Esta é uma das questões mais intensamente e exaustivamente discutidas sobre o arquivamento de e-mail em conformidade com a lei. É certo (nós experimentamos quase diariamente): há uma grande ignorância e conhecimento superficial pouco saudável no mundo. Queremos trazer luz para a escuridão.

Para chegar ao cerne da questão de como ou o que caracteriza um arquivo de e-mail em conformidade com a lei, recorremos a um caso da prática: Recentemente, uma solicitação de cliente em conexão com o Benno MailArchiv revelou que o cliente queria arquivar apenas os e-mails de caixas de correio de e-mail selecionadas. Até aí, tudo bem. Tecnicamente, isso é facilmente viável com o Benno MailArchiv. Mas atenção! A conformidade com a lei não é definida apenas pelo produto técnico usado para arquivar e-mails!

A questão da "conformidade legal" de uma solução de arquivamento de e-mail começa onde uma decisão sobre arquivar ou não arquivar e-mails é tomada.

Diante do contexto dos requisitos válidos do legislador para arquivamento de e-mails em conformidade com a lei, é extremamente delicado excluir certos endereços de e-mail da arquivamento. Isso só funciona (do ponto de vista puramente legal) se for absolutamente certo que nenhum e-mail obrigatório para arquivamento for enviado ou recebido pelos endereços de e-mail excluídos do arquivamento. Com isso, chegamos à próxima armadilha. Quais e-mails são obrigatórios para arquivamento?

A obrigação de arquivamento de e-mails existe com base nas diretrizes comerciais e fiscais. A base legal é, portanto, definida no HGB e na AO. Para citar apenas um (!) exemplo de e-mails que devem ser arquivados: no sentido da AO, todos os e-mails ou informações comunicadas por e-mail que correspondam ao status "na medida em que sejam relevantes para a tributação" devem ser arquivados de forma legalmente conforme. Na prática, isso se refere a e-mails cujo conteúdo (por exemplo) tenha relação com uma transação comercial ou de alguma forma possa afetar a tributação da empresa obrigada a arquivar. Em geral, isso pode incluir praticamente tudo o que foi enviado ou recebido como e-mail.

Com isso, o círculo se fecha gradualmente: como agora deve ser arquivado de forma legalmente conforme?

A arquivagem de e-mails em conformidade com a lei significa operar uma forma e um processo de arquivamento que seja adequado para atender aos requisitos da arquivagem de e-mails em conformidade com a lei. Quais são os requisitos envolvidos? Por exemplo (para ilustrar apenas um aspecto), trata-se do requisito de pontualidade do arquivamento. Em outras palavras: os e-mails que entram na empresa devem ser arquivados o mais rápido possível (o que minimiza possíveis manipulações antes do arquivamento, etc.). Isso resulta em requisitos concretos para a própria solução de arquivamento, mas principalmente para o processo de arquivamento.

Há ainda algumas outras exigências. Todos eles condicionam o design de vários aspectos processuais. Isso significa que, no final, não apenas a solução técnica "Software de arquivamento de e-mail Benno MailArchiv" deve atender a determinados requisitos, mas todo o processo, o ambiente de aplicação, etc., no qual o arquivamento de e-mail ocorre.

Em resumo: inicialmente, é necessário garantir, por meio de medidas organizacionais, que todos os requisitos para o arquivamento de e-mail em conformidade com a lei sejam atendidos. Só então os aspectos técnicos (implementação em software) entram em ação.

Em uma frase resumida: Uma solução técnica (como, por exemplo, Benno MailArchiv) sozinha (ou seja, sem medidas organizacionais de apoio) nunca é capaz de representar um arquivamento de e-mail em conformidade com a lei.

Para finalmente representar o último requisito do arquivo de e-mail em conformidade com a lei, ou seja, a capacidade de teste da solução por terceiros em um período razoável, está finalmente estabelecido: sem uma documentação de procedimento adequada para o arquivo de e-mail em conformidade com a lei, a capacidade de teste não é produzida e, portanto, toda a solução sem uma documentação de procedimento adequada não está em conformidade com a lei.

E isso significa: A solução de arquivamento de e-mail em conformidade com a lei é a soma das medidas organizacionais, da solução técnica (software de arquivamento de e-mail como o próprio Benno MailArchiv), da implementação técnica geral e da documentação de procedimento final. Somente assim é possível representar todos os requisitos legais para o arquivamento de e-mail de forma verificável. Um software sozinho, ou seja, sem medidas de acompanhamento, nunca é adequado para representar um arquivamento de e-mail em conformidade com a lei.

Temos um longo histórico de conhecimento sobre este complexo de questões e aconselhamos com prazer sobre conformidade, requisitos legais e sua implementação. Por razões legais, nem estas declarações nem nossos serviços de consultoria constituem aconselhamento jurídico.