Nos réponses en un coup d'œil
Benno MailArchiv – Foire aux questions
Configuration système requise
- Exploitation sur du matériel ou virtualisée possible (VMware, Proxmox, KVM, XEN, HyperV, …)
- Exploitation dans des conteneurs (par exemple Docker) possible
- Processeur et mémoire vive :
- jusqu'à env. 100 boîtes aux lettres : 1 cœur de processeur ; 2-4 Go de RAM
- jusqu'à env. 500 boîtes aux lettres : 1-2 cœurs de processeur ; 4-8 Go de RAM
- jusqu'à env. 1 000 boîtes aux lettres : 2 cœurs de processeur ; 8-16 Go de RAM
- jusqu'à env. 5 000 boîtes aux lettres : 2-4 cœurs de processeur ; 16-32 Go de RAM
- Stockage de masse :
- Système d'exploitation et index de recherche : SSD
- Espace de stockage d'archives : disques durs lents, systèmes NAS, … (taille selon les besoins)
- Édition Entreprise et Édition Hébergement : Amazon S3 et systèmes de stockage compatibles en tant que stockage possible
- Performances d'une instance de serveur : il est possible de configurer environ 2 500 locataires avec (théoriquement) un nombre quelconque de boîtes aux lettres par instance
- Tous les courriels sont stockés compressés avec gzip (et éventuellement chiffrés avec AES-256)
- Taux de compression élevés pour les textes et les documents HTML
- Les photos JPEG, les films MPEG ou autres formats précompressés (pièces jointes) atteignent des taux de compression plus faibles
- La taille de l'index de recherche est d'environ environ 8 à 12 % de la taille de l'archive
Compatibilité et fonctionnement
Oui, Benno MailArchiv est en pratique compatible avec toutes les solutions de messagerie et de groupware. Benno MailArchiv utilise et prend en charge des standards ouverts et des interfaces ouvertes, ce qui permet une intégration simple avec diverses solutions de messagerie.
Pour archiver les e-mails de MS Exchange, la fonctionnalité « Journaling Mailbox » doit être configurée sur le serveur Exchange. Celle-ci collecte (selon la configuration) tous les e-mails entrants et sortants ainsi que ceux envoyés en interne dans une boîte aux lettres collective, la soi-disant « Journaling Mailbox ». Benno MailArchiv récupère tous les e-mails à archiver via le Benno Exchange Connector à partir de la Journaling Mailbox et les archive automatiquement.
Bien entendu, Benno MailArchiv prend en charge les boîtes aux lettres Exchange Online (ou Microsoft 365).
La Journaling Mailbox, qui doit être configurée côté client dans Exchange Online, ne peut pas être une boîte aux lettres Exchange Online selon les conditions générales de Microsoft. C'est-à-dire : il faut configurer une boîte aux lettres en dehors de Exchange Online qui sera utilisée comme boîte aux lettres de journalisation.
Nous mettons gratuitement à la disposition de tous les clients de Benno Cloud Enterprise pour Office 365 / Exchange Online une boîte aux lettres de journal spécifique au client.
Exchange Online propose une fonction d'archivage de messagerie simple. Benno MailArchiv est cependant le complément optimal pour Office 365 / Exchange Online, car Benno MailArchiv / Benno Cloud offre plus que le simple stockage des e-mails : grâce à la recherche en texte intégral intégrée, n'importe quel e-mail peut être trouvé et affiché en quelques secondes.
Recherche et investigation de messagerie
Nous avons résumé les multiples possibilités de recherche de Benno MailArchiv dans le tutoriel « Trouver des e-mails rapidement et facilement avec Benno MailArchiv 2.0 ».
Le tutoriel peut être téléchargé ici.
Bien sûr. Cependant, la documentation détaillée sur la syntaxe n'est actuellement disponible qu'en anglais.
Nous utilisons Apache Lucene pour l'indexation et la recherche d'e-mails. Apache Lucene est également utilisé par exemple par Wikipedia pour indexer et rechercher des contributions Wiki.
Une documentation détaillée sur la syntaxe de Lucene (et donc de Benno MailArchiv) se trouve à cet endroit :
http://lucene.apache.org/core/3_5_0/queryparsersyntax.html
Une description de la syntaxe allemande (sans prétention d'exhaustivité) se trouve ici :
http://www.fh-wedel.de/~si/seminare/ws02/Ausarbeitung/e.lucene/2.html
Administration et gestion des droits
Benno MailArchiv dispose d'un connecteur AD ainsi que d'un connecteur LDAP. Les deux sont inclus dans la licence.
Conformité et aspects juridiques
Benno MailArchiv répond aux exigences de la GoBD. (La GoBD remplace la GDPdU et la GoBS applicables jusqu'à fin 2014.)
L'utilisation de Benno MailArchiv en tant que solution logicielle pour l'archivage de messagerie seule ne conduit cependant généralement pas automatiquement et nécessairement à un archivage de messagerie conforme à la GoBD : Conformément à la GoBD, le contribuable a l'obligation de créer une documentation de procédure sur l'archivage des e-mails pertinents sur le plan fiscal et commercial. Dans ce contexte, outre les relations techniques, les aspects organisationnels de l'archivage de messagerie doivent également être décrits.
Remarque : Une solution d'archivage de messagerie (logiciel) seule n'est jamais appropriée pour établir un archivage de messagerie conforme à la GoBD. Il est fondamentalement toujours nécessaire de documenter l'environnement d'application dans lequel l'archivage de messagerie a lieu.
Remarque : La présence d'un certificat ou d'un testate qui prétend que le logiciel est conforme à la GoBD ne conduit pas à une archivage de mail conforme à la GoBD, car (selon les termes de la GoBD) « il n'a aucune force contraignante vis-à-vis de l'administration fiscale » (voir GoBD, chapitre 12 (certification et attestations de logiciel), paragraphe 181). Ils sont juridiquement inefficaces et au mieux des bulles de marketing trompeuses.
De plus amples détails à ce sujet sont expliqués dans la section « Comment l'archivage sécurisé des courriels est-il assuré conformément à la GoBD ? ».
Benno MailArchiv dispose d'abord au niveau technique de la propriété que pour chaque courriel archivé, une somme de contrôle SHA-256 est générée et journalisée. Sur la base des informations de somme de contrôle, la cohérence de chaque courriel ou de l'ensemble de l'archive peut être vérifiée et constatée à tout moment.
L'authenticité d'un e-mail est vérifiée à la volée dans la WebApp pour chaque e-mail affiché et le résultat est affiché sous la forme d'un triangle d'avertissement vert ou rouge.
Pour atteindre l'archivage des e-mails juridiquement sûr, outre le simple logiciel d'archivage des e-mails, «l'Orgware» est également requis. L'archivage des e-mails conforme à GoBD n'est pas réalisable uniquement avec des composants techniques, mais doit impérativement être accompagné de mesures organisationnelles. Par conséquent, après la mise en œuvre technique de Benno MailArchiv, une documentation de procédure appropriée doit être créée pour documenter la régularité de la procédure. Tous les aspects essentiels de l'installation doivent y être décrits et documentés. (Voir également à ce sujet la section «Benno MailArchiv est-il conforme à GoBD ?»).
Dans la mesure où nous sommes chargés de créer la documentation de procédure, nous nous appuyons sur des recommandations pertinentes et des normes d'audit et de certification de diverses associations ainsi que de l'Institut des commissaires aux comptes en Allemagne e.V. (IDW), de sorte que la vérifiabilité indépendante de l'installation de Benno MailArchiv est garantie à tout moment sur la base de la documentation de procédure.
Vous trouverez des informations complémentaires sur l'archivage des courriels conforme aux dispositions légales et sur le thème de la documentation de procédure ici dans ce livre blanc.
Les véritables doublons, c'est-à-dire les courriels identiques au niveau des octets, ne sont pas acceptés par Benno MailArchiv et sont donc également enregistrés dans le journal. Cela couvre la plupart des cas, comme par exemple les courriels en copie (Cc) et en copie cachée (Bcc), à condition que le serveur de messagerie en amont soit correctement configuré.
Une recherche de doublons heuristique serait par contre problématique, car elle n'est pas transparente pour l'utilisateur et représente en outre une source potentielle d'erreurs.
Le principe est : « Mieux vaut trop que trop peu archiver ».
Aucune donnée n'est supprimée automatiquement après 10 ans.
Selon la législation actuelle, les e-mails peuvent être supprimés après 6 ou 10 ans respectivement, selon les règles du droit commercial ou fiscal. Une suppression automatique n'a pas lieu.
Benno MailArchiv gère les e-mails archivés dans des zones d'archivage avec une répartition temporelle configurable (par exemple mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc.). Les e-mails peuvent être supprimés par les administrateurs conformément aux délais expirés et par période de temps de l'archive.
D'un point de vue de la conformité, toutefois, le stockage «éternel» des courriels peut être plus judicieux que leur suppression après expiration des délais : bien que les délais de conservation légaux autorisent la destruction des informations après leur expiration, il peut être utile ou nécessaire, pour des raisons de traçabilité, de documentation, de clarification des responsabilités, etc., de ne pas supprimer les courriels.
Dans ce contexte, nous connaissons les exigences de conformité des clients qui archivent même les spams pour suivre de manière définitive et garantie quand quel courriel est arrivé ou pour exclure qu'un courriel quelconque n'est pas présent ou n'est pas trouvable.
Les réglementations de ce type sont liées à la politique d'entreprise propre et aux exigences de conformité existantes au sens de la gouvernance d'entreprise.
Dans quelle mesure les aspects de protection des données sont concernés (RGPD) et si des mesures divergentes sont nécessaires, il incombe au contribuable responsable de vérifier. Benno MailArchiv ne constitue pas une barrière ici, mais répond aux exigences légales.
Non. Cela serait techniquement possible sans problème, mais ne serait pas conforme aux GoBD. Nous proposons volontiers aux utilisateurs de ces boîtes aux lettres de migrer vers LWsystems Cloud . Dans LWsystems Cloud, vous pouvez utiliser la solution de groupware Zimbra et choisir entre des boîtes aux lettres de taille arbitraire – depuis les boîtes aux lettres IMAP simples avec Web-Mail jusqu'aux boîtes aux lettres de groupware complètes. Vous pouvez naturellement utiliser celles-ci également avec Microsoft Outlook.
Vous trouverez plus de détails sur les boîtes aux lettres Zimbra hébergées ici.
Questions sur Open Benno MailArchiv
Open Benno MailArchiv est l'édition communautaire de Benno MailArchiv. Open Benno MailArchiv (en abrégé « Open Benno ») peut être utilisé gratuitement dans un environnement privé. Le code source d'« Open Benno » est disponible en téléchargement sur Internet. Open Benno diffère de Benno MailArchiv sur plusieurs points (voir question suivante).
Benno MailArchiv est le logiciel entretenu et mis à jour par le fabricant pour une utilisation dans les entreprises et les établissements de toutes sortes.
Benno MailArchiv est disponible sur la base d'une souscription de maintenance logicielle payante. Cette souscription assure la maintenance du produit, le développement ultérieur et la possibilité de bénéficier d'un support de notre part en tant que fabricant.
Benno MailArchiv et « Open Benno » diffèrent en outre sur certains points techniques et juridiques : ainsi, l'utilisation commerciale de « Open Benno » constitue par exemple une violation de la licence logicielle sous laquelle l'application Web Benno MailArchiv est mise à disposition.
Open Benno MailArchiv (« Open Benno ») et Benno MailArchiv diffèrent sur les points suivants :
- aucune clé de licence n'est requise
- il n'y a pas d'autorisations d'utilisateur (chaque utilisateur peut voir tous les e-mails)
- la livraison du paquet benno-rest se fait sous forme de paquet binaire
- il n'y a pas d'optimisation des performances lors de la recherche
Nous sommes profondément convaincus que les logiciels dans un environnement ouvert prospèrent mieux et atteignent une qualité supérieure à celle des logiciels fermés, où l'utilisateur est à la merci des promesses du fabricant. L'ouverture conduit à une série d'avantages pour l'utilisateur :
- Le logiciel est à tout moment vérifiable par des tiers, indépendamment du fabricant.
- L'archivage des courriels entraîne la création de silos de données à long terme. Pour éviter que cela ne devienne des cimetières de données, une ouverture absolue est une condition préalable importante.
- L'utilisateur ne se trouve à aucun moment dans une « Vendor lock-in », c'est-à-dire que l'utilisateur a la sécurité qu'un changement vers un autre système d'archivage de courriels est possible à tout moment de la manière la plus simple (si cela est souhaité par l'utilisateur).
- Pour le « pire cas », une version logicielle compatible à 100 % est disponible avec Open Benno MailArchiv. Les cimetières de données sont par nature exclus de manière générale. De plus, cela garantit qu'en cas d'urgence, tous les courriels archivés sont entièrement lisibles et utilisables de manière indépendante de l'offreur et de la technologie. À tout moment.
Oui. Les deux versions sont et restent durablement compatibles en termes de données. Un changement est possible dans les deux sens. Il est à noter qu'une archive conforme GoBD des courriels commerciaux et fiscaux avec Open Benno n'est pas seulement impossible en vertu du droit des licences, mais est en principe exclue.