Esta é uma das questões mais intensamente e exaustivamente discutidas sobre o arquivamento de e-mail em conformidade com a lei. É certo (nós experimentamos quase diariamente): há uma grande ignorância e conhecimento superficial pouco saudável no mundo. Queremos trazer luz para a escuridão.

Para chegar ao cerne da questão de como ou o que caracteriza um arquivo de e-mail em conformidade com a lei, recorremos a um caso da prática: Recentemente, uma solicitação de cliente em conexão com o Benno MailArchiv revelou que o cliente queria arquivar apenas os e-mails de caixas de correio de e-mail selecionadas. Até aí, tudo bem. Tecnicamente, isso é facilmente viável com o Benno MailArchiv. Mas atenção! A conformidade com a lei não é definida apenas pelo produto técnico usado para arquivar e-mails!

A questão da “conformidade legal” de uma solução de arquivamento de e‑mail começa já onde se toma uma decisão sobre arquivar ou não arquivar e‑mails.

Diante do contexto dos requisitos válidos do legislador para arquivamento de e-mails em conformidade com a lei, é extremamente delicado excluir certos endereços de e-mail da arquivamento. Isso só funciona (do ponto de vista puramente legal) se for absolutamente certo que nenhum e-mail obrigatório para arquivamento for enviado ou recebido pelos endereços de e-mail excluídos do arquivamento. Com isso, chegamos à próxima armadilha. Quais e-mails são obrigatórios para arquivamento?

Existe obrigação de arquivamento de e‑mails devido a requisitos comerciais e fiscais. A base legal está, portanto, definida no HGB e na AO. Para citar apenas um exemplo (!) de e‑mails sujeitas a arquivamento: no sentido da AO, todos os e‑mails ou informações comunicadas por e‑mail que tenham o status “na medida em que são relevantes para a tributação” devem ser arquivados de forma conforme à lei. Na prática, referem‑se a e‑mails cujo conteúdo (por exemplo) tem relação com uma transação comercial ou de alguma forma pode impactar a tributação da empresa sujeita ao arquivamento. Em geral, isso pode abranger praticamente tudo o que foi enviado ou recebido por e‑mail.

Com isso, o círculo se fecha gradualmente: como agora deve ser arquivado de forma legalmente conforme?

A arquivamento de e‑mail em conformidade com a lei significa operar uma forma e um procedimento de arquivamento que sejam adequados para atender aos requisitos de arquivamento de e‑mail em conformidade com a lei. Quais são os requisitos envolvidos? Por exemplo (para ilustrar apenas um aspecto) trata‑se do requisito de pontualidade do arquivamento. Em outras palavras: os e‑mails que chegam à empresa devem ser arquivados o mais rapidamente possível (o que minimiza possíveis possibilidades de manipulação antes do arquivamento, etc.). Assim, surgem requisitos concretos para a própria solução de arquivamento, mas sobretudo para o Processo do arquivamento.

As exigências ainda têm algumas adicionais. Todas elas condicionam o desenho de vários aspectos processuais. Isso significa que, no final, não apenas a solução técnica “Software de Arquivamento de E‑mail Benno MailArchiv” deve atender a determinados requisitos, mas todo o processo, o ambiente de aplicação etc., no qual o arquivamento de e‑mail ocorre.

Em resumo: inicialmente, é necessário garantir, por meio de medidas organizacionais, que todos os requisitos para o arquivamento de e-mail em conformidade com a lei sejam atendidos. Só então os aspectos técnicos (implementação em software) entram em ação.

Em uma frase resumida: Uma técnica Lösung (como, por exemplo, Benno MailArchiv) está sozinha (ou seja, sem medidas organizacionais Maßnahmen) nunca tem a capacidade de representar uma arquivamento de e‑mail conforme a lei.

Para finalmente representar o último requisito do arquivo de e-mail em conformidade com a lei, ou seja, a capacidade de teste da solução por terceiros em um período razoável, está finalmente estabelecido: sem uma documentação de procedimento adequada para o arquivo de e-mail em conformidade com a lei, a capacidade de teste não é produzida e, portanto, toda a solução sem uma documentação de procedimento adequada não está em conformidade com a lei.

E isso significa: Uma solução de arquivamento de e‑mail conforme a lei é a soma das medidas organizacionais Maßnahmen, da solução técnica Lösung (software de arquivamento de e‑mail como Benno MailArchiv), da implementação técnica completa e da documentação de processo final. Só assim todos os requisitos legais para o arquivamento de e‑mail são verificáveis. Um software sozinho, ou seja, sem medidas de apoio Maßnahmen, é nunca adequado, para representar um arquivamento de e‑mail conforme a lei.

Temos um longo histórico de conhecimento sobre este complexo de questões e aconselhamos com prazer sobre conformidade, requisitos legais e sua implementação. Por razões legais, nem estas declarações nem nossos serviços de consultoria constituem aconselhamento jurídico.