C'est l'une des questions les plus intensément et longuement discutées concernant l'archivage des courriels conforme à la loi. Il est certain (nous le constatons presque quotidiennement) : il règne une grande ignorance et un demi-savoir malsain dans le monde. Nous voulons apporter de la lumière dans les ténèbres.

Pour répondre à la question de savoir comment ou quoi caractérise une archive de messagerie conforme à la loi, nous nous appuyons sur un cas pratique : récemment, une demande de client concernant Benno MailArchiv a révélé que le client ne voulait archiver que les e-mails de certaines boîtes aux lettres sélectionnées. Jusque-là, tout va bien. Techniquement, cela est bien sûr réalisable avec Benno MailArchiv. Mais attention ! La conformité à la loi ne se définit pas uniquement par le produit technique utilisé pour l'archivage des e-mails !

La question de la « conformité à la loi » d'une solution d'archivage de messagerie commence déjà là où une décision est prise concernant l'archivage ou le non-archivage des e-mails.

Dans le contexte des exigences valides du législateur pour une archivage des courriels conforme à la loi, il est extrêmement délicat d'exclure certaines adresses de courriel de l'archivage. Cela ne fonctionne (d'un point de vue purement juridique) que si l'on est absolument certain qu'aucun courriel n'est envoyé ou reçu via les adresses de courriel exclues de l'archivage et qui sont soumises à l'obligation d'archivage. Ce qui nous amène au prochain écueil. Quels courriels sont soumis à l'obligation d'archivage ?

L'obligation d'archivage des courriels existe en raison des exigences juridiques commerciales et fiscales. La base légale est donc définie dans le Code de commerce (HGB) et dans le Code fiscal (AO). Pour ne citer qu'un seul exemple de courriels devant être archivés : au sens de l'AO, tous les courriels ou informations communiquées par courriel, qui correspondent au statut « dans la mesure où ils sont pertinents pour la taxation », doivent être archivés de manière conforme à la loi. Dans la pratique, cela signifie que les courriels dont le contenu (par exemple) fait référence à une transaction commerciale ou qui pourraient avoir des incidences sur la taxation de l'entreprise tenue d'archiver sont concernés. En général, cela peut englober à peu près tout ce qui est entrant ou sortant en termes de courriels.

Ainsi, le cercle se referme progressivement : comment archiver de manière conforme à la loi maintenant ?

L'archivage conforme aux normes des courils signifie exploiter une forme et un procédé d'archivage appropriés pour répondre aux exigences de l'archivage des courils conforme aux normes. Quelles sont ces exigences ? Il s'agit par exemple (pour n'aborder qu'un seul aspect) de l'exigence de l'opportunité de l'archivage. En d'autres termes : les courriels reçus par l'entreprise doivent être archivés le plus rapidement possible (ce qui minimise les possibilités de manipulation avant l'archivage, etc.). Cela se traduit par des exigences concrètes pour la solution d'archivage elle-même, mais surtout pour le processus d'archivage.

Il existe encore quelques autres exigences. Elles conditionnent toutes la conception de divers aspects procéduraux. Cela signifie qu'au final, non seulement la solution technique «logiciel d'archivage de messagerie Benno MailArchiv» doit répondre à certaines exigences, mais l'ensemble du processus, l'environnement d'application, etc. dans lequel l'archivage des courriels a lieu.

En bref : dans un premier temps, des mesures organisationnelles doivent garantir que toutes les exigences relatives à l'archivage des courriels conforme à la loi sont couvertes. Ce n'est qu'ensuite que les aspects techniques (implémentation dans un logiciel) entrent en jeu.

En résumé : Une solution technique (telle que Benno MailArchiv) ne peut jamais à elle seule (c'est-à-dire sans mesures organisationnelles d'accompagnement) représenter une archive de messagerie conforme à la loi.

Pour finalement représenter la dernière exigence de l'archivage des courriels conforme à la loi, à savoir la vérifiabilité de la solution par des tiers dans un délai raisonnable, il est établi que sans une documentation procédurale appropriée pour l'archivage des courriels conforme à la loi, la vérifiabilité n'est pas réalisable et donc la solution entière sans une documentation procédurale appropriée n'est pas conforme à la loi.

Et cela signifie : La solution d'archivage des courriels conforme à la loi est la somme des mesures organisationnelles, de la solution technique (logiciel d'archivage des courriels comme Benno MailArchiv lui-même), de la mise en œuvre technique globale et de la documentation procédurale finale. Ce n'est que de cette manière que toutes les exigences légales relatives à l'archivage des courriels peuvent être représentées de manière vérifiable. Un logiciel seul, c'est-à-dire sans mesures d'accompagnement, n'est jamais approprié pour représenter une archive de courriels conforme à la loi.

Nous nous appuyons sur une longue expérience dans ce domaine complexe et nous serons ravis de vous conseiller sur la conformité, les exigences légales et leur mise en œuvre. Pour des raisons déontologiques, ces déclarations et nos services de conseil ne constituent pas un conseil juridique.