Die fehlende Archivierung
für Microsoft 365
GoBD-Konformität erreichen.
Jede Mail in 1-2 Sekunden finden.
§ 147 AO erfüllen • M365-Speicherkosten senken • Open Source aus Deutschland
1–2 Sekunden
Suchzeit bei Millionen Mails
M365 alleine erfüllt § 147 AO nicht
Jedes in Deutschland steuerpflichtige Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, steuerrelevante E-Mails 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abgabenordnung, konkretisiert durch die GoBD).
Microsoft Purview ist ein E-Discovery-Tool für Compliance-Cases. Es liefert kein revisionssicheres Archiv mit nachweisbarer Manipulationserkennung, das die GoBD fordert. Microsoft liefert keinen Systemteil für die nach GoBD erforderliche Verfahrensdokumentation.
Benno MailArchiv ist die fehlende Archivierungskomponente, die M365 für die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht ergänzt.
Warum Microsoft 365 alleine nicht ausreicht
M365 ist eine hervorragende Kollaborationsplattform – aber keine GoBD-fähige Langzeitarchivierung für steuerrelevante E-Mails.
Purview ≠ Mailarchiv
Microsoft Purview ist ein E-Discovery-Tool für seltene Legal Cases – kein produktives Archiv für 1.000 Enduser-Suchen täglich.
Keine Verfahrensdokumentation
GoBD-konforme Archivierung erfordert eine Verfahrensdokumentation. M365 liefert keinen Systemteil dafür.
Kein Enduser-Zugriff
Purview ist nur für IT- und Compliance-Beauftragte zugänglich. Normale Mitarbeiter können nicht selbstständig suchen.
Teure Speicherkosten
Mails in M365 behalten ist teuer. Löschen riskiert GoBD-Verstöße. Ohne externes Archiv gibt es keinen Ausweg.
Experteneinschätzung: E-Discovery-Spezialisten wie PRISMlit und iCognition bestätigen: Purview ist für E-Discovery-Zwecke konzipiert – nicht als GoBD-fähiges Langzeitarchiv. Microsoft selbst beschreibt Purview als Compliance- und E-Discovery-Lösung — nicht als Archivierungssystem nach deutschem Steuerrecht. → PRISMlit-Analyse
Die 4 Kernvorteile für M365-Nutzer
Benno ergänzt M365 – keine Konkurrenz, sondern die fehlende Komponente.
Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht erfüllen
§ 147 AO verpflichtet zur 10-jährigen Aufbewahrung steuerrelevanter E-Mails. Benno erfüllt die technischen GoBD-Anforderungen durch nachweisbare Manipulationserkennung via kryptografisch gesicherter Journalverkettung.
Produktive E-Discovery in 1–2 Sekunden
Benno bietet produktive E-Discovery für den Alltag. Selbst bei Millionen archivierter E-Mails finden alle Mitarbeiter per Web-Browser in 1–2 Sekunden jede Mail – auch in Anhängen jeglicher Art.
M365-Speicherkosten senken
Benno archiviert alle M365-Mails revisionssicher via Journaling. Dadurch können Ihre User alte Mails in Outlook löschen – ohne das Risiko, archivierungspflichtige Mails zu verlieren. Mailbox-Quotas und M365-Speicherkosten sinken.
Alle E-Mail-Systeme zentral archivieren
Viele Unternehmen betreiben parallel M365, Exchange On-Premise, Zimbra oder Legacy-Systeme. Benno archiviert alle Quellen in einem zentralen Archiv – ohne teure Drittanbieter-Connectoren.
Microsoft Purview vs. Benno MailArchiv
Nicht Konkurrenten – sondern unterschiedliche Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben.
Kriterium
Microsoft Purview
Benno MailArchiv
Quellen: PRISMlit, Nexcom, iCognition, Microsoft-Dokumentation.
Integration mit M365
in 3 Schritten
Setup in 5–10 Minuten via Journaling. Keine Downtime, keine Software-Installation.
Journaling-Regel in M365 aktivieren
Exchange Online-Journaling in ~5 Minuten einrichten. Alle Mails werden als Journal-Kopie an Benno weitergeleitet. Originale bleiben in M365.
Benno empfängt & archiviert
Benno empfängt die Journal-Kopien, indexiert sie vollständig (inkl. Anhänge in 1.300+ Formaten) und sichert die Integrität via SHA-256-Prüfsummen.
User nutzen Self-Service-Suche
Alle Mitarbeiter können sofort per Browser suchen. Treffer in 1–2 Sekunden. Delegierte Suche und granulare Rechteverwaltung inklusive.
Besondere Funktionen im Überblick
Permalink-System
Revisionssichere Links auf jede archivierte Mail – für rechtssichere Beweisführung.
Volltext-Suche in Anhängen
Über 1.300 Dateiformate werden vollständig indexiert und sind direkt durchsuchbar.
Integritätsprüfung
Jede Mail kryptografisch gesichert. Manipulationen sind bei der Integritätsprüfung nachweisbar.
Audit-Trail
Wer hat wann welche Mail gesucht? Vollständige Nachvollziehbarkeit für Betriebsprüfungen.
Multi-Source-Archivierung
M365, Exchange On-Premise, Zimbra, Google Workspace, Postfix – alles in einem Archiv.
Open Source-basiert
Basiert auf AGPLv3. Kein Vendor Lock-in – jederzeit auf Self-Hosting wechseln.
Was Benno-Nutzer sagen
Über 5.000 Organisationen vertrauen Benno MailArchiv.
„Ich habe noch nie eine Software betrieben, die so zuverlässig und schmerzfrei einfach so tut, was sie tun soll.”
Dr. Thomas Bleek
Helmholtz-Zentrum Potsdam
„Wer in Outlook irgendwas schnell sucht, ist auf verlorenem Posten. In Benno MailArchiv findet die Anwendung die gesuchte Nachricht in Bruchteilen von Sekunden.”
Meike Maria Lücke
elbfeder Kommunikation
„Wir setzen Benno MailArchiv seit einigen Jahren für unsere 1200 Anwender ein und sind bestens zufrieden. Herausragend ist das absolut schnelle Auffinden jeder beliebigen Mail.”
Dr. Sven Zimmermann
Städtisches Klinikum Görlitz
„Für uns ist die unglaublich schnelle Suche in Benno MailArchiv unersetzbar. So sparen wir sehr viel Zeit bei der Suche nach Informationen und Mails.”
Frank Höcker
Höcker Polytechnik GmbH
Transparent kalkuliert
Self-Hosting oder vollständig betriebener Cloud-Service – Sie wählen.
Self-Hosting
Für Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur
pro Jahr (5 Mailboxen, Small Business Edition)
- Standard Edition: ab 6 €/Mailbox/Jahr
- Enterprise Edition: ab 9,20 €/Mailbox/Jahr
- Alle Features ohne Einschränkungen
- Open Source-basiert (AGPLv3)
- Eigene Server, volle Datenkontrolle
- Technische GoBD-Voraussetzungen erfüllt
Benno Cloud Enterprise
Vollständig betriebener Managed Service
nach archiviertem Speicher (GB/Monat)
- Keine Mailbox-Anzahl-Limits
- Betrieb in Deutschland (Hetzner)
- 3-fache Redundanz, Geo-Redundanz
- Verfahrensdokumentation (Systemteil) inklusive
- Professioneller Support inklusive
- 95–99% der GoBD-Umsetzungsleistungen
Häufige Fragen
Warum brauche ich Benno, wenn ich Microsoft Purview habe?
Purview ist ein E-Discovery-Tool für seltene Legal Cases – nicht als GoBD-fähiges Langzeitarchiv konzipiert. Benno schließt diese Lücke: revisionssichere Archivierung mit 1–2 Sekunden Suchzeit für alle Mitarbeiter.
Erfüllt Benno die GoBD?
Benno erfüllt die technischen GoBD-Anforderungen. Die steuerrechtliche Verantwortung liegt gemäß GoBD Rz. 21 beim Steuerpflichtigen. Bei Benno Cloud Enterprise übernehmen wir 95–99% der Umsetzungsleistungen.
Wie funktioniert die Integration mit Microsoft 365?
Via Journaling: Journaling-Regel in Exchange Online einrichten (ca. 5 Minuten). Alle Mails werden als Journal-Kopie an Benno weitergeleitet – Originale bleiben in M365. Setup insgesamt: 5–10 Minuten.
Was kostet Benno?
Self-Hosting: Ab 80 €/Jahr (5 Mailboxen). Benno Cloud Enterprise: Verbrauchsbasiert nach Speicher (GB/Monat), ohne Mailbox-Limits. Durch eingesparte M365-Speicherkosten zahlt sich Benno oft selbst aus.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Cloud Enterprise: Ausschließlich in Deutschland mit 3-facher Redundanz und Geo-Redundanz. Self-Hosting: Sie bestimmen den Speicherort vollständig selbst.
Bereit, die Archivierungslücke zu schließen?
60 Tage kostenlos testen – kein Risiko.
Oder rufen Sie uns an: Persönliche Beratung für Ihre M365-Umgebung.
* Die steuerrechtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Archivierung liegt gemäß § 147 AO und GoBD Rz. 21 ausschließlich beim Steuerpflichtigen – auch bei vollständiger technischer Auslagerung. Benno MailArchiv erfüllt die technischen GoBD-Voraussetzungen. Bei Cloud Enterprise übernimmt LWsystems GmbH & Co. KG den weit überwiegenden Teil der Umsetzungsleistungen. „95–99%” ist eine kommunikative Einschätzung der praktischen Aufgabenteilung.