Com o Data limite 1.1.2017 termina a Übergangsfrist für a entrada em vigor da GoBD (“Princípios para a condução e conservação adequadas de livros, registros e documentos em formato eletrônico, bem como para o acesso a dados (GoBD)“) . Ela substitui as regras vinculativas dos GoBS e da GDPdU. Com as GoBD plenamente vigentes a partir de 1.1.2017, o arquivamento de e‑mails nas empresas torna‑se obrigatoriamente definitivo.

O tempo para implementar a GoBD está se esgotando.

A digitalização progressiva e cada vez mais crescente dos processos empresariais levou o legislador a estabelecer padrões mais profissionais para a criação e manuseio de documentos e comprovantes eletrônicos. Estas novas regulamentações para as empresas são definidas nos GoBD. Comprovantes digitais recebidos e enviados, como por exemplo, ofertas, confirmações de pedidos, faturas, etc. estão especialmente em foco aqui. Especialmente quando foram comunicados por e-mail.

A Obrigação de arquivamento de documentos digitais, especialmente e-mails, não está, porém, legalmente exigida apenas desde as GoBD, que agora são definitivas e plenamente em vigor. Já na GDPdU, a obrigação de arquivamento eletrônico de e-mails estava estabelecida. Sua conformidade tem sido, até agora, raramente verificada de forma consistente pela administração fiscal. Empresas que já utilizam arquivamento de e-mails juridicamente seguro estão, portanto, em uma posição segura. Empresas que até agora não realizam arquivamento juridicamente seguro de seus e-mails relevantes para fins fiscais e comerciais, devem agora agir. Em 31.12.2016 expiram todas Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

O que fazer agora.

Informamos aqui novamente que, no âmbito da arquivamento de e‑mail juridicamente seguro, de facto apenas e‑mails relevantes para fins fiscais e comerciais devem ser arquivadas. No entanto, é factualmente impossível e sem sentido exigir de cada colaborador o tempo e esforço para classificar e arquivar seus e‑mails; assim, como até agora, a abordagem da totalmente automática ou impulsionada por sistema Arquivamento de e‑mail em. Neste processo, sem qualquer intervenção manual, todos os e‑mails das caixas de correio dos utilizadores são arquivados. O utilizador tem nenhum trabalho através do processo de arquivamento. Ele continua a trabalhar exatamente da mesma forma com o seu cliente de e‑mail, como faria sem o arquivamento de e‑mail. Com o Benna MailArchiv ocorre a Arquivamento dos e‑mails automaticamente e sem qualquer intervenção manual.

Do ponto de vista dos usuários, nada muda com a implementação da arquivamento de e-mail. Cada usuário continua a trabalhar como antes. Paralelamente, os e-mails dos usuários são arquivados automaticamente de forma segura e juridicamente válida. Para os funcionários, isso gera até mesmo benefício adicional, pois todos os e-mails estão disponíveis em texto completo, indexados e pesquisáveis.

Especialmente importante é, entender, que é absolutamente não suficiente, guardar e‑mails na caixa de entrada! Da mesma forma, não basta armazenar apenas documentos digitais em pastas ou compartilhamentos de unidades de rede ou mesmo no disco rígido do próprio PC. Tudo isso não são armazenamentos à prova de revisão, que de forma alguma atender aos requisitos legais! A arquivamento de e‑mail é um essencial parte do cumprimento das obrigações legais de retenção referentes aos documentos contábeis da empresa!

Mais detalhes, que surgem das GoBD para o cotidiano empresarial, podem ser consultados no documento “GoBD – Guia para a prática empresarial” (http://gobd.de/) pode ser lido. Recomendamos alinhar requisitos concretos para sua empresa com um consultor fiscal ou auditor da sua escolha.

Solução robusta e segura.

Com o Benno MailArchiv, desde 2008, está disponível uma solução internacionalmente conhecida e solução de software madura à disposição, que todas requisitos legais cobre. O Benno MailArchiv destaca-se pela sua WebApp intuitiva, que os utilizadores encontrar qualquer e‑mail em segundos deixa. gestão de permissões avançada garante que os utilizadores apenas tenham acesso aos e‑mails aos quais realmente devem ter acesso. independentemente dos arquivos de correio atribuídos aos utilizadores são geridos.

A Abertura e Flexibilidade da Benno MailArchiv permite que o software de arquivamento de e-mail seja maneira simples com quase qualquer sistema de e-mail e groupware para combinar. Todos os e-mails enviados e recebidos são assim automaticamente arquivados de forma revisionista e em conformidade com os requisitos legais.

Importante e inevitável: Documentação do processo

Não importa qual solução seja usada para o arquivamento de e‑mail: mesmo a melhor solução de arquivamento de e‑mail por si só não é suficiente para atender a todos os requisitos legais do legislador. Pois, além da tecnologia empregada (por exemplo, o Benno MailArchiv), também é necessário mapear e documentar a integração da solução técnica no fluxo de e‑mail e no sistema organizacional global da empresa.

A associação setorial BITKOM publicou em sua publicação “E-Mails und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis” (Download aqui) sob o ponto de referência nº 8, formulou de forma concisa e correta:

“O procedimento de recebimento e envio de e‑mails sujeitos a obrigação de conservação ou fiscalmente relevantes deve ser descrito numa documentação de processos. A documentação de processos deve, em particular, detalhar como os critérios de ordenação definidos nas GoBD foram implementados. A documentação de processos deve para um sach-
e ser verificável dentro de um prazo razoável. A documentação do procedimento deve ser atualizada (versionada) e armazenada por um período de armazenamento legal
Prazo de conservação a ser mantido.”
A elaboração da documentação do procedimento é um componente natural das discussões sobre a implementação do arquivamento de E-Mail em nossos clientes.

Conclusão

A arquivamento de e‑mail praticamente não passa despercebido por nenhuma empresa a partir de 1.1.2017. Encare o arquivamento de e‑mail em sua empresa como Oportunidade, pois ela traz reais muitos benefícios para todos os usuários. Você tem até mesmo a escolha: com o Benno MailArchiv pode fazer a arquivamento na sua empresa implementar. Ou use a possibilidade, Benno MailArchiv tão simples como energia da tomada como solução em nuvem sobre nossa Parceiros de hospedagem para adquirir.

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Aproveite o tempo que está se esgotando até 1.1.2017.