La facture électronique arrive ! Notre FAQ répond à toutes vos questions. Cliquez ici.

Facture électronique : FAQ en un coup d'œil

FAQ en un coup d'œil

Facture électronique :
Ce que vous devez savoir !

La facture électronique (facture électronique) devient obligatoire dans les transactions commerciales entre entreprises (B2B) en Allemagne. Lancement : 1er janvier 2025. Cela signifie pour de nombreuses entreprises un changement vers de nouveaux formats de facturation et logiciels. Dans le même temps, c'est le moment idéal pour se soucier de l'archivage de vos e-mails, afin que tous les e-mails pertinents soient archivés de manière conforme à GoBD et sécurisée.

Vous avez des questions à ce sujet ? Dans notre FAQ, vous trouverez des réponses faciles à comprendre ainsi que des solutions pour d'éventuels problèmes. Cliquez simplement pour naviguer !

Pour qui la facture électronique est-elle obligatoire à partir de 2025 ?

Chaque entrepreneur en Allemagne doit, à compter du 1er janvier 2025 pour les livraisons et prestations soumises à l'impôt en Allemagne recevoir et traiter les factures électroniques – indépendamment du fait que l'entreprise soit exploitée à titre principal ou secondaire. Les entreprises doivent également garantir l'archivage sécurisé et conforme aux GoBD des factures électroniques.

Que signifie GoBD ?

Les GoBD régissent les Principe de la tenue et de la conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que de l'Accès aux données. Vous trouverez plus d'informations ici.

Vos obligations légales

Aujourd'hui

Conversion à la facture électronique judicieuse

À compter du 1er janvier 2025

Les entrepreneurs peuvent émettre des factures électroniques dans le domaine B2B. Les entreprises sont obligées d'accepter les factures électroniques. Jusqu'à la fin de l'année civile 2026, les factures papier (et autres formats non électroniques antérieurs comme les fichiers PDF simples) sont autorisés.

À compter du 1er janvier 2027

Les entrepreneurs ayant un chiffre d'affaires de l'année précédente < 800 000 € peuvent encore renoncer à l'émission de factures électroniques jusqu'à fin 2027 et donc continuer à émettre des factures classiques.

À compter du 1er janvier 2028

Tous les entrepreneurs dans le domaine B2B doivent obligatoirement émettre des factures électroniques.

C'est ce que vous devez savoir !

Toutes les questions et réponses concernant la facture électronique* :

Quiconque agit en tant que fournisseur ou entrepreneur pour un acheteur public doit déjà émettre des factures électroniques à partir d'un montant de 1 000 euros. À partir de 2025, la facture électronique est également obligatoire dans le domaine B2B. C'est pourquoi tous les entreprises devraient vérifier si leur logiciel de facturation peut créer des factures électroniques ou passer à un tel logiciel.

  • Des normes uniformes et claires simplifient l'émission de factures à long terme.
    • La validation automatique de la facture protège contre les erreurs.
    • Si des erreurs se produisent, celles-ci peuvent être corrigées plus facilement et plus rapidement que pour une facture papier.
    • Économie de port et de papier.
    • Des délais de traitement raccourcis et un traitement plus rapide entraînent des versements plus rapides.
    • Transmission rapide et fiable par transfert numérique.
    • L'introduction des factures électroniques signifie pour de nombreuses entreprises qu'elles doivent revoir leurs processus internes.
    • Lors de l'envoi numérique par courrier électronique, des données sensibles peuvent être interceptées.
    • Les bases de données ou les logiciels pour la facture électronique pourraient être piratés.
    • Une facture électronique erronée peut être automatiquement rejetée et le versement retardé.
    • En cas de factures falsifiées et lancées dans une intention frauduleuse, les données du justificatif visuel (PDF) pourraient diverger des données de la partie structurée et automatiquement traitée de la facture électronique.

    Les factures électroniques doivent contenir les mêmes mentions légales obligatoires que les factures précédentes. Lorsqu'elle est adressée à une autorité, la facture doit également comporter l'ID de voie de la facture destinataire. De plus, le format ZUGFeRD ou XRechnung est obligatoire pour la facture électronique.

    Exception : un format a été convenu entre l'émetteur et le destinataire de la facture, permettant une extraction correcte et complète de la facture électronique tout en tenant compte de la loi sur la TVA.

    ZUGFeRD :

    • Format de facture électronique qui combine un relevé visible avec un jeu de données XML intégré dans un seul fichier PDF.
    • Avantage : La facture est lisible par l'homme (relevé PDF visible) et peut être traitée automatiquement (XML).
    • Public cible : pour le secteur privé et les pouvoirs publics.

    XRechnung :

    • Un format basé uniquement sur XML (ne contenant pas de PDF lisible).
    • Conçu spécifiquement pour les factures adressées aux acheteurs publics en Allemagne.
    • Respect strict des dispositions légales.
    • Public visé : obligatoire pour les factures aux autorités allemandes.

    Oui, absolument ! Les factures électroniques sont également soumises (comme déjà depuis des années pour les factures classiques envoyées numériquement) aux « Principe de conduite et de conservation appropriées des Livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi qu'à l'accès aux données » (GoBD). (Exception : il existe déjà une archive numérique appropriée conforme au GoBD. Infos à ce sujet : ici.) Une solution simple, sûre et économique pour l'archivage des e-mails dans le cloud est Benno Cloud Enterprise dans le cloud LWsystems.

    Non ! Sans une solution d'archivage appropriée comme Benno MailArchiv, une archivage de messagerie conforme aux GoBD n'est pas possible. Créer un dossier « Archiv » pour le stockage ne suffit pas. Car un archivage de messagerie doit remplir certaines conditions – par exemple être protégé contre les modifications. Vous trouverez des informations concises dans notre wiki et des détails complets dans notre livre blanc sur l'archivage de messagerie conforme aux GoBD.

    Non, cela ne répond pas aux exigences des GoBD. Vous avez impérativement besoin d'un archivage de messagerie protégé contre les modifications pour vos factures électroniques – ainsi que pour tous les autres courriels qui sont soumis à une obligation d'archivage au sens commercial et fiscal. Vous trouverez des détails dans notre livre blanc.

    Non. Outlook stocke simplement les e-mails dans un autre fichier de données Outlook (fichier PST). Cela ne représente pas une archive conforme aux exigences de GoBD pour les e-mails et les factures électroniques.

    Malheureusement, non ! Ces fournisseurs n'offrent pas d'interfaces appropriées pour transférer les e-mails de manière conforme à GoBD vers une solution d'archivage.

    Avec ces boîtes aux lettres IMAP, vous ne pouvez pas archiver vos e-mails et pièces jointes de manière conforme à GoBD. Mais il existe une solution : LWsystems organise pour vous le déménagement dans la LWsystems Cloud (emplacement du serveur : Allemagne). Dans la LWsystems Cloud, vous pouvez utiliser la Groupware Zimbra et choisir entre des boîtes aux lettres de taille variable – depuis des boîtes aux lettres IMAP simples jusqu'aux boîtes aux lettres de groupware complètes. Vous pouvez naturellement aussi utiliser Microsoft Outlook. Outre l'archivage de messagerie, la messagerie et le serveur de groupware, de nombreuses autres solutions Open Source sont à votre disposition dans la LWsystems Cloud : de la synchronisation de fichiers et partage, des visioconférences ou de la sauvegarde cloud : nous vous proposons dans la LWsystems Cloud un package tout-en-un selon vos besoins – y compris le service et l'hébergement.

    Pour cela, « Benno Cloud Enterprise pour Microsoft 365/Exchange Online“ de LWsystems est à votre disposition. En tant que fournisseur d'archivage cloud, LWsystems met gratuitement à votre disposition une adresse e-mail de journal dite « Journal Mailbox ». Vous utilisez cette adresse dans le centre d'administration Exchange, dans la section dite « Journaling Mailbox ». Si vous configurez correctement vos règles de journalisation, vos e-mails et factures électroniques soumis à l'obligation d'archivage seront archivés rapidement, de manière sécurisée et économique et surtout conformément au GoBD dans le cloud

    Ici, c'est exactement la même chose que pour la question „J'ai une ou plusieurs boîtes aux lettres de T-Online, GMX, web.de & Co. Que puis-je faire pour que mes factures électroniques et mes courriels soient archivés conformément aux règles de GoBD ?“ La migration vers le cloud LWsystems est une solution simple, sécurisée, rapide et conforme aux règles de GoBD.

    Pour les profanes, l'obligation légale d'archiver ses e-mails conformément à GoBD peut être un défi. Pour les spécialistes de l'informatique comme LWsystems, cela fait partie de la routine quotidienne.Moins vous avez de connaissances en informatique, plus les solutions cloud prêtes à l'emploi sont confortables comme Benno Cloud Enterprise, qui peuvent être adaptées à vos besoins. Vous économisez ainsi des nerfs, du temps et de l'argent ! Informez-vous maintenant et profitez de tous les avantages offerts par Benno Cloud Enterprise, y compris Benno MailArchiv : Tous les e-mails sont indexés en texte intégral dès leur archivage et peuvent être recherchés et trouvés en quelques secondes ! Naturellement, conformément à GoBD.

    *Cette liste de questions et réponses ne prétend pas être exhaustive et ne constitue pas un conseil juridique. Elle sert uniquement à des fins d'information générale. Nous n'assumons aucune responsabilité quant à l'exactitude ou l'exhaustivité des informations. Toute responsabilité est exclue.

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