Desde principios de 2017, las empresas están legalmente obligadas a archivar sus correos electrónicos de conformidad con la ley. La base fundamental para ello son las denominadas GoBD («Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos», que aquí ). En este contexto, se debate mucho sobre con la normativa legal y con las GoBD . Pero, ¿qué significa exactamente cumplir con las GoBD? ¿Cuándo se cumple con las GoBD y cuándo no?

Explicamos en qué se centra realmente el tema de la conformidad con GoBD.

Es importante considerar cuidadosamente el término 'conforme a GoBD' y su significado, ya que aquí prevalecen muchos malentendidos y lo esencial a menudo queda oculto. Así que echemos un vistazo más de cerca a los detalles:

Las autoridades tributarias explican en el GoBD (Principios para la correcta conservación y uso de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos) qué requisitos se aplican alos procesos . (Además, el GoBD deja inequívocamente claro que cualquier certificación de producto de soluciones de archivo de correo electrónico carece totalmente de validez legal . (véase GoBD, Capítulo 12 (núms. 179 y 181)).

Por lo tanto, las autoridades fiscales se centran, con razón, en el "proceso" y no en el "producto" : el archivado de correo electrónico que cumple con la ley implica que se debe considerar todo el proceso relacionado con el correo electrónico en relación con los requisitos del GoBD y no solo el componente técnico que, en última instancia, archiva los correos electrónicos de forma aislada (Benno MailArchiv).

Implementar un sistema de archivado de correo electrónico que cumpla con la normativa GoBD, sea legalmente válido y seguro implica que la combinación de hardware, software y organización debe garantizar la integridad, la exhaustividad y la recuperabilidad de los correos electrónicos relevantes para fines fiscales. La tecnología en sí misma (y especialmente el software de archivado de correo electrónico) es, de hecho, solo un medio para un fin, o una parte de la solución , que proceso abarca todo el

Para establecer un sistema de archivado de correo electrónico seguro y conforme a la ley para todos los correos electrónicos relevantes desde el punto de vista comercial y fiscal, de acuerdo con el Código de Comercio alemán (HGB), el Código Fiscal alemán (AO) y los Principios para la correcta conservación y utilización de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos (GoBD), es necesario, según los requisitos del GoBD, crear documentación de procesos además de la configuración técnica del sistema de archivado de correo electrónico. Esta documentación debe documentar el proceso de archivado . En particular, debe describir las interfaces entre el software de archivado de correo electrónico y los sistemas circundantes, el flujo de correos electrónicos hacia el archivo, e incluir también los procedimientos de control y mantenimiento acordados (es decir, la estructura organizativa o "orgware").

Como ya hemos explicado detalladamente en nuestro informe técnico «Aspectos legales del archivado de correo electrónico conforme a la normativa », el legislador espera que los componentes procedimentales, los datos y los repositorios de documentos del sistema de archivado de correo electrónico implementado puedan ser auditados por un tercero cualificado en un plazo razonable para garantizar su exactitud formal y sustantiva. (Esto se aplica tanto a la auditabilidad de las transacciones comerciales individuales como a la del sistema y los procesos que se ejecutan en él). Por lo tanto, la auditabilidad de la correcta gestión del archivado de correo electrónico requiere absolutamente la existencia de documentación procedimental.

Las autoridades tributarias definen la descripción o documentación de un proceso como la descripción de los procedimientos organizativos y técnicos para el procesamiento de información fiscalmente relevante. Por lo tanto, el archivado de correo electrónico conforme a la normativa GoBD o legalmente seguro no se limita al producto técnico del software de archivado,sino inevitablemente , , el procesodiseñar y documentar de forma transparente

Conclusión

, "conforme a GoBD" no se refiere necesariamente a una característica o funcionalidad específica del producto que pueda ser producida o garantizada únicamente por el software de archivado de correo electrónico. Por el contrario: "conforme a GoBD" en lo que respecta al archivado de correo electrónico significa que la parte del proceso contable relacionada con los correos electrónicos, ya sea desde un punto de vista técnico u organizativo, debe cumplir con los requisitos de GoBD.

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