La práctica empresarial muestra que el correo electrónico es el medio de comunicación esencial para las empresas y seguirá siendo así en un futuro previsible. Los empresarios, directores generales y responsables de TI se enfrentan cada vez más al reto de registrar sistemáticamente la avalancha de datos diferentes generados por el uso del correo electrónico.
Pero no solo es importante la captura, el archivo y la administración eficientes de las grandes cantidades de datos. Las condiciones marco legales también hacen que el archivo de correos electrónicos sea absolutamente necesario.
Los correos electrónicos relevantes para los procesos empresariales deben conservarse durante los plazos legales. El período de conservación puede ser de hasta 10 años. La cuestión de la protección de datos también afecta al archivo de correos electrónicos.
Una vez más, hay razones para que Medienweite GmbH & Co. KG de Osnabrück examine más de cerca el mercado de soluciones de software de archivo de correos electrónicos. Un entrevistado con el ingeniero diplomado Ansgar Licher, director general de LWsystems GmbH & Co. KG de Bad Iburg, resulta útil en este sentido.
Con la solución de archivo de correos electrónicos Benno MailArchiv, la empresa ha desarrollado una solución que se ha utilizado con éxito en numerosas ocasiones y que cumple con los requisitos de un software de archivo innovador y fiable.

Medienweite: Sr. Licher, hace unos años lanzaron una solución exitosa para el archivo de correos conforme a la ley con Benno MailArchiv. Al igual que en la mayoría de los segmentos del mercado, también existen varias soluciones de la competencia aquí. ¿Cuáles son las características únicas que hacen que Benno MailArchiv sea tan especial?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv es mucho más que los productos convencionales para la archivación de correo electrónico en el mercado. En el primer paso, naturalmente hacemos lo que todos los productos de archivación de correo electrónico hacen: archivamos todos los correos electrónicos deseados de manera segura y cuidadosa. Por otro lado, ofrecemos a nuestros clientes algunos potenciales de valor añadido únicos. Nuestro objetivo es hacer que la vida del cliente con todos sus muchos correos electrónicos sea más fácil día a día. Los clientes que utilizan Benno MailArchiv trabajan de manera más eficiente y ahorran mucho tiempo y dinero.

Medienweite: ¿Puede darnos una visión general de la estructura de Benno MailArchiv?

Ansgar Licher: Con mucho gusto. En esencia, nuestro archivo de correo electrónico se basa en tres niveles:
En el primer nivel, Benno MailArchiv indexa y captura toda la información del correo electrónico, incluidos los “invisibles” y todos los archivos adjuntos.
En el segundo paso, los correos electrónicos archivados se almacenan de forma centralizada en un lugar. Por así decirlo, se echan en una olla. Al principio suena inusual, pero ofrece la ventaja decisiva sobre otros proveedores en el mercado.
En el tercer nivel, se representan los servicios de acceso y autorización. Es decir, aquí la empresa decide a qué usuarios se les permite acceder a sus correos electrónicos o a los de otros usuarios y en qué medida. Aquí es donde se encuentran el archivo de correo electrónico y la protección de datos.

Medienweite: ¿Benno MailArchiv es capaz de indexar completamente toda la información, incluidos los archivos adjuntos de un correo electrónico?

Ansgar Licher: Por supuesto. La clave está, por un lado, en cómo archivamos los correos electrónicos, pero también en que hacemos que cada correo electrónico en el archivo sea fácilmente buscable. Cada correo electrónico se indexa completamente al momento de la archivación, es decir, "sobre la marcha". Esto significa que hacemos que toda la información del correo electrónico sea buscable. Indexamos los encabezados técnicos de correo electrónico (generalmente invisibles), las direcciones de correo electrónico del remitente y del destinatario, la línea de asunto y el texto del correo electrónico, así como todos los archivos adjuntos a los correos electrónicos. Concretamente, extraemos los textos de los diversos formatos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), OpenOffice, PDF, HTML, etc. Además, se descomprimen los archivos ZIP y los respectivos archivos dentro del archivo ZIP se indexan a su vez.
Esta indexación de texto completo tiene como consecuencia que podemos encontrar cada correo electrónico, incluso si el texto buscado, por ejemplo, solo está en un archivo PDF en el anexo del correo electrónico.

Medios amplios: ¿Y después de la indexación?

Ansgar Licher: ...la sofisticada sistemática de archivo de Benno MailArchiv entra plenamente en vigor. Va mucho más allá de las posibilidades de otros sistemas de archivo de correo electrónico. En primer lugar, Benno MailArchiv archiva los correos electrónicos de forma independiente de las cuentas de usuario, es decir, las bandejas de entrada de un servidor de correo electrónico o groupware como Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Es decir: los correos electrónicos de Sabine Mustermann no se encuentran en una sección de archivo solo para Sabine Mustermann, sino que se encuentran en el archivo general (del respectivo cliente).
En otras palabras: todos los correos electrónicos de todos los usuarios de un cliente llegan a Benno MailArchiv en un gran contenedor.

Medios amplios: ¿Por qué archivan todos los correos electrónicos en un contenedor? Al principio, suena un poco caótico. ¿Cuáles son las ventajas?

Ansgar Licher: Archivamos todo en un gran contenedor porque de esta manera podemos hacer que todos los correos electrónicos o la información de la empresa sean fácilmente buscables. Todos los correos electrónicos se indexan completamente junto con los archivos adjuntos y, por lo tanto, se pueden buscar de manera rápida y sencilla. Además, los beneficios adicionales de este concepto son evidentes:

1) Todos los correos electrónicos que se van a archivar se archivan automáticamente. Nadie tiene que preocuparse por archivar sus correos electrónicos.

2) No importa a quién se haya enviado un correo electrónico dentro de la empresa, y tampoco importa dónde lo haya almacenado el usuario en su cliente de correo electrónico: está en el archivo y se puede encontrar muy rápidamente mediante el índice de texto completo. En segundos, incluso con millones de correos electrónicos.

3) La búsqueda ya no se realiza a través de árboles de carpetas (en el cliente de correo), sino simplemente a través de la información de contenido de los correos (palabras de búsqueda, búsqueda de texto completo, ...). Esto ahorra mucho tiempo en comparación con los procedimientos convencionales, porque la búsqueda tradicional sin Benno MailArchiv se realiza de forma recursiva (mediante la función de búsqueda del cliente de correo (por ejemplo, Outlook)) o manualmente (porque el usuario cree que sabe dónde está qué correo electrónico). Desafortunadamente, muchas carpetas de correo están llenas de cientos de correos, por lo que todavía hay que buscar manualmente. Todo en uno, un gasto de tiempo considerable. ¡Con Benno MailArchiv, por el contrario, la búsqueda se realiza en segundos!

4) El usuario no necesita dedicar tiempo a archivar correos electrónicos en una estructura de carpetas supuestamente sensata. La clasificación diaria de correos en carpetas de archivo es un enorme devorador de tiempo y puede eliminarse por completo.

5) Solo el usuario conoce su propia estructura de archivo, otros empleados generalmente tienen una lógica de archivo diferente. Ergo: otros colegas generalmente no encuentran correos electrónicos en jerarquías de carpetas extranjeras.

La tecnología de búsqueda utilizada en Benno MailArchiv nos permite, por ejemplo, encontrar y mostrar cualquier correo electrónico en menos de 2 segundos en archivos con, por ejemplo, 1,5 millones de correos electrónicos. Este rendimiento no tiene igual.

Medienweite: Su argumentación es comprensible. Particularmente, la búsqueda rápida impresiona. ¿Cómo exactamente los usuarios que utilizan Benno MailArchiv ahorran tiempo y recursos?

Ansgar Licher: La clave para el aumento de eficiencia que logramos con nuestros clientes no radica solo en la búsqueda rápida. Concretamente, el usuario con Benno MailArchiv ahorra tiempo dos veces: la primera vez al archivar los correos electrónicos y la segunda vez al buscar.

Medios amplios: ¿Puede explicar la eficiencia de Benno MailArchiv con un ejemplo concreto?

Ansgar Licher: Si consideramos el mundo actual de los clientes de correo electrónico como Outlook, Thunderbird y otros, nos damos cuenta de que los usuarios almacenan y gestionan sus correos electrónicos en estructuras de carpetas cada vez más grandes con el tiempo. Para cada tema o proyecto, etc., se crean carpetas y los correos electrónicos se almacenan en ellas

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carpetas se crean y todos los días las correos electrónicos percibidos subjetivamente como importantes se mueven manualmente a las carpetas de archivo.
Que al ordenar y clasificar manualmente los correos electrónicos se producen considerables gastos generales improductivos, se puede ver fácilmente: Suponiendo que en una empresa solo 25 usuarios clasificaran diariamente sus correos electrónicos en el archivo y esto representara solo 5 minutos de esfuerzo por día y empleado, entonces serían casi 42 horas de trabajo improductivo en 20 días laborables al mes.

Un esfuerzo de tiempo improductivo similarmente alto se produce, según la experiencia, cuando los correos electrónicos deben buscarse manualmente. Lo que representa mucho esfuerzo de búsqueda manual a pesar de todas las funciones de búsqueda, se hace en segundos con Benno MailArchiv.

Medienweite: ¿Y cómo regulan el acceso a los correos electrónicos, es decir, cómo se aseguran de que cada persona solo vea lo que se supone que debe ver?

Ansgar Licher: Naturalmente, Benno MailArchiv cuenta con un sofisticado sistema de gestión de permisos. Va mucho más allá de las posibilidades de otros sistemas de archivo de correo electrónico. En primer lugar, Benno MailArchiv archiva los correos electrónicos de forma independiente a las cuentas de usuario, es decir, las bandejas de entrada de un servidor de correo electrónico o groupware como Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Esto significa que los correos electrónicos de Sabine Mustermann no se encuentran en una sección del archivo destinada solo a ella, sino que se encuentran en el archivo general (del respectivo cliente) - en el gran contenedor.

Medienweite:Y, por supuesto, no todos deben tener acceso a todos los correos electrónicos...

Ansgar Licher: ... correcto. Ya lo prohíbe la protección de datos. Por regla general, no todos los usuarios deben tener acceso a todos los correos electrónicos de la empresa (por ejemplo, el empleado a los correos electrónicos de la dirección general, etc.). Por lo tanto, hemos integrado una administración de usuarios y permisos en Benno MailArchiv.

El administrador tiene la libertad de utilizar la administración de usuarios incluida en Benno MailArchiv o de conectar un servicio de directorio existente en la empresa (como Microsoft Active Directory (ADS) o LDAP) para la administración de usuarios y permisos. Por lo tanto, el administrador no necesita mantener otra base de datos de usuarios debido a un nuevo software en la empresa. Y el usuario tiene así un "acceso único" sobre la base de "mismo usuario, misma contraseña", es decir, puede iniciar sesión en Windows con los mismos datos de acceso que en Benno MailArchiv. El mantenimiento de una base de datos de usuarios de Benno separada se omite así (si el administrador lo desea).

Medienweite: Muy bien. ¿Pero cómo se controlan los permisos en Benno MailArchiv?

Ansgar Licher: Archivamos, como ya se ha dicho, todos los correos electrónicos de la empresa en un gran contenedor. Esto crea ventajas considerables en comparación con las soluciones de archivo de correo electrónico convencionales que archivan los correos electrónicos por separado según las bandejas de entrada (es decir, los correos del usuario A en el archivo de la bandeja de entrada del usuario A):
Cada usuario cuyos correos se archivan tiene en la vida real (al menos) una dirección de correo electrónico (por ejemplo: sabine.mustermann@musterfirma.de). Y eso es exactamente la clave: Sabine puede ver todos los correos que se le enviaron o que ella envió. Por lo tanto, tiene una vista del archivo como si fuera su propia bandeja de entrada.
Y justo aquí entra en juego otra característica única de Benno MailArchiv: podemos asignar permisos adicionales de manera flexible a cada usuario.
Supongamos que Sabine es la secretaria del jefe. Y el jefe dice: "Quiero que Sabine pueda ver mi bandeja de entrada. PERO: Sabine no debe ver bajo ninguna circunstancia los correos electrónicos que se enviaron o recibieron desde o hacia la dirección de correo XYZ (por ejemplo, el cliente más importante).“
¿Cómo se puede implementar un requisito de este tipo en Outlook/Exchange o con otros sistemas de correo electrónico y groupware clásicos centrados en la bandeja de entrada? ¡Correcto! No se puede.
O Sabine puede ver la bandeja de entrada del jefe o no. Ver solo ciertos contenidos no es posible en sistemas orientados a la bandeja de entrada. Gracias a la asignación flexible de permisos en Benno MailArchiv, podemos decir: "Sabine puede ver, además de sus correos, todos los correos del jefe, excepto aquellos que tengan que ver con la dirección de correo XYZ“.

Concretamente: si Sabine puede encontrar todos los correos electrónicos de o para "sabine.mustermann@musterfirma.de“, entonces este es un filtro en el conjunto de correos electrónicos en el archivo. Más exactamente: es una consulta de búsqueda. Y así, el administrador puede asignar al usuario "Sabine Mustermann“ consultas adicionales permitidas en cualquier momento, de modo que Sabine pueda leer todos los correos electrónicos del jefe, excepto los de o para XYZ y, además, Sabine Mustermann podría encontrar todos los correos electrónicos que cumplan con los siguientes criterios:
1) Todos los correos electrónicos del dominio "wichtigster-lieferant.de“ Y
2) En la línea de asunto debe decir "Auftragsbestätigung“ Y
3) debe haber un archivo adjunto.
La lista de estos ejemplos podría continuarse casi arbitrariamente.

Así, las autorizaciones se pueden asignar de forma flexible a los usuarios. Esto funciona naturalmente tanto en la base de datos de usuarios local (propia de Benno mailarchiv) como en el servicio de directorio central ADS o LDAP.

Medienweite: Probablemente, la mayoría de los usuarios utilizan Outlook para su trabajo diario con correos electrónicos. ¿Existe una integración de Benno MailArchiv en Outlook o incluso en otros sistemas?

Ansgar Licher: Actualmente no existe un complemento de Outlook listo. Pero aun así podemos anotar un punto aquí: una característica de este tipo se puede implementar de manera relativamente simple, porque proporcionamos una llamada interfaz de programación REST (es decir, una API REST) para ello. Se trata de una llamada interfaz de servicio web que funciona simplemente a través de http o https.
La API se mantiene lo más simple posible. Hay exactamente dos operaciones esenciales que se pueden llamar desde programas externos (como, por ejemplo, Outlook):
1) "Realizar una consulta de búsqueda" (que el usuario puede ingresar en Outlook). La interfaz devuelve la lista de resultados de los correos electrónicos encontrados. Esto se puede emitir o mostrar en Outlook.
2) "Recuperar el correo XY del archivo". Cuando el usuario hace clic en un correo electrónico en la lista de resultados, se muestra, es decir, se recupera del archivo. La interfaz pasa el correo electrónico deseado al programa que lo llama - y ¡correcto! - allí solo necesita ser representado como un correo electrónico.
Con la ayuda de esta API, la funcionalidad de Benno MailArchiv se puede integrar no solo en Outlook, sino también en cualquier (web) aplicación, por ejemplo, gestión de mercancías, CRM, intranet, etc.

Medienweite: ¡Esas son propiedades verdaderamente interesantes! ¿Cómo continúa el desarrollo de Benno Mailarchiv?

Ansgar Licher: Actualmente estamos trabajando intensamente en la finalización de nuestra nueva generación de productos: Benno MailArchiv 2.0. Aquí se suman algunas características nuevas. Especialmente destacados son la capacidad total de los clientes y la nueva GUI web más delgada y rápida para el usuario. Hemos alcanzado la fase BETA y lanzaremos Benno MailArchiv 2.0 a mediados de 2012.

Medienweite: ¿Cómo ve el futuro desarrollo del mercado para el archivado de correo electrónico?

Ansgar Licher: Las perspectivas son muy positivas. Especialmente recibimos una fuerte demanda del área de Cloud Computing o Hosting. Muchos proveedores de hosting y cloud están buscando una solución fuerte y escalable para el archivo de correo electrónico alojado. LWsystems está preparado de manera óptima para esta necesidad con la Edición de Hosting de Benno MailArchiv y ofrece no solo una solución confiable para el negocio de Software como Servicio (SaaS), sino una solución con una arquitectura única y características sobresalientes, de las cuales he podido mostrarle algunas.

Medienweite: ¡Muchas gracias por esta conversación informativa!

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