La práctica empresarial demuestra que el correo electrónico es el principal medio de comunicación para las empresas y lo seguirá siendo en el futuro previsible. Los emprendedores, directores generales y responsables de TI se enfrentan cada vez más al reto de capturar sistemáticamente la gran cantidad de datos diversos generados por el correo electrónico.
Sin embargo, no solo es importante la captura, el archivo y la gestión eficientes de estos datos. Los requisitos legales también hacen que el archivo de correo electrónico sea obligatorio.
Los correos electrónicos relevantes para los procesos empresariales deben conservarse de acuerdo con los plazos de retención legales, que pueden llegar hasta los 10 años. La protección de datos es otro aspecto crucial del archivo de correo electrónico. Esta es
una razón más para que Medienweite GmbH & Co. KG, de Osnabrück, analice detenidamente el mercado de soluciones de software para el archivo de correo electrónico. Una entrevista con el ingeniero Ansgar Licher, director general de LWsystems GmbH & Co. KG, de Bad Iburg, resultó muy útil en este sentido.
Con su solución de archivo de correo electrónico, Benno MailArchiv, la empresa ha desarrollado e implementado con éxito una solución que cumple con los requisitos de un software de archivo innovador y fiable.

Entrevista con los medios: Sr. Licher, hace unos años lanzó Benno MailArchiv, una solución exitosa para el archivado de correo electrónico que cumple con la normativa legal. Como en la mayoría de los segmentos del mercado, existen diversas soluciones competidoras. ¿Cuáles son las características distintivas que hacen que Benno MailArchiv sea tan especial?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv va mucho más allá de los productos convencionales de archivado de correo electrónico del mercado. En primer lugar, hacemos lo que hacen todos los productos de archivado: archivamos todos los correos electrónicos deseados de forma segura y cuidadosa. Pero además, ofrecemos a nuestros clientes un valor añadido único. Nuestro objetivo es facilitarles la vida a nuestros clientes, día tras día, gestionando sus numerosos correos electrónicos. Los clientes que utilizan Benno MailArchiv trabajan de forma más eficiente y ahorran una cantidad considerable de tiempo y dinero.

En general, ¿podría darnos una idea de la estructura de Benno MailArchiv?

Ansgar Licher: Con mucho gusto. Nuestro sistema de archivado de correo electrónico se basa en tres niveles:
En el primer nivel, Benno MailArchiv indexa y registra toda la información del correo electrónico, incluidos los elementos "invisibles" y todos los archivos adjuntos.
En el segundo paso, los correos electrónicos archivados se almacenan de forma centralizada en una única ubicación. Es decir, están todos en un mismo lugar. Esto puede parecer inusual, pero ofrece una ventaja decisiva sobre otros proveedores del mercado.
El tercer nivel gestiona el acceso y los permisos. Aquí es donde la empresa decide qué usuarios tienen acceso a sus propios correos electrónicos o a los de otros usuarios, y en qué medida. Aquí es donde convergen el archivado de correo electrónico y la protección de datos.

En general, los medios de comunicación preguntan: ¿Entonces Benno MailArchiv es capaz de indexar completamente toda la información de un correo electrónico, incluidos los archivos adjuntos?

Ansgar Licher: Absolutamente. La clave reside, por un lado, en cómo archivamos los correos electrónicos, pero también en facilitar la búsqueda de cada uno de ellos. Todos los correos se indexan a texto completo durante el archivado, es decir, "sobre la marcha". Esto significa que toda la información del correo electrónico es consultable. Indexamos los encabezados técnicos (en su mayoría invisibles), las direcciones de correo electrónico del remitente y del destinatario, el asunto, el cuerpo del mensaje y todos los archivos adjuntos. En concreto, extraemos el texto de diversos formatos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), OpenOffice, PDF, HTML, etc. Además, los archivos ZIP se descomprimen y los archivos individuales que contienen también se indexan.
Esta indexación a texto completo nos permite encontrar cualquier correo electrónico, incluso si el texto que busca solo se encuentra en un archivo PDF adjunto, por ejemplo.

Alcance mediático: Y después de la indexación…

Ansgar Licher: … El sofisticado sistema de archivado de Benno MailArchiv realmente destaca. Supera con creces las capacidades de otros sistemas de archivado de correo electrónico. En primer lugar, Benno MailArchiv archiva los correos electrónicos independientemente de las cuentas de usuario, es decir, de los buzones de correo de un servidor de correo o de colaboración como Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Esto significa que los correos de Sabine Mustermann no se almacenan en una sección de archivo exclusiva para ella, sino dentro del archivo general (del cliente correspondiente).
En otras palabras, todos los correos de todos los usuarios de un cliente se consolidan en un único repositorio en Benno MailArchiv.

En general, ¿ por qué archiva todos sus correos electrónicos en un solo lugar? Al principio suena bastante caótico. ¿Qué ventajas tiene?

Ansgar Licher: Archivamos todo en un repositorio central porque esto facilita la búsqueda de todos los correos electrónicos e información de la empresa. Todos los correos electrónicos, incluidos los archivos adjuntos, están indexados en texto completo, lo que permite una búsqueda rápida y sencilla. Además, las demás ventajas de este enfoque son evidentes:

1) Todos los correos electrónicos que se van a archivar se archivan automáticamente. Nadie tiene que preocuparse por archivar sus correos electrónicos.

2) No importa a quién se haya enviado un correo electrónico dentro de la empresa, y tampoco importa dónde lo haya almacenado el usuario en su cliente de correo electrónico: está en el archivo y se puede encontrar muy rápidamente mediante el índice de texto completo. En segundos, incluso con millones de correos electrónicos.

3) La búsqueda ya no se realiza a través de árboles de carpetas (en el cliente de correo), sino simplemente a través de la información de contenido de los correos (palabras de búsqueda, búsqueda de texto completo, ...). Esto ahorra mucho tiempo en comparación con los procedimientos convencionales, porque la búsqueda tradicional sin Benno MailArchiv se realiza de forma recursiva (mediante la función de búsqueda del cliente de correo (por ejemplo, Outlook)) o manualmente (porque el usuario cree que sabe dónde está qué correo electrónico). Desafortunadamente, muchas carpetas de correo están llenas de cientos de correos, por lo que todavía hay que buscar manualmente. Todo en uno, un gasto de tiempo considerable. ¡Con Benno MailArchiv, por el contrario, la búsqueda se realiza en segundos!

4) El usuario no necesita dedicar tiempo a archivar correos electrónicos en una estructura de carpetas supuestamente sensata. La clasificación diaria de correos en carpetas de archivo es un enorme devorador de tiempo y puede eliminarse por completo.

5) Solo el usuario conoce su propia estructura de archivo, otros empleados generalmente tienen una lógica de archivo diferente. Ergo: otros colegas generalmente no encuentran correos electrónicos en jerarquías de carpetas extranjeras.

La tecnología de búsqueda utilizada en Benno MailArchiv nos permite, por ejemplo, encontrar y mostrar cualquier correo electrónico en menos de 2 segundos en archivos con, por ejemplo, 1,5 millones de correos electrónicos. Este rendimiento no tiene igual.

Medienweite: Su argumentación es comprensible. Particularmente, la búsqueda rápida impresiona. ¿Cómo exactamente los usuarios que utilizan Benno MailArchiv ahorran tiempo y recursos?

Ansgar Licher: La clave de las mejoras en la eficiencia que logramos para nuestros clientes no reside, por supuesto, únicamente en la velocidad de búsqueda. Concretamente, los usuarios ahorran tiempo dos veces con Benno MailArchiv: primero, al archivar correos electrónicos, y segundo, al buscarlos.

En general, ¿podría explicar la eficiencia de Benno MailArchiv con un ejemplo concreto?

Ansgar Licher: Si consideramos el mundo actual de los clientes de correo electrónico como Outlook, Thunderbird y otros, nos damos cuenta de que los usuarios almacenan y gestionan sus correos electrónicos en estructuras de carpetas cada vez más grandes con el tiempo. Para cada tema o proyecto, etc., se crean carpetas y los correos electrónicos se almacenan en ellas

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Se crea una carpeta y, cada día, los correos electrónicos considerados importantes se mueven manualmente a ella.
Es fácil ver la cantidad de tiempo improductivo que se pierde organizando y clasificando manualmente los correos electrónicos: si en una empresa solo 25 usuarios clasificaran sus correos electrónicos en carpetas diariamente, y esto les tomara solo 5 minutos por empleado al día, entonces, con 20 días laborables al mes, ¡eso equivaldría a casi 42 horas de tiempo de trabajo improductivo!

Un esfuerzo de tiempo improductivo similarmente alto se produce, según la experiencia, cuando los correos electrónicos deben buscarse manualmente. Lo que representa mucho esfuerzo de búsqueda manual a pesar de todas las funciones de búsqueda, se hace en segundos con Benno MailArchiv.

Ancho de los medios: ¿Y cómo se regula el acceso a los correos electrónicos? En otras palabras: ¿Cómo se garantiza que cada persona solo vea lo que tiene permitido ver?

Ansgar Licher: Por supuesto, Benno MailArchiv cuenta con un sofisticado sistema de gestión de permisos que supera con creces las capacidades de otros sistemas de archivado de correo electrónico. En primer lugar, Benno MailArchiv archiva los correos electrónicos independientemente de las cuentas de usuario, es decir, de los buzones de correo de un servidor de correo o de colaboración como Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Esto significa que los correos de Sabine Mustermann no se almacenan en una sección de archivo exclusiva para ella, sino que se encuentran en el archivo general (del cliente correspondiente), en el repositorio principal.

Alcance mediático:Y, por supuesto, no todo el mundo debería tener acceso a todos los correos electrónicos…

Ansgar Licher: …correcto. Las normativas de protección de datos lo prohíben. En general, no todos los usuarios deberían tener acceso a todos los correos electrónicos de la empresa (por ejemplo, un empleado administrativo debería tener acceso a
los correos electrónicos de la dirección, etc.). Por lo tanto, hemos integrado la gestión de usuarios y permisos en Benno MailArchiv.
Los administradores pueden usar la gestión de usuarios integrada en Benno MailArchiv o conectarse a un servicio de directorio de la empresa existente (como Microsoft Active Directory (ADS) o LDAP) para la gestión de usuarios y permisos. Esto significa que el administrador no tiene que mantener una base de datos de usuarios independiente solo por un nuevo software. Los usuarios también se benefician del inicio de sesión único basado en "mismo usuario, misma contraseña", lo que significa que pueden iniciar sesión en Windows con las mismas credenciales que usan en Benno MailArchiv. Por lo tanto, mantener una base de datos de usuarios de Benno independiente es innecesario (si el administrador así lo decide).

Acceso para todos los medios: Muy bien. Pero, ¿cómo se gestionan los permisos en Benno MailArchiv?

Ansgar Licher: Como mencioné, archivamos todos los correos electrónicos de la empresa en un repositorio central. Esto ofrece ventajas significativas sobre las soluciones convencionales de archivado de correo electrónico, que archivan los correos por separado según el buzón (es decir, almacenan los correos del usuario A en el archivo dentro del buzón de archivo del usuario A):
Cada usuario cuyos correos electrónicos se archivan tiene al menos una dirección de correo electrónico real (por ejemplo, sabine.mustermann@musterfirma.de). Y esa es la clave: Sabine puede ver todos los correos electrónicos enviados por o para ella. Tiene acceso al archivo como si fuera su propio buzón.
Y aquí es donde entra en juego otra característica única de Benno MailArchiv: ¡Podemos asignar permisos adicionales a cada usuario de forma flexible!
Digamos que Sabine es la secretaria del jefe. Y el jefe dice: «Quiero que Sabine pueda ver mi buzón. PERO: Bajo ninguna circunstancia se le debe permitir a Sabine ver los correos electrónicos enviados a o recibidos de la dirección de correo electrónico XYZ (por ejemplo, nuestro cliente más importante)».
¿Cómo se implementa un requisito así en Outlook/Exchange u otros sistemas de correo electrónico y software colaborativo tradicionales centrados en buzones? ¡Exacto! Es imposible.
Sabine puede ver el buzón del jefe o no. Ver solo contenido específico no es posible en sistemas orientados a buzones. Gracias a los permisos flexibles de Benno MailArchiv, podemos decir: «Sabine tiene permiso para ver todos los correos electrónicos del jefe, además de los suyos, excepto los relacionados con la dirección de correo electrónico XYZ».

Para ser más específicos: si Sabine puede encontrar todos los correos electrónicos de o para “sabine.mustermann@musterfirma.de”, entonces se trata de un filtro aplicado al archivo de correo electrónico. Más precisamente: es una consulta de búsqueda. El administrador puede asignar consultas adicionales permitidas al usuario “Sabine Mustermann” en cualquier momento, de modo que Sabine pueda, por ejemplo, leer todos los correos electrónicos de su jefe, excepto los de o para XYZ. Además, Sabine Mustermann podría (por ejemplo) encontrar todos los correos electrónicos que cumplan los siguientes criterios:
1) Todos los correos electrónicos del dominio “wichtigster-lieferant.de” Y
2) El asunto debe contener “Confirmación de pedido” Y
3) Debe haber un archivo adjunto.
Esta lista de ejemplos podría extenderse prácticamente de forma indefinida.

Así, las autorizaciones se pueden asignar de forma flexible a los usuarios. Esto funciona naturalmente tanto en la base de datos de usuarios local (propia de Benno mailarchiv) como en el servicio de directorio central ADS o LDAP.

En general , se presume que la mayoría de los usuarios utilizan Outlook para gestionar su correo electrónico a diario. ¿Existe alguna integración de Benno MailArchiv con Outlook o incluso con otros sistemas?

Ansgar Licher: Actualmente, no existe un plugin de Outlook listo para usar. Pero aún podemos destacar: esta función se puede implementar con relativa facilidad porque proporcionamos una interfaz de programación REST (es decir, una API REST) ​​para este propósito con Benno MailArchiv. Se trata de una interfaz de servicio web que funciona simplemente a través de HTTP o HTTPS.
La API se mantiene notablemente simple. Hay exactamente dos operaciones esenciales que se pueden llamar desde programas externos (como Outlook):
1) "Realizar una consulta de búsqueda" (que el usuario puede ingresar en Outlook). La interfaz devuelve la lista de correos electrónicos encontrados. Esta lista se puede mostrar en Outlook.
2) "Recuperar el correo electrónico XY del archivo". Cuando el usuario hace clic en un correo electrónico en los resultados de la búsqueda, se muestra, es decir, se recupera del archivo. La interfaz pasa el correo electrónico solicitado al programa que lo llama, ¡y así es!, donde simplemente necesita mostrarse como un correo electrónico.
Con la ayuda de esta API, la funcionalidad de Benno MailArchiv se puede integrar no solo en Outlook, sino también en cualquier aplicación (web), por ejemplo, gestión de mercancías, CRM, intranet, etc.

Medienweite: ¡Esas son propiedades verdaderamente interesantes! ¿Cómo continúa el desarrollo de Benno Mailarchiv?

Ansgar Licher: Actualmente estamos trabajando intensamente en la finalización de nuestra nueva generación de productos: Benno MailArchiv 2.0. Esta versión incluye varias novedades. Destacan especialmente la compatibilidad total con múltiples clientes y la nueva interfaz web, más ágil y rápida. Ya hemos alcanzado la fase beta y lanzaremos Benno MailArchiv 2.0 a mediados de 2012.

En general, ¿ cómo prevé que evolucione el mercado del archivo de correo electrónico?

Ansgar Licher: Las perspectivas son muy positivas. En particular, estamos experimentando una fuerte demanda por parte de los sectores de computación en la nube y alojamiento web. Muchos proveedores de alojamiento y servicios en la nube buscan una solución robusta y escalable para el archivado de correo electrónico. LWsystems, con su Benno MailArchiv Hosting Edition, está en una posición ideal para satisfacer esta demanda y ofrece no solo una solución fiable para el negocio de Software como Servicio (SaaS), sino también una solución con una arquitectura única y ventajas competitivas de primer nivel,
algunas de las cuales he podido destacar.

Cobertura mediática: ¡Muchas gracias por esta conversación tan informativa!

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