Com a data limite 1.1.2017 expira o prazo para a entrada em vigor da GoBD („Princípios para a gestão e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em forma eletrônica, bem como para acesso a dados (GoBD)„) . Ela substitui as regras vinculativas dos últimos anos da GoBS e da GDPdU. Com a GoBD em vigor sem restrições a partir de 1.1.2017, o arquivamento de e-mails nas empresas é definitivamente obrigatório.

O tempo para implementar a GoBD está se esgotando.

A digitalização progressiva e cada vez mais crescente dos processos empresariais levou o legislador a estabelecer padrões mais profissionais para a criação e manuseio de documentos e comprovantes eletrônicos. Estas novas regulamentações para as empresas são definidas nos GoBD. Comprovantes digitais recebidos e enviados, como por exemplo, ofertas, confirmações de pedidos, faturas, etc. estão especialmente em foco aqui. Especialmente quando foram comunicados por e-mail.

A obrigação de arquivar documentos digitais, especialmente e-mails, não é nova e já estava prevista nas GoBD que agora entram em vigor. Já nas GDPdU estava prevista a obrigação de arquivamento de e-mails eletrônicos. A sua implementação não foi consistentemente verificada pela administração financeira até agora. As empresas que já utilizam arquivamento de e-mails de forma segura estão, portanto, no lado seguro. As empresas que ainda não arquivam de forma segura os seus e-mails relevantes para fins fiscais e comerciais devem agora agir. Em 31.12.2016, todos os prazos de transição expiram. As empresas devem cumprir os requisitos das GoBD então. O não cumprimento pode resultar em custos desnecessários e implementação de medidas coercitivas.

O que fazer agora.

Salientamos repetidamente que, no âmbito da arquivação de e-mails legalmente segura, de facto, apenas os e-mails relevantes para fins fiscais e comerciais precisam ser arquivados. No entanto, como é praticamente impossível e insensato exigir que cada funcionário classifique e arquive suas mensagens de acordo, a abordagem da arquivação automática ou arquivação de e-mail orientada por sistema é recomendada. Aqui, todas as mensagens das caixas de correio dos usuários são arquivadas sem qualquer tipo de intervenção manual. O usuário não tem nenhum trabalho com o processo de arquivamento. Ele continua trabalhando exatamente como faria com seu cliente de e-mail, com ou sem arquivamento de e-mail. Com o Benno MailArchiv, a arquivação de e-mails ocorre automaticamente e sem qualquer intervenção manual

Do ponto de vista do usuário, nada muda com a implementação do arquivamento de e-mails. Cada usuário continua trabalhando como antes. Paralelamente, os e-mails dos usuários são automaticamente arquivados de forma segura e compatível com as normas. Benefício adicional é que todos os e-mails estão disponíveis para pesquisa em texto completo.

É especialmente importante entender que não é absolutamente suficiente armazenar e-mails na caixa de correio! Da mesma forma, não é suficiente armazenar documentos digitais em pastas ou compartilhamentos de unidades de rede ou mesmo no disco rígido do próprio PC. Tudo isso não são armazenamentos seguros que atendam de forma alguma às exigências legais! O arquivamento de e-mails é uma parte essencial do cumprimento das obrigações legais de armazenamento de documentos contábeis da empresa!

Mais detalhes que resultam das GoBD para o dia a dia das empresas podem ser lidos no documento "GoBD – Guia para a prática empresarial" (http://gobd.de/). Recomendamos que os requisitos concretos para a sua empresa sejam coordenados com um consultor fiscal ou auditor de sua escolha.

Solução robusta e segura.

Com o Benno MailArchiv, desde 2008 está disponível uma solução de software internacionalmente conhecida e madura, que atende a todas as exigências legais. O Benno MailArchiv se destaca por sua WebApp intuitiva, que permite aos usuários encontrar qualquer e-mail em segundos. Um gerenciamento de direitos refinado garante que os usuários tenham acesso apenas aos e-mails para os quais eles têm permissão. Os direitos de acesso podem ser gerenciados de forma independente dos usuários e das pastas de e-mail atribuídas.

A abertura e flexibilidade do Benno MailArchiv permitem combinar o software de arquivamento de e-mail de maneira simples com quase qualquer sistema de e-mail e groupware. Todos os e-mails enviados e recebidos são automaticamente arquivados de forma segura e em conformidade com os requisitos legais.

Importante e inevitável: Documentação do processo

Independentemente da solução utilizada para o arquivamento de e-mail: Mesmo a melhor solução de arquivamento de e-mail não é suficiente por si só como um produto puramente técnico para atender a todos os requisitos legais do legislador. Além da tecnologia utilizada (por exemplo, Benno MailArchiv), é importante mapear e documentar a integração da solução técnica no fluxo de e-mail e no sistema organizacional geral da empresa.

O setor BITKOM em sua publicação "E-Mails e GoBD – 10 Pontos Principais para a Prática Empresarial“ (Download aqui) sob o ponto principal nº 8 formulou de forma compacta e pertinente:

„O procedimento de recebimento e envio de E-Mails sujeitos a arquivamento ou relevantes para fins fiscais deve ser descrito em uma documentação de procedimento. A documentação do procedimento deve, em particular, explicar como os critérios de organização definidos nas GoBD foram implementados. A documentação do procedimento deve ser formulada de forma compreensível para um terceiro especializado
e ser verificável dentro de um prazo razoável. A documentação do procedimento deve ser atualizada (versionada) e armazenada por um período de armazenamento legal
prazo de armazenamento a ser mantido.“
A elaboração da documentação do procedimento é um componente natural das discussões sobre a implementação do arquivamento de E-Mail em nossos clientes.

Conclusão

Praticamente nenhuma empresa pode evitar a arquivação de e-mails a partir de 1.1.2017. Entenda a arquivação de e-mails em sua empresa como uma oportunidade, pois ela oferece muitos benefícios para todos os usuários. Você ainda tem a escolha: com o Benno MailArchiv, você pode implementar a arquivação em sua casa. Ou aproveite a oportunidade de usar o Benno MailArchiv tão facilmente quanto a eletricidade da tomada como uma solução em nuvem por meio de nossos parceiros de hospedagem

Ocupe-se com a arquivação de seus e-mails, antes que medidas e sanções sejam ameaçadas pelas autoridades. Teste o Benno MailArchiv de forma não vinculativa e gratuita por 60 dias e faça uma ideia dos benefícios que a busca rápida e extremamente precisa do Benno MailArchiv representa para sua empresa. Nossos parceiros e nós, como fabricantes estamos à disposição para conversas de aconselhamento e medidas adicionais.

Aproveite o tempo que está se esgotando até 1.1.2017.