A prática empresarial demonstra que o e-mail é o principal meio de comunicação para empresas e continuará sendo no futuro próximo. Empreendedores, diretores e responsáveis ​​pela TI enfrentam cada vez mais o desafio de capturar sistematicamente o grande volume de dados diversos gerados por e-mail.
No entanto, não se trata apenas da captura, arquivamento e gerenciamento eficientes desses dados. Requisitos legais também tornam o arquivamento de e-mails obrigatório.
E-mails relevantes para os processos de negócios devem ser retidos de acordo com os prazos legais de retenção, que podem chegar a 10 anos. A proteção de dados é outro aspecto crucial do arquivamento de e-mails. Este é
mais um motivo para a Medienweite GmbH & Co. KG, de Osnabrück, analisar mais de perto o mercado de soluções de software para arquivamento de e-mails. Uma entrevista com o engenheiro Ansgar Licher, diretor da LWsystems GmbH & Co. KG, de Bad Iburg, foi útil nesse sentido.
Com sua solução de arquivamento de e-mails, o Benno MailArchiv, a empresa desenvolveu e implementou com sucesso uma solução que atende aos requisitos de um software de arquivamento inovador e confiável.

Entrevista à imprensa: Sr. Licher, há alguns anos o senhor lançou o Benno MailArchiv, uma solução de sucesso para arquivamento de e-mails em conformidade com a legislação. Como na maioria dos segmentos de mercado, existem diversas soluções concorrentes. Quais são os diferenciais que tornam o Benno MailArchiv tão especial?

Ansgar Licher: O Benno MailArchiv é, em muitos aspectos, mais do que os produtos convencionais de arquivamento de e-mails disponíveis no mercado. Em primeiro lugar, fazemos o que todos os produtos de arquivamento de e-mails fazem: arquivamos todos os e-mails desejados com segurança e cuidado. Mas, além disso, oferecemos aos nossos clientes um valor agregado exclusivo. Nosso objetivo é facilitar a vida dos nossos clientes, dia após dia, no gerenciamento de seus inúmeros e-mails. Os clientes que usam o Benno MailArchiv trabalham com mais eficiência e economizam tempo e dinheiro consideráveis.

Media-wide: Você pode nos dar uma ideia da estrutura do Benno MailArchiv?

Ansgar Licher: Com prazer. Essencialmente, nosso arquivamento de e-mails se baseia em três níveis:
No primeiro nível, o Benno MailArchiv indexa e registra todas as informações de e-mail, incluindo os elementos "invisíveis" e todos os anexos.
No segundo nível, os e-mails arquivados são armazenados centralmente em um único local. Essencialmente, estão todos em um só lugar. Isso pode parecer incomum, mas oferece uma vantagem decisiva sobre outros provedores no mercado.
O terceiro nível gerencia o acesso e as permissões. É aqui que a empresa decide quais usuários têm acesso aos seus próprios e-mails ou aos e-mails de outros usuários e em que medida. É aqui que o arquivamento de e-mails e a proteção de dados se encontram.

Em toda a mídia: Então o Benno MailArchiv é realmente capaz de indexar completamente todas as informações, incluindo anexos, de um e-mail?

Ansgar Licher: Com certeza. A chave está, por um lado, em como arquivamos os e-mails, mas também em tornar cada e-mail no arquivo facilmente pesquisável. Cada e-mail é indexado em texto completo diretamente durante o arquivamento, ou seja, "em tempo real". Isso significa que tornamos cada informação no e-mail pesquisável. Indexamos os cabeçalhos técnicos (em sua maioria invisíveis), os endereços de e-mail do remetente e do destinatário, a linha de assunto e o corpo do e-mail, bem como todos os anexos. Especificamente, extraímos o texto de vários formatos do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint etc.), OpenOffice, PDF, HTML e assim por diante. Além disso, os arquivos ZIP são descompactados e os arquivos individuais dentro do arquivo ZIP também são indexados.
Essa indexação de texto completo significa que podemos encontrar qualquer e-mail, mesmo que o texto que você esteja procurando esteja contido apenas em um anexo PDF, por exemplo.

Alcance da mídia: E após a indexação…

Ansgar Licher: … O sofisticado sistema de arquivamento do Benno MailArchiv realmente se destaca. Ele vai muito além das capacidades de outros sistemas de arquivamento de e-mail. Em primeiro lugar, o Benno MailArchiv arquiva e-mails independentemente das contas de usuário, ou seja, das caixas de correio de um servidor de e-mail ou groupware como o Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Isso significa que os e-mails de Sabine Mustermann não são armazenados em uma seção de arquivo exclusiva para ela, mas sim dentro do arquivo geral (do respectivo cliente).
Em outras palavras, todos os e-mails de todos os usuários de um cliente são consolidados em um único repositório no Benno MailArchiv.

Media-wide: Por que você arquiva todos os seus e-mails em um só lugar? Isso parece um pouco caótico à primeira vista. Quais são as vantagens?

Ansgar Licher: Arquivamos tudo em um repositório central porque isso facilita a busca por todos os e-mails e informações da empresa. Todos os e-mails, incluindo anexos, são indexados em texto completo, permitindo uma busca rápida e fácil. Além disso, as outras vantagens dessa abordagem são óbvias:

1) Todas as e-mails a serem arquivadas são arquivadas automaticamente. Ninguém precisa se preocupar em arquivar suas e-mails.

2) Não importa para quem a e-mail foi enviada dentro da empresa e também não importa onde o usuário a armazenou em seu cliente de e-mail: ela está no arquivo e pode ser encontrada rapidamente através do índice de texto completo. Em segundos, mesmo com milhões de e-mails.

3) A pesquisa não é mais feita por meio de árvores de pastas (no cliente de e-mail), mas simplesmente pelas informações de conteúdo dos e-mails (palavras de pesquisa, pesquisa de texto completo, ...). Isso economiza muito tempo em comparação com os procedimentos convencionais, pois a pesquisa tradicional sem o Benno MailArchiv ocorre de forma recursiva (por meio da função de pesquisa do cliente de e-mail (por exemplo, Outlook)) ou manualmente (porque o usuário acha que sabe onde está qual e-mail). Infelizmente, muitas pastas de e-mail estão cheias de centenas de e-mails, de modo que ainda é necessário procurar manualmente. Tudo em tudo, um gasto considerável de tempo. Com o Benno MailArchiv, por outro lado, a pesquisa é feita em segundos!

4) O usuário não precisa gastar tempo para arquivar e-mails em uma estrutura de pastas supostamente significativa. O arquivamento diário de e-mails em pastas de arquivo é um grande consumidor de tempo e pode ser eliminado sem substituição.

5) Somente o usuário conhece sua própria estrutura de arquivamento, outros funcionários geralmente têm uma lógica de arquivamento diferente. Ergo: Outros colegas geralmente não encontram e-mails em hierarquias de pastas estranhas.

A tecnologia de pesquisa usada no Benno MailArchiv permite-nos, por exemplo, encontrar e exibir qualquer e-mail em menos de 2 segundos em arquivos com, por exemplo, 1,5 milhão de e-mails. Esse desempenho não tem igual.

Medienweite: Sua argumentação é compreensível. Particularmente a busca rápida impressiona. Como exatamente os usuários que utilizam o Benno MailArchiv economizam tempo e recursos?

Ansgar Licher: A chave para os ganhos de eficiência que proporcionamos aos nossos clientes não é apenas a velocidade de busca. Especificamente, os usuários economizam tempo duas vezes com o Benno MailArchiv: primeiro, ao arquivar e-mails e, segundo, ao procurá-los.

Mídia em geral: Você pode explicar a eficiência do Benno MailArchiv usando um exemplo concreto?

Ansgar Licher: Se considerarmos o mundo atual dos clientes de e-mail, como Outlook, Thunderbird & Co., então descobrimos que os usuários armazenam e gerenciam suas e-mails em árvores de pastas cada vez maiores (com o tempo). Para cada tópico ou projeto, etc., são criadas pastas e, diariamente, as e-mails subjetivamente consideradas importantes são movidas manualmente para as pastas de arquivo

http://creditnoproblems.com/post/fixing-your-credit-score-e1.html

Uma pasta é criada e, diariamente, os e-mails considerados importantes são movidos manualmente para dentro dela.
É fácil perceber quanto tempo improdutivo é desperdiçado organizando e classificando e-mails manualmente: se, em uma empresa, apenas 25 usuários organizassem seus e-mails em pastas diariamente, e isso levasse apenas 5 minutos por dia por funcionário, então, considerando 20 dias úteis por mês, isso representaria quase 42 horas de trabalho improdutivo!

Um esforço de tempo improdutivo semelhante ocorre, conforme a experiência, quando as e-mails precisam ser procuradas manualmente. O que, de forma clássica e apesar de todas as funções de busca, representa um grande esforço manual de busca, é feito com o Benno MailArchiv em segundos.

Largura da mídia: E como você regula o acesso aos e-mails – em outras palavras: Como você garante que todos vejam apenas o que têm permissão para ver?

Ansgar Licher: Claro, o Benno MailArchiv possui um sistema sofisticado para gerenciamento de permissões. Ele vai muito além das capacidades de outros sistemas de arquivamento de e-mails. Primeiramente, o Benno MailArchiv arquiva e-mails independentemente das contas de usuário, ou seja, das caixas de correio de um servidor de e-mail ou groupware como o Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Isso significa que os e-mails de Sabine Mustermann não são armazenados em uma seção de arquivo exclusiva para Sabine Mustermann, mas sim no arquivo geral (do respectivo cliente) – no repositório principal.

Alcance da mídia:E, claro, nem todos devem ter acesso a todos os e-mails…

Ansgar Licher: …certo. As normas de proteção de dados proíbem isso. Geralmente, nem todos os usuários devem ter acesso a todos os e-mails da empresa (por exemplo, um funcionário administrativo deve ter acesso aos
e-mails da gerência, etc.). Portanto, integramos o gerenciamento de usuários e permissões ao Benno MailArchiv.
Os administradores podem usar o gerenciamento de usuários integrado ao Benno MailArchiv ou conectar-se a um serviço de diretório corporativo existente (como o Microsoft Active Directory (ADS) ou LDAP) para gerenciar usuários e permissões. Isso significa que o administrador não precisa manter um banco de dados de usuários separado apenas por causa de um novo software. Os usuários também se beneficiam do login único baseado em "mesmo usuário, mesma senha", o que significa que podem fazer login no Windows com as mesmas credenciais que usam no Benno MailArchiv. Portanto, manter um banco de dados de usuários do Benno separado é desnecessário (se o administrador assim o desejar).

Acesso a toda a mídia: Muito bom. Mas como as permissões são gerenciadas no Benno MailArchiv?

Ansgar Licher: Como mencionei, arquivamos todos os e-mails da empresa em um repositório central. Isso cria vantagens significativas em relação às soluções convencionais de arquivamento de e-mails que arquivam os e-mails separadamente por caixa de correio (ou seja, armazenando os e-mails do usuário A no arquivo dentro da caixa de correio de arquivo do usuário A):
Cada usuário cujos e-mails são arquivados tem pelo menos um endereço de e-mail real (por exemplo, sabine.mustermann@musterfirma.de). E essa é a chave: Sabine pode ver todos os e-mails enviados por ela ou para ela. Ela tem uma visão do arquivo da mesma forma que tem da sua própria caixa de correio.
E é aqui que entra em jogo outro recurso exclusivo do Benno MailArchiv: Podemos atribuir permissões adicionais a cada usuário de forma flexível!
Digamos que Sabine seja a secretária do chefe. E o chefe diz: “Quero que Sabine possa ver minha caixa de correio. MAS: Em hipótese alguma Sabine deve ter permissão para ver os e-mails enviados ou recebidos do endereço de e-mail XYZ (por exemplo, nosso cliente mais importante).”
Como implementar tal requisito no Outlook/Exchange ou em outros sistemas tradicionais de e-mail e groupware focados em caixas de correio? Exatamente! Não é possível.
Ou Sabine pode ver a caixa de correio do chefe, ou não. Visualizar apenas conteúdo específico não é viável em sistemas orientados a caixas de correio. Graças às permissões flexíveis do Benno MailArchiv, podemos definir: “Sabine tem permissão para ver todos os e-mails do chefe, além dos seus próprios, exceto os e-mails relacionados ao endereço XYZ.”

Para ser mais específico: se Sabine consegue encontrar todos os e-mails de ou para “sabine.mustermann@musterfirma.de”, isso significa que um filtro foi aplicado ao arquivo de e-mails. Mais precisamente: trata-se de uma consulta de pesquisa. O administrador pode então atribuir outras consultas permitidas à usuária “Sabine Mustermann” a qualquer momento, de modo que Sabine possa, por exemplo, ler todos os e-mails de seu chefe, exceto aqueles de ou para XYZ. Além disso, Sabine Mustermann poderia (por exemplo) encontrar todos os e-mails que atendam aos seguintes critérios:
1) Todos os e-mails do domínio “wichtigster-lieferant.de” E
2) O assunto deve conter “Confirmação de Pedido” E
3) Deve haver um anexo.
Esta lista de exemplos poderia ser estendida indefinidamente.

Assim, as permissões podem ser atribuídas de forma flexível aos usuários. Isso funciona naturalmente tanto no banco de dados de usuários local (próprio do Benno mailarchiv) quanto no serviço de diretório central ADS ou LDAP.

Em geral: Presumivelmente, a maioria dos usuários utiliza o Outlook para suas tarefas diárias de e-mail. Existe alguma integração do Benno MailArchiv com o Outlook ou mesmo com outros sistemas?

Ansgar Licher: Atualmente, não existe um plugin pronto para o Outlook. Mas ainda podemos marcar pontos aqui: tal recurso pode ser implementado com relativa facilidade, pois fornecemos uma interface de programação REST (ou seja, uma API REST) ​​para esse fim com o Benno MailArchiv. Trata-se de uma interface de serviço web que funciona simplesmente via HTTP ou HTTPS.
A API é notavelmente simples. Existem exatamente duas operações essenciais que podem ser chamadas por programas externos (como o Outlook):
1) "Realizar uma consulta de pesquisa" (que o usuário pode inserir no Outlook). A interface retorna a lista de e-mails encontrados. Essa lista pode ser exibida no Outlook.
2) "Recuperar o e-mail XY do arquivo". Quando o usuário clica em um e-mail nos resultados da pesquisa, ele é exibido, ou seja, recuperado do arquivo. A interface passa o e-mail solicitado para o programa que o chamou – e isso mesmo! – onde ele simplesmente precisa ser exibido como um e-mail.
Com a ajuda desta API, a funcionalidade do Benno MailArchiv pode ser integrada não apenas ao Outlook, mas também a qualquer aplicação (web), como por exemplo, gestão de mercadorias, CRM, intranet, etc.

Medienweite: Essas são realmente propriedades interessantes! Como continua o desenvolvimento do Benno Mailarchiv?

Ansgar Licher: Atualmente, estamos trabalhando intensamente na conclusão da nossa nova geração de produtos: Benno MailArchiv 2.0. Esta versão inclui diversos novos recursos. Destacam-se a capacidade total de suporte a múltiplos clientes e a nova interface gráfica web, mais ágil e intuitiva. Já entramos na fase beta e lançaremos o Benno MailArchiv 2.0 em meados de 2012.

Mídia em geral: Como você vê o desenvolvimento futuro do mercado de arquivamento de e-mails?

Ansgar Licher: As perspectivas são muito positivas. Em particular, estamos a registar uma forte procura dos setores da computação em nuvem e do alojamento de dados. Muitos fornecedores de alojamento e nuvem procuram uma solução robusta e escalável para o arquivamento de emails alojados. A LWsystems, com a sua Benno MailArchiv Hosting Edition, está idealmente posicionada para satisfazer esta procura e oferece não só uma solução fiável para o negócio de Software como Serviço (SaaS), como também uma solução com uma arquitetura única e pontos de venda exclusivos de primeira classe,
alguns dos quais já destaquei para si.

Cobertura da mídia: Muito obrigado por esta conversa informativa!

Medienweite:

zp8497586rq
zp8497586rq