自2017年初以来，公司有义务依法存档其电子邮件。其主要依据是所谓的 GoBD（即“电子形式下的账簿、记录和文件保存以及数据访问的基本原则”。可在 此处 找到原始文件。）。在这种情况下，人们经常谈到 “法律安全” 和 “符合GoBD的” 邮件归档。但是，究竟什么是符合GoBD的？什么时候邮件归档符合GoBD，什么时候不符合？

我们将解释在GoBD一致性主题上真正重要的是什么。.

准确理解“GoBD合规”的概念及其含义非常重要，因为这里存在许多误解，而本质往往隐藏其中。因此，我们来仔细看看细节：

财政部在GoBD中阐明了适用于IT支持的簿记流程的规定。（此外，GoBD明确指出，任何邮件存档解决方案的产品认证都是无效的。（参见GoBD，第12章（第179和181条））。

财政部正确地将重点放在“流程”上，而不是“产品”上：合法的邮件存档意味着必须根据GoBD要求考虑围绕电子邮件的整个流程，而不仅仅是最终存档电子邮件的技术组件（Benno MailArchiv）。

因此，实施符合GoBD标准的邮件归档意味着要确保硬件、软件和组织的组合能够保证相关税务电子邮件的完整性、可检索性和安全性。仅仅依靠技术（尤其是邮件归档软件）实际上只是达到目的的一种手段，或者说是整体解决方案“邮件归档”的一部分，涵盖了围绕电子邮件的整个过程。

为了建立符合法律规定和安全的电子邮件存档系统（涵盖所有与商业和税务相关的电子邮件，符合HGB、AO和GoBD的要求），根据GoBD的要求，除了技术设施的邮件存档外，还需要建立一个程序文档来记录整个邮件存档过程的合规性“邮件存档” 。该文档必须特别描述邮件存档软件与周围系统之间的接口以及电子邮件流入存档的过程，并包含协调的控制和维护程序（即组织或“组织软件”）。

正如我们在 白皮书“符合法律规定的邮件存档的法律方面“ 中详细阐述的那样，立法者期望已实施的邮件存档的程序组成部分、数据和文档库存能够在合理的时间内由专业第三方进行形式和实质正确性审查。（这既涉及单个业务交易的审查，也涉及系统及其中运行的流程的审查）。邮件存档的合规性审查相应地以存在流程文档为前提。

财政部对程序描述或文档的理解是，对税务相关信息的处理过程进行组织和技术层面的描述。因此，在符合GoBD或法律安全的邮件归档方面，重点不仅仅在于“邮件归档软件”的技术产品，还始终和不可避免地在于对整个过程的设计和可追溯的文档记录，包括技术、应用环境和组织。

结论

“符合GoBD”并不仅仅指某种特定的产品特性或由“邮件归档软件”这一技术产品单独保证的特性。相反，“符合GoBD”在邮件归档方面意味着，与电子邮件相关的任何技术或组织形式的账务处理过程的一部分，必须满足GoBD的要求。

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