Con el plazo del 1.1.2017 finaliza el período de transición para la entrada en vigor de las GoBD („Principios para la gestión y almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como para el acceso a los datos (GoBD)„) . Reemplaza las reglas vinculantes de los GoBS y la GDPdU vigentes desde hace varios años. Con las GoBD plenamente efectivas a partir del 1.1.2017, el archivo de correos electrónicos en las empresas es definitivamente obligatorio.

El tiempo para implementar GoBD se está acabando.

La creciente digitalización de los procesos empresariales ha llevado al legislador a establecer estándares más profesionales para la creación y el manejo de documentos y justificantes electrónicos. Estas nuevas regulaciones para las empresas están definidas en los GoBD. Los justificantes digitales recibidos y enviados, como ofertas, confirmaciones de pedidos, facturas, etc., están especialmente en el punto de mira, especialmente cuando se comunican por correo electrónico.

La obligación de archivar documentos digitales, especialmente correos electrónicos, no está regulada por ley solo desde que las GoBD entraron en vigor definitiva y completamente. Ya en la GDPdU se estableció la obligación de archivar correos electrónicos. Su cumplimiento no ha sido verificado de manera consistente por la administración financiera hasta ahora. Las empresas que ya utilizan un archivo de correos electrónicos seguro están en el lado seguro. Las empresas que aún no han archivado de manera segura sus correos electrónicos relevantes para fines fiscales y comerciales deben ahora actuar. El 31.12.2016 expiran todas las prórrogas. Las empresas deben cumplir con los requisitos de las GoBD entonces. Las infracciones pueden significar costos innecesarios y la implementación de medidas coercitivas.

Qué hacer ahora.

Señalamos reiteradamente que, en el contexto de la archivación de correo electrónico jurídicamente segura, de facto solo se deben archivar los correos electrónicos relevantes para el derecho fiscal y comercial. Sin embargo, dado que es prácticamente imposible e insensato exigir a cada empleado el tiempo y el esfuerzo para clasificar sus correos electrónicos y archivarlos en consecuencia, se ofrece (al igual que hasta ahora) el enfoque de la archivación automática o impulsada por el sistema archivación de correo electrónico. Aquí, sin ningún tipo de intervención manual, se archivan todos los correos electrónicos de las bandejas de entrada de los usuarios. El usuario no tiene ningún trabajo debido al proceso de archivo. Continúa trabajando exactamente igual con su cliente de correo electrónico, como lo hace/haría sin la archivación de correo electrónico. Con Benno MailArchiv, la archivación de correos electrónicos se realiza de forma automática y sin ninguna intervención manual

Desde el punto de vista del usuario, no cambia nada con el uso de la archivación de correo. Cada usuario sigue trabajando como antes. Paralelamente, los correos electrónicos de los usuarios se archivan automáticamente de forma segura y conforme a la ley. Beneficio adicional , ya que todos los correos electrónicos están disponibles para su búsqueda en texto completo.

Especialmente importante es entender que absolutamente no es suficiente almacenar correos electrónicos en la bandeja de entrada. Tampoco es suficiente almacenar solo documentos digitales en carpetas o recursos compartidos en unidades de red o incluso en el disco duro de su propia PC. Ninguno de estos es un almacenamiento seguro que cumpla con los requisitos legales. ¡La archivación de correo es una parte esencial del cumplimiento de las obligaciones legales de retención de registros contables de la empresa!

Más detalles que se derivan de las GoBD para el día a día de la empresa se pueden encontrar en el documento "GoBD – Guía para la práctica empresarial“ (http://gobd.de/). Le recomendamos que coordine los requisitos concretos para su empresa con un asesor fiscal o un auditor de su elección.

Solución robusta y segura.

Con Benno MailArchiv, desde 2008 hay disponible una solución de software conocida internacionalmente y madura que cumple con todos los requisitos legales. Benno MailArchiv se caracteriza por su WebApp intuitiva que permite a los usuarios encontrar cualquier correo electrónico en segundos. Un sistema de gestión de derechos sofisticado garantiza que los usuarios solo tengan acceso a los correos electrónicos a los que realmente deben tener acceso. Los derechos de acceso se pueden administrar de forma opcional e independiente de las carpetas de correo asignadas a los usuarios.

La apertura y flexibilidad de Benno MailArchiv permite combinar el software de archivo de correo de manera sencilla con casi cualquier sistema de correo y groupware. Todos los correos electrónicos entrantes y salientes se archivan automáticamente de forma segura y conforme a los requisitos legales.

Importante e inevitable: documentación del proceso

Independientemente de la solución utilizada para el archivo de correo electrónico: incluso la mejor solución de archivo de correo electrónico como producto puramente técnico no es suficiente por sí sola para cumplir con todos los requisitos legales del legislador. Además de la tecnología utilizada (es decir, por ejemplo, Benno MailArchiv), también es importante representar y documentar la integración de la solución técnica en el flujo de correo electrónico y en el sistema organizativo general de la empresa.

La asociación comercial BITKOM ha formulado en su publicación «E-Mails y GoBD - 10 principios para la práctica empresarial» (Descargar aquí) bajo el principio número 8 de forma compacta y precisa:

«El procedimiento para recibir y enviar E-Mails sujetos a retención o relevantes para la fiscalidad debe describirse en una documentación de procedimiento. La documentación del procedimiento debe explicar en particular cómo se han implementado los criterios de orden definidos en los GoBD. La documentación del procedimiento debe ser comprensible para un tercero experto y verificable en un plazo razonable. La documentación del procedimiento debe actualizarse (versionado) y conservarse durante el plazo de conservación legal
La documentación del procedimiento debe ser comprensible para un tercero experto y verificable en un plazo razonable. La documentación del procedimiento debe actualizarse (versionado) y conservarse durante el plazo de conservación legal
Plazo de conservación legal para ser conservada.»
La creación de la documentación del procedimiento es un componente estándar de las conversaciones sobre la introducción de la archivística de E-Mail en nuestros clientes.

Conclusión

A partir del 1.1.2017, prácticamente ninguna empresa puede prescindir del archivo de correo electrónico. Consideren la archivación de correos electrónicos en su empresa como una oportunidad, ya que ofrece muchos beneficios reales para todos los usuarios. Incluso tienen la opción: con Benno MailArchiv pueden implementar el archivo en su propia empresa. O aprovechen la oportunidad de utilizar Benno MailArchiv tan fácilmente como la electricidad de la toma de corriente como solución en la nube a través de nuestros socios de hosting

Ocupe de archivar sus correos electrónicos, antes de que las autoridades tomen medidas y sanciones. Pruebe Benno MailArchiv de forma gratuita y sin compromiso durante 60 días y compruebe por sí mismo qué ventajas ofrece la búsqueda rápida y búsqueda muy precisa de Benno MailArchiv para su empresa. Nuestros socios y nosotros como fabricantes estamos a su disposición para consultas y medidas adicionales.

Aproveche el tiempo que se está acabando hasta el 1.1.2017.