Desde o início de 2017, as empresas são legalmente obrigadas a arquivar seus e-mails em conformidade com a lei. A base essencial para isso são os chamados GoBD (os "Princípios para a correta gestão e armazenamento de livros, registros e documentos em formato eletrônico, bem como para o acesso a dados", que aqui ). Nesse contexto, muito se discute sobre "em conformidade com a lei" e "em conformidade com o GoBD" . Mas o que exatamente significa estar em conformidade com o GoBD? Quando o arquivamento de e-mails está em conformidade com o GoBD e quando não está?

Nós explicamos o que realmente importa no tema da conformidade com GoBD.

É importante examinar cuidadosamente o termo "conforme GoBD" e seu significado, pois há muitos mal-entendidos predominando aqui e a essência muitas vezes permanece oculta. Então, vamos dar uma olhada mais de perto nos detalhes:

As autoridades fiscais explicam no GoBD (Princípios para a Manutenção e Utilização Adequadas de Livros, Registros e Documentos em Formato Eletrônico e para o Acesso a Dados) quais requisitos se aplicam aosprocessos . (Além disso, o GoBD deixa inequivocamente claro que quaisquer certificações de produtos de soluções de arquivamento de e-mail são totalmente inválidas do ponto de vista legal . (cf. GoBD, Capítulo 12 (nºs 179 e 181)).

As autoridades fiscais estão, portanto, corretamente focando no "processo" e não no "produto" : o arquivamento de e-mails em conformidade com a lei significa que todo o processo que envolve o e-mail deve ser considerado em relação aos requisitos do GoBD, e não apenas o componente técnico que, em última análise, arquiva os e-mails isoladamente (Benno MailArchiv).

Implementar um sistema de arquivamento de e-mails compatível com o GoBD, que também seja legalmente compatível e seguro, significa que a combinação de hardware, software e organização deve garantir a integridade, completude e recuperabilidade dos e-mails relevantes para fins fiscais. A tecnologia por si só (e especialmente o software de arquivamento de e-mails) é, na verdade, apenas um meio para um fim, ou uma parte da solução , que processo abrange todo o

Para estabelecer um sistema de arquivamento de e-mails seguro e em conformidade com a legislação para todos os e-mails comerciais e fiscais relevantes, de acordo com o Código Comercial Alemão (HGB), o Código Tributário Alemão (AO) e os Princípios para a Boa Conservação e Utilização de Livros, Registros e Documentos em Formato Eletrônico e para o Acesso a Dados (GoBD), é necessário, conforme exigido pelo GoBD, criar uma documentação de processo, além da configuração técnica do sistema de arquivamento de e-mails. Essa documentação deve descrever o processo de "arquivamento de e-mails" . Em particular, a documentação deve descrever as interfaces entre o software de arquivamento de e-mails e os sistemas adjacentes, o fluxo de e-mails para o arquivo e também incluir os procedimentos de controle e manutenção acordados (ou seja, a estrutura organizacional ou "orgware").

Como já explicamos detalhadamente em nosso white paper "Aspectos Legais do Arquivamento de E-mails em Conformidade ", o legislador espera que os componentes processuais, os dados e os repositórios de documentos do sistema de arquivamento de e-mails implementado possam ser auditados por uma terceira parte qualificada dentro de um prazo razoável para garantir sua precisão formal e substancial. (Isso se aplica tanto à auditabilidade de transações comerciais individuais quanto à auditabilidade do sistema e dos processos que nele são executados.) A auditabilidade da conduta adequada do arquivamento de e-mails, portanto, exige absolutamente a existência de documentação processual.

As autoridades fiscais definem uma descrição ou documentação de processo como uma descrição dos procedimentos organizacionais e técnicos para o processamento de informações relevantes para fins fiscais. Portanto, o arquivamento de e-mails em conformidade com o GoBD ou legalmente seguro não se resume apenas ao produto técnico do "software de arquivamento de e-mails",mas sempre e inevitavelmente o processoo planejamento e a documentação transparente

Conclusão

"em conformidade com a GoBD" não se refere necessariamente a uma característica ou funcionalidade específica do produto que possa ser produzida ou garantida exclusivamente pelo software de arquivamento de e-mails. Pelo contrário: "em conformidade com a GoBD", no que diz respeito ao arquivamento de e-mails, significa que a parte do processo de contabilização relacionada a e-mails, de qualquer forma técnica ou organizacional, deve atender aos requisitos da GoBD.

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