Con el Fecha límite 1.1.2017 finaliza el período de transición para la entrada en vigor de GoBD (“Principios para la gestión y conservación ordenada de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como el acceso a los datos (GoBD). Reemplaza las reglas vinculantes de los últimos años de los GoBS y la GDPdU. Con los GoBD plenamente efectivos a partir del 1.1.2017, el archivado de correos electrónicos en las empresas es obligatorio de forma definitiva.

El tiempo para implementar GoBD se está acabando.

La creciente digitalización de los procesos empresariales ha llevado al legislador a establecer estándares más profesionales para la creación y el manejo de documentos y justificantes electrónicos. Estas nuevas regulaciones para las empresas están definidas en los GoBD. Los justificantes digitales recibidos y enviados, como ofertas, confirmaciones de pedidos, facturas, etc., están especialmente en el punto de mira, especialmente cuando se comunican por correo electrónico.

La Obligación de archivar documentos digitales, especialmente correos electrónicos, no es que la obligación de archivar documentos digitales, especialmente correos electrónicos, haya sido establecida legalmente solo a partir de las ahora definitivas y plenamente en vigor GoBD. Ya en la GDPdU estaba la obligación de archivado electrónico de correos. Su cumplimiento fue por la administración financiera hasta ahora frecuentemente no revisado de forma consistente. Las empresas que ya hoy utilizan archivado de correos legalmente seguro, ya están en una posición segura. Las empresas que hasta ahora no realizan archivado legalmente seguro de sus correos relevantes fiscal y comercialmente, deben ahora actuar. El 31.12.2016 se cumplen todas Übergangsfristen expiran. Las empresas deben cumplir los requisitos de la GoBD entonces. Las infracciones pueden generar costos innecesarios y la implementación de medidas coercitivas.

Qué hacer ahora.

Informamos por la presente, una vez más, que en el marco del archivado de correo electrónico legalmente seguro, de facto solo los correos electrónicos relevantes a efectos fiscales y comerciales deben archivarse. Sin embargo, es de hecho imposible e irracional exigir a cada empleado el tiempo y esfuerzo de clasificar sus correos y archivarlos en consecuencia, por lo que (como hasta ahora) el enfoque de totalmente automático o impulsado por el sistema archivado de correo disponible. En este proceso, sin ningún tipo de intervención manual, se archivan todos los correos de los buzones de los usuarios. El usuario no tiene ningún trabajo durante el proceso de archivado. Continúa trabajando exactamente igual con su cliente de correo electrónico, como lo haría sin el archivado. Con Benna MailArchiv se lleva a cabo la archivación de los correos electrónicos de forma automática y sin ninguna intervención manual.

Desde la perspectiva de los usuarios, no cambia nada con el uso del archivado de correo. Cada usuario sigue trabajando como antes. Paralelamente, los correos electrónicos de los usuarios se archivan automáticamente de forma segura y legal. Para los empleados, esto incluso genera un beneficio adicional, ya que todos los correos están disponibles en texto completo, indexados y buscables.

Especialmente importante es, comprender que absolutamente no basta, conservar los correos electrónicos en la bandeja de entrada! Tampoco basta colocar exclusivamente documentos digitales en carpetas o en comparticiones de unidades de red o incluso en el disco duro del propio PC. Todo esto no son almacenamientos seguros de revisión, que de ninguna manera cumplir con los requisitos legales! La archivación de correos es una esencial parte del cumplimiento de las obligaciones legales de conservación respecto a los documentos contables de la empresa!

Más detalles, que surgen de los GoBD para la rutina empresarial, pueden leerse en el documento “GoBD – Guía para la práctica empresarial” (http://gobd.de/) pueden leerse. Recomendamos, por tanto, ajustar los requisitos concretos para su empresa con un asesor fiscal o auditor de su elección.

Solución robusta y segura.

Con Benno MailArchiv, disponible desde 2008, una solución internacionalmente conocida y madura Softwarelösung disponible, que todas los requisitos legales cubre. Benno MailArchiv se distingue por su WebApp intuitiva y fácil de usar, que permite a los usuarios encontrar cualquier correo en segundos lässt. Un gestión de derechos sofisticada garantiza que los usuarios solo tengan acceso a los E-Mails, a los que realmente deben acceder. Los derechos de acceso pueden también unabhängig de los usuarios a los buzones asignados Postfächern gestionados.

La Apertura y Flexibiltät de Benno MailArchiv permite que el software de archivado de correo se manera sencilla con casi cualquier sistema de correo y de groupware para combinar. Todos los correos entrantes y salientes se archivan automáticamente de forma segura y de acuerdo con los requisitos legales.

Importante e inevitable: documentación del proceso

Independientemente de la solución que se utilice para la archivación de correos: incluso la mejor solución de archivado de correos no basta como producto técnico puro por sí sola no para cubrir todos los requisitos legales del legislador. Porque, además de la tecnología empleada (por ejemplo, Benno MailArchiv), también es necesario integrar la solución técnica en el flujo de correo y en el sistema organizativo global de la empresa, y documentarlo.

El asociación sectorial BITKOM ha en su publicación “Correos electrónicos y GoBD – 10 pautas para la práctica empresarial” (Descargar aquí) bajo el punto número 8 lo ha formulado de forma compacta y precisa:

“El procedimiento de recepción y envío de correos electrónicos sujetos a obligación de conservación o fiscalmente relevantes debe describirse en una documentación de procesos. La documentación de procesos debe, en particular, detallar cómo se han implementado los criterios de orden definidos en las GoBD. La documentación de procesos debe para un-
La documentación del procedimiento debe ser comprensible para un tercero experto y verificable en un plazo razonable. La documentación del procedimiento debe actualizarse (versionado) y conservarse durante el plazo de conservación legal
período de retención a conservar.”
La creación de la documentación del procedimiento es un componente estándar de las conversaciones sobre la introducción de la archivística de E-Mail en nuestros clientes.

Conclusión

En la archivación de correos, a partir del 1.1.2017 prácticamente ninguna empresa pasa por alto. Comprenda la archivación de correos electrónicos en su empresa como Oportunidad, ya que ofrece reales muchas ventajas para todos los usuarios. Usted incluso tiene la opción: Con Benno MailArchiv puede la archivación en su empresa implementar. O utilice la posibilidad, Benno MailArchiv tan simple como la electricidad de la toma de corriente como solución en la nube sobre nuestra Socio de alojamiento para obtenerla.

Infórmese sobre la archivación de sus correos electrónicos, antes de que Medidas y sanciones por parte de las autoridades amenazan. Pruebe Benno MailArchiv sin compromiso y gratis por 60 días y haga usted mismo una idea, qué ventajas tiene la ultra rápida y überaus búsqueda precisa de Benno MailArchiv für su empresa representa. Nuestros socios y nosotros como fabricantes están disponibles para Beratungsgespräche y weiterführende Maßnahmen a su disposición.

Aproveche el tiempo que se está acabando hasta el 1.1.2017.