C'est l'une des questions les plus intensément et longuement discutées concernant l'archivage des courriels conforme à la loi. Il est certain (nous le constatons presque quotidiennement) : il règne une grande ignorance et un demi-savoir malsain dans le monde. Nous voulons apporter de la lumière dans les ténèbres.

Pour répondre à la question de savoir comment ou quoi caractérise une archive de messagerie conforme à la loi, nous nous appuyons sur un cas pratique : récemment, une demande de client concernant Benno MailArchiv a révélé que le client ne voulait archiver que les e-mails de certaines boîtes aux lettres sélectionnées. Jusque-là, tout va bien. Techniquement, cela est bien sûr réalisable avec Benno MailArchiv. Mais attention ! La conformité à la loi ne se définit pas uniquement par le produit technique utilisé pour l'archivage des e-mails !

La question de la “conformité légale” d’une solution d’archivage de courriels commence déjà là où une décision est prise concernant l’archivage ou le non-archivage des E-Mails.

Dans le contexte des exigences valides du législateur pour une archivage des courriels conforme à la loi, il est extrêmement délicat d'exclure certaines adresses de courriel de l'archivage. Cela ne fonctionne (d'un point de vue purement juridique) que si l'on est absolument certain qu'aucun courriel n'est envoyé ou reçu via les adresses de courriel exclues de l'archivage et qui sont soumises à l'obligation d'archivage. Ce qui nous amène au prochain écueil. Quels courriels sont soumis à l'obligation d'archivage ?

La obligation d'archivage des e‑mails existe en raison d'exigences commerciales et fiscales. La base juridique est donc définie dans le HGB et dans l'AO. Pour ne citer qu'un seul (!) exemple d'e‑mails soumis à l'obligation d'archivage : au sens de l'AO, tous les e‑mails ou les informations communiquées par e‑mail, qui correspondent au statut “dans la mesure où ils sont pertinents pour la fiscalité”, doivent être archivés de manière conforme à la loi. En pratique, il s'agit d'e‑mails dont le contenu (par ex.) se rapporte à une transaction commerciale ou qui pourraient d'une manière ou d'une autre affecter la fiscalité de l'entreprise soumise à l'obligation d'archivage. En général, cela peut couvrir à peu près tout ce qui a été envoyé ou reçu par e‑mail.

Ainsi, le cercle se referme progressivement : comment archiver de manière conforme à la loi maintenant ?

La conformité légale de l'archivage des courriels signifie mettre en place une forme et une procédure d'archivage qui soient capables de couvrir les exigences de l'archivage conforme aux lois. De quelles exigences s'agit-il ? Par exemple (pour illustrer un seul aspect) il s'agit de l'exigence de la ponctualité de l'archivage. Autrement dit : les courriels qui arrivent dans l'entreprise doivent alors être archivés le plus rapidement possible (ce qui minimise les possibilités de manipulation avant l'archivage, etc.). Cela entraîne des exigences concrètes pour la solution d'archivage elle‑même, mais surtout pour le processus de l'archivage.

Il existe encore d'autres exigences. Elles conditionnent toutes la conception de divers aspects procéduraux. Cela signifie qu'à la fin, ce n'est pas seulement la solution technique “Mailarchivierungssoftware Benno MailArchiv” qui doit satisfaire certaines exigences, mais l'ensemble du processus, le contexte d'application, etc., dans lequel l'archivage des courriels a lieu.

En bref : dans un premier temps, des mesures organisationnelles doivent garantir que toutes les exigences relatives à l'archivage des courriels conforme à la loi sont couvertes. Ce n'est qu'ensuite que les aspects techniques (implémentation dans un logiciel) entrent en jeu.

En une phrase résumée : Une solution technique (comme par ex. Benno MailArchiv) est seule (c’est‑à‑dire sans mesures organisationnelles d’accompagnement) jamais en mesure de reproduire une archivage de courriels conforme à la loi.

Pour finalement représenter la dernière exigence de l'archivage des courriels conforme à la loi, à savoir la vérifiabilité de la solution par des tiers dans un délai raisonnable, il est établi que sans une documentation procédurale appropriée pour l'archivage des courriels conforme à la loi, la vérifiabilité n'est pas réalisable et donc la solution entière sans une documentation procédurale appropriée n'est pas conforme à la loi.

Et cela signifie : Une solution d’archivage de courriels conforme à la loi est la somme des mesures organisationnelles, de la solution technique (logiciel d’archivage comme Benno MailArchiv lui‑même), de la mise en œuvre technique globale et de la documentation de procédure finale. Ce n’est qu’ainsi que toutes les exigences légales en matière d’archivage de courriels sont vérifiables. Un logiciel seul, donc sans mesures d’accompagnement, est jamais adapté, pour reproduire une archivage de courriels conforme à la loi.

Nous nous appuyons sur une longue expérience dans ce domaine complexe et nous serons ravis de vous conseiller sur la conformité, les exigences légales et leur mise en œuvre. Pour des raisons déontologiques, ces déclarations et nos services de conseil ne constituent pas un conseil juridique.