自2017年初以来，公司有义务依法归档其电子邮件。其根本依据是所谓的 GoBD （《电子账簿、记录和文档的妥善管理和存储原则，以及数据访问原则》， 此处 讨论甚嚣尘上 “符合法律规定” 和 “符合GoBD规定” 。但究竟何为“符合GoBD规定”？电子邮件归档何时符合GoBD规定，何时又不符合？

我们将解释在GoBD一致性主题上真正重要的是什么。.

准确理解“GoBD合规”的概念及其含义非常重要，因为这里存在许多误解，而本质往往隐藏其中。因此，我们来仔细看看细节：

税务机关在《政府会计准则》（GoBD，即《关于妥善保存和使用电子形式的账簿、记录和文件以及数据访问的原则》）中解释了哪些要求适用于信息技术支持的会计流程 。（此外，《政府会计准则》明确指出，任何电子邮件归档解决方案的产品认证均完全 无效 。（参见 《政府会计准则》第12章（第179条和第181条））

因此，税务机关理所当然地将重点放在“过程” 而 不是“结果” ：合法合规的电子邮件归档意味着必须根据 GoBD 的要求考虑与电子邮件相关的整个 过程 ，而不仅仅是最终将电子邮件单独归档的技术组件（Benno MailArchiv）。

实施符合德国税务局 (GoBD) 标准、同时又合法合规且安全的邮件归档系统，意味着 的结合 硬件、软件和 组织架构 必须确保与税务相关的邮件的完整性、准确性和可检索性。事实上，技术本身（尤其是邮件归档软件）只是实现目标的手段，或者说是 解决方案 ，该 流程 涵盖了整个邮件

为了根据《德国商法典》(HGB)、《德国税法典》(AO) 以及《电子形式账簿、记录和文件的妥善保存和使用及数据访问原则》(GoBD) 对所有商业和税务相关电子邮件建立合法合规且安全的电子邮件归档系统，除电子邮件归档系统的技术设置外，还必须根据 GoBD 的要求创建流程文档。该文档必须记录 流程 “电子邮件归档” 。文档尤其必须描述电子邮件归档软件与周边系统之间的接口、电子邮件进入归档系统的流程，并包含商定的控制和维护程序（即组织结构或“组织软件”）。

中详细阐述的那样 白皮书《合规电子邮件归档的法律问题 ，立法者期望已实施的电子邮件归档系统的程序组件、数据和文档库能够在合理的时间范围内由合格的第三方进行审计，以确保其形式和实质上的准确性。（这既适用于对单个业务交易的审计，也适用于对系统及其内部运行流程的审计。）因此，电子邮件归档的正确实施必须具备程序文档，才能确保其可审计性。

税务机关将流程描述或文档定义为处理税务相关信息的组织和技术程序的描述。因此，符合德国联邦税务局（GoBD）规定或合法安全的电子邮件归档显然不仅仅关乎 “电子邮件归档软件”的技术产品，而 始终 且 必然地 整个 流程的设计和透明化文档记录

结论

“符合德国联邦会计准则 (GoBD)” 并不一定指仅由“电子邮件归档软件”这一技术产品所能产生或保证的特定产品特性或功能。相反， “符合德国联邦会计准则 (GoBD)” 就电子邮件归档而言，是指会计流程中与电子邮件相关的任何技术或组织环节都必须满足德国联邦会计准则 (GoBD) 的要求。

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