"Os usuários do Benno MailArchiv trabalham de forma mais eficiente!" Entrevista com Ansgar Licher sobre arquivamento de e-mail, regulamentações legais, proteção de dados e aumento de eficiência nas empresas

A prática empresarial mostra que o e-mail é o principal meio de comunicação para as empresas e continuará a ser num futuro próximo. Empresários, CEOs e decisores de TI enfrentam cada vez mais o desafio de capturar sistematicamente a enxurrada de dados diferentes resultantes do uso do e-mail.
No entanto, não é apenas a captura, arquivamento e gerenciamento eficientes das grandes quantidades de dados que são importantes. As condições legais também tornam o arquivamento de e-mails obrigatório.
Os e-mails relevantes para os processos de negócios devem ser armazenados de acordo com os prazos legais, que podem chegar a até 10 anos. A questão da proteção de dados também afeta o arquivamento de e-mails.
Mais um motivo para a Medienweite GmbH & Co. KG de Osnabrück examinar mais de perto o mercado de soluções de software de arquivamento de e-mail. Um entrevista com o Engenheiro Ansgar Licher, CEO da LWsystems GmbH & Co. KG de Bad Iburg, foi útil nesse sentido.
Com a solução de arquivamento de e-mail Benno MailArchiv, a empresa desenvolveu e implementou com sucesso uma solução que atende às exigências de uma software de arquivamento inovadora e confiável.

Medienweite: Sr. Licher, o senhor desenvolveu com sucesso, há alguns anos, uma solução para arquivamento de e-mails em conformidade com a lei com o Benno MailArchiv. Como na maioria dos segmentos de mercado, também existem várias soluções concorrentes aqui. Quais são as características exclusivas que tornam o Benno MailArchiv tão único?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv é muito mais do que os produtos convencionais para arquivamento de e-mail no mercado. No primeiro passo, naturalmente fazemos o que todos os produtos de arquivamento de e-mail fazem: arquivamos todos os e-mails desejados de forma segura e cuidadosa. Por outro lado, oferecemos aos clientes alguns potenciais de valor agregado exclusivos. Nosso objetivo é tornar a vida dos clientes com todos os seus muitos e-mails mais fácil dia após dia. Clientes que utilizam o Benno MailArchiv trabalham de forma mais eficiente e economizam muito tempo e dinheiro.

Medienweite: Você pode nos dar uma visão geral da estrutura do Benno MailArchiv?

Ansgar Licher: Muito prazer. Em sua essência, nosso arquivamento de e-mail é baseado em três níveis:
No primeiro nível, o Benno MailArchiv indexa e captura todas as informações de e-mail, incluindo as "invisíveis" e todos os anexos.
Na segunda etapa, os e-mails arquivados são armazenados centralmente em um único local. Por assim dizer, em uma única panela. Isso soa incomum no início, mas oferece a vantagem decisiva em relação a outros fornecedores no mercado.
No terceiro nível, as funções de acesso e permissão são mapeadas. Aqui, a empresa decide quais usuários têm acesso a quais e-mails e em que medida. Aqui, o arquivamento de e-mail e a proteção de dados se encontram.

Medienweite: Então, o Benno MailArchiv é capaz de indexar completamente todas as informações, incluindo anexos de um e-mail?

Ansgar Licher: Claro. A chave está, por um lado, na forma como arquivamos os e-mails, mas também no fato de que tornamos cada e-mail no arquivo facilmente pesquisável. Cada e-mail é indexada em texto completo diretamente durante o arquivamento, ou seja, "on the fly". Isso significa que tornamos todas as informações do e-mail pesquisáveis. Indexamos os cabeçalhos técnicos de e-mail (geralmente invisíveis), endereços de e-mail de remetentes e destinatários, a linha de assunto e o texto do e-mail, mas também todos os anexos. Concretamente, extraímos os textos de vários formatos do Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.), OpenOffice, PDF, HTML, etc. Além disso, os arquivos ZIP são descompactados e os respectivos arquivos dentro do arquivo ZIP são indexados.
Essa indexação de texto completo resulta em que possamos encontrar qualquer e-mail, mesmo que o texto procurado esteja, por exemplo, apenas em um arquivo PDF anexado ao e-mail.

Medienweite: E após a indexação …

Ansgar Licher: … entra em vigor a sofisticada sistemática de arquivamento do Benno MailArchiv. Isso vai muito além das possibilidades de outros sistemas de arquivamento de e-mail. Em primeiro lugar, o Benno MailArchiv arquiva os e-mails independentemente das contas de usuário, ou seja, as caixas de correio de um servidor de e-mail ou groupware, como Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Isso significa que os e-mails de Sabine Mustermann não estão em uma seção de arquivo apenas para Sabine Mustermann, mas sim no arquivo geral (do respectivo cliente).
Em outras palavras: todos os e-mails de todos os usuários de um cliente chegam ao Benno MailArchiv em um grande recipiente.

Medienweite: Por que você arquiva todos os e-mails em um recipiente? Isso soa inicialmente um pouco caótico. Quais são as vantagens?

Ansgar Licher: Arquivamos tudo em um grande recipiente, porque assim podemos tornar todas as e-mails ou informações da empresa mais facilmente pesquisáveis. Todas as e-mails são indexadas em texto completo, incluindo anexos, e podem ser pesquisadas de forma rápida e simples. Além disso, as vantagens adicionais deste conceito são claras:

1) Todas as e-mails a serem arquivadas são arquivadas automaticamente. Ninguém precisa se preocupar em arquivar suas e-mails.

2) Não importa para quem a e-mail foi enviada dentro da empresa e também não importa onde o usuário a armazenou em seu cliente de e-mail: ela está no arquivo e pode ser encontrada rapidamente através do índice de texto completo. Em segundos, mesmo com milhões de e-mails.

3) A pesquisa não é mais feita por meio de árvores de pastas (no cliente de e-mail), mas simplesmente pelas informações de conteúdo dos e-mails (palavras de pesquisa, pesquisa de texto completo, ...). Isso economiza muito tempo em comparação com os procedimentos convencionais, pois a pesquisa tradicional sem o Benno MailArchiv ocorre de forma recursiva (por meio da função de pesquisa do cliente de e-mail (por exemplo, Outlook)) ou manualmente (porque o usuário acha que sabe onde está qual e-mail). Infelizmente, muitas pastas de e-mail estão cheias de centenas de e-mails, de modo que ainda é necessário procurar manualmente. Tudo em tudo, um gasto considerável de tempo. Com o Benno MailArchiv, por outro lado, a pesquisa é feita em segundos!

4) O usuário não precisa gastar tempo para arquivar e-mails em uma estrutura de pastas supostamente significativa. O arquivamento diário de e-mails em pastas de arquivo é um grande consumidor de tempo e pode ser eliminado sem substituição.

5) Somente o usuário conhece sua própria estrutura de arquivamento, outros funcionários geralmente têm uma lógica de arquivamento diferente. Ergo: Outros colegas geralmente não encontram e-mails em hierarquias de pastas estranhas.

A tecnologia de pesquisa usada no Benno MailArchiv permite-nos, por exemplo, encontrar e exibir qualquer e-mail em menos de 2 segundos em arquivos com, por exemplo, 1,5 milhão de e-mails. Esse desempenho não tem igual.

Medienweite: Sua argumentação é compreensível. Particularmente a busca rápida impressiona. Como exatamente os usuários que utilizam o Benno MailArchiv economizam tempo e recursos?

Ansgar Licher: A chave para o aumento de eficiência que alcançamos com nossos clientes não está apenas na busca rápida. Concretamente, o usuário com Benno MailArchiv economiza tempo duas vezes: a primeira vez ao arquivar os e-mails e a segunda vez ao buscar.

Medienweite: Pode explicar a eficiência do Benno MailArchiv com um exemplo concreto?

Ansgar Licher: Se considerarmos o mundo atual dos clientes de e-mail, como Outlook, Thunderbird & Co., então descobrimos que os usuários armazenam e gerenciam suas e-mails em árvores de pastas cada vez maiores (com o tempo). Para cada tópico ou projeto, etc., são criadas pastas e, diariamente, as e-mails subjetivamente consideradas importantes são movidas manualmente para as pastas de arquivo

Pastas são criadas e todos os dias as e-mails subjetivamente consideradas importantes são movidas manualmente para as pastas de arquivo.
Que ao ordenar e classificar manualmente as e-mails sejam gerados esforços improdutivos consideráveis, pode ser facilmente ilustrado: Supondo que em uma empresa apenas 25 usuários ordenem diariamente suas e-mails nas pastas de arquivo, e isso represente apenas 5 minutos de esforço por dia e por funcionário, isso já representaria cerca de 42 horas de trabalho improdutivo por mês!

Um esforço de tempo improdutivo semelhante ocorre, conforme a experiência, quando as e-mails precisam ser procuradas manualmente. O que, de forma clássica e apesar de todas as funções de busca, representa um grande esforço manual de busca, é feito com o Benno MailArchiv em segundos.

Medienweite:E como você regula o acesso aos e-mails – ou seja, como você garante que cada um veja apenas o que deve?

Ansgar Licher:Naturalmente, o Benno MailArchiv possui um sistema sofisticado de gerenciamento de permissões. Isso vai muito além das possibilidades de outros sistemas de arquivamento de e-mail. Em primeiro lugar, o Benno MailArchiv arquiva os e-mails independentemente das contas de usuário, ou seja, das caixas de correio de um servidor de e-mail ou groupware, como Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Isso significa que os e-mails de Sabine Mustermann não estão em uma seção de arquivo exclusiva para Sabine Mustermann, mas sim no arquivo geral (do respectivo cliente) – no grande caldeirão.

Medienweite:E, obviamente, nem todos devem ter acesso a todos os e-mails…

Ansgar Licher: … correto. Isso já é proibido pela proteção de dados. Em regra, nem todos os usuários devem poder acessar todos os e-mails da empresa (por exemplo, o funcionário para os
e-mails da gestão, etc.). Por isso, naturalmente, temos uma administração de usuários e permissões integrada no Benno MailArchiv.
O administrador tem a liberdade de usar a administração de usuários contida no Benno MailArchiv ou vincular um serviço de diretório existente na empresa (como, por exemplo, o Microsoft Active Directory (ADS) ou LDAP) para a administração de usuários e permissões. Portanto, o administrador não precisa cuidar de mais um banco de dados de usuários devido a um novo software na empresa. E o usuário tem assim um "Single Sign on" com base em "mesmo usuário, mesma senha", ou seja, ele pode se conectar ao Windows com os mesmos dados de acesso que ao Benno MailArchiv. A manutenção de um banco de dados de usuários Benno separado é, portanto, dispensável (se o administrador desejar).

Medienweite: Muito bem. Mas como são controladas as permissões no Benno MailArchiv?

Ansgar Licher: Sim, nós arquivamos todos os e-mails da empresa em um grande repositório. Isso cria vantagens grandiosas em comparação com as soluções convencionais de arquivamento de e-mail, que arquivam e-mails separadamente por caixas de correio (ou seja, os e-mails do usuário A são arquivados na caixa de correio do usuário A):
Cada usuário cujos e-mails são arquivados tem, na vida real, (pelo menos) um endereço de e-mail (por exemplo: sabine.mustermann@musterfirma.de). E isso é exatamente a chave: Sabine pode ver todos os e-mails que foram enviados por ela ou para ela. Ela tem uma visão do arquivo como se fosse sua própria caixa de correio.
E é exatamente aqui que entra outro ponto forte do Benno MailArchiv: podemos atribuir flexivelmente mais permissões a cada usuário!
Suponha que Sabine seja a secretária do chefe. E o chefe diz: "Quero que Sabine possa ver minha caixa de correio. MAS: Sabine não deve ver e-mails que foram enviados ou recebidos do endereço de e-mail XYZ (por exemplo, o cliente mais importante)."
Como você faria isso, por exemplo, no Outlook/Exchange ou com outros sistemas clássicos de e-mail e groupware focados na caixa de correio? Certo! Não é possível.
Ou Sabine pode ver a caixa de correio do chefe ou não. Ver apenas certos conteúdos não é possível em sistemas orientados a caixas de correio. Graças à flexibilidade na concessão de permissões no Benno MailArchiv, podemos dizer: "Sabine pode ver todos os e-mails do chefe, exceto os e-mails relacionados ao endereço de e-mail XYZ".

Concretamente: se Sabine conseguir encontrar todos os e-mails de ou para “sabine.mustermann@musterfirma.de“, isso representa um filtro no conjunto de e-mails no arquivo. Mais precisamente: é uma consulta de pesquisa. E assim, o administrador pode atribuir ao usuário “Sabine Mustermann“ outras consultas permitidas a qualquer momento, de modo que Sabine possa ler todos os e-mails do chefe, exceto os de ou para XYZ e, além disso, Sabine Mustermann poderia encontrar todos os e-mails que atendem aos seguintes critérios:
1) Todos os e-mails do domínio “wichtigster-lieferant.de“ E
2) Na linha de assunto deve constar “Auftragsbestätigung“ E
3) deve haver um arquivo anexado.
A lista desses exemplos poderia ser continuada quase arbitrariamente.

Assim, as permissões podem ser atribuídas de forma flexível aos usuários. Isso funciona naturalmente tanto no banco de dados de usuários local (próprio do Benno mailarchiv) quanto no serviço de diretório central ADS ou LDAP.

Medienweite: Provavelmente, a maioria dos usuários utiliza o Outlook para o seu trabalho diário com e-mails. Existe uma integração do Benno MailArchiv com o Outlook ou até mesmo com outros sistemas?

Ansgar Licher: Atualmente não existe um plugin pronto para Outlook. Mas ainda podemos pontuar: esse recurso pode ser implementado de forma relativamente simples, pois fornecemos com o Benno MailArchiv uma interface de programação REST (ou seja, uma API REST) para isso. Trata-se de uma interface de serviço web que funciona simplesmente via http ou https.
A API é mantida de forma bastante simples. Existem exatamente duas operações essenciais que podem ser chamadas de programas externos (como o Outlook, por exemplo):
1) "Executar uma consulta de pesquisa" (que o usuário pode inserir no Outlook). A interface retorna a lista de resultados dos e-mails encontrados. Isso pode ser emitido ou exibido no Outlook.
2) "Recuperar o e-mail XY do arquivo". Se o usuário clicar em um e-mail na lista de resultados, ele será exibido, ou seja, recuperado do arquivo. A interface passa o e-mail desejado para o programa de chamada – e, corretamente! – lá ele só precisa ser exibido como um e-mail.
Com a ajuda dessa API, a funcionalidade do Benno MailArchiv pode ser integrada não apenas no Outlook, mas também em qualquer aplicação (web), por exemplo, gerenciamento de estoque, CRM, intranet, etc.

Medienweite: Essas são realmente propriedades interessantes! Como continua o desenvolvimento do Benno Mailarchiv?

Ansgar Licher: Estamos trabalhando com alta pressão para concluir nossa nova geração de produtos: Benno MailArchiv 2.0. Aqui estão alguns novos recursos. Particularmente dignos de nota são a capacidade total de cliente, bem como a nova interface gráfica de usuário (GUI) mais enxuta e rápida para o usuário. Já alcançamos a fase BETA e lançaremos o Benno MailArchiv 2.0 em meados de 2012.

Medienweite: Como você vê o desenvolvimento futuro do mercado de arquivamento de e-mail?

Ansgar Licher: As perspectivas são muito positivas. Em particular, estamos a experienciar uma forte procura na área de Cloud Computing e Hosting. Muitos fornecedores de alojamento e de cloud estão à procura de uma solução forte e escalável para arquivo de e-mail hospedado. A LWsystems está preparada com a Edição de Hospedagem do Benno MailArchiv para atender a essa necessidade e oferece não apenas uma solução confiável para o negócio de Software como Serviço (SaaS), mas também uma solução com uma arquitetura única e características exclusivas de alta qualidade, das quais eu pude mostrar-lhe algumas.

Medienweite: Muito obrigado por esta conversa informativa!

Medienweite: