenen Punkten von Benno MailArchiv (siehe nächste Frage).

Benno MailArchiv ist die hersteller-gepflegte und gewartete Software für den Einsatz in Unternehmen und Einrichtungen jeder Art.

Benno MailArchiv steht auf der Basis einer kostenpflichtigen Software Maintenance Subskription zur Verfügung. Diese Subskription sichert die Produktpflege, Weiterentwicklung und die Möglichkeit zur Inanspruchnahme von Support durch uns als Hersteller ab.

Benno MailArchiv und „Open Benno“ unterscheiden sich darüber hinaus in einigen technischen und rechtlichen Punkten: So stellt die kommerzielle bzw. gewerbliche Nutzung von „Open Benno“ bspw. einen Verstoß gegen die Softwarelizenz dar, unter der die Benno MailArchiv WebApp zur Verfügung steht.

Open Benno MailArchiv („Open Benno“) und Benno MailArchiv unterscheiden sich in folgenden Punkten von einander:

  • es ist kein Lizenzkey erforderlich
  • es gibt keine Benutzerberechtigungen (jeder User kann alle E-Mails einsehen)
  • die Auslieferung des Pakets benno-rest erfolgt als Binärpaket
  • es gibt keine Performanceoptimierungen bei der Suche

Wir sind zutiefst davon überzeugt, dass Software in einem offenen Umfeld besser gedeiht und eine höhere Qualität erreicht, als geschlossene Software, wo der Anwender auf Gedeih und Verderb auf die Versprechungen des Herstellers angewiesen ist. Die Offenheit führt zu einer Reihe von Vorteilen für den Anwender:

  1. Die Software ist jederzeit unabhängig vom Hersteller durch Dritte prüfbar.
  2. E-Mail-Archivierung bewirkt die Entstehung von Langzeit-Datensilos. Damit daraus keine Datenfriedhöfe werden, ist absolute Offenheit eine wichtige Voraussetzung.
  3. Der Anwender befindet sich zu keinem Zeitpunkt in einem „Vendor lock-in“, d.h. der Anwender hat die Sicherheit, dass ein Wechsel zu einem anderen E-Mail-Archivierungssystem jederzeit auf einfachste Weise möglich ist (sollte dies vom Anwender gewünscht sein).
  4. Für den „worst case“ steht mit Open Benno MailArchiv eine zu 100% datenkompatible Softwareversion zur Verfügung. Datenfriedhöfe sind ihrer Natur nach damit grundsätzlich ausgeschlossen. Außerdem ist so sichergestellt, dass im Notfall alle archivierten E-Mails vollständig anbieter- und technologie-unabhängig les- und nutzbar sind. Jederzeit.

Ja. Die beiden Version sind und bleiben dauerhaft datenkompatibel. Ein Wechsel ist in beide Richtungen möglich. Es ist zu beachten, dass eine GoBD-konforme Archivierung der handels- und steuerrechtlichen E-Mails mit Open Benno nicht nur lizenzrechtlich nicht möglich, sondern grundsätzlich ausgeschlossen ist.