Desde principios de 2017, las empresas están obligadas a archivar sus correos electrónicos de acuerdo con la ley. La base esencial para ello son los llamados GoBD (es decir, los „principios para la gestión y almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como para el acceso a los datos“. En el original aquí se puede encontrar.). En este contexto, se habla mucho sobre el archivo de correo electrónico „seguro jurídicamente“ y „compatible con GoBD“. Pero, ¿qué significa exactamente compatible con GoBD? ¿Cuándo es un archivo de correo electrónico compatible con GoBD y cuándo no?

Explicamos en qué se centra realmente el tema de la conformidad con GoBD.

Es importante considerar cuidadosamente el término 'conforme a GoBD' y su significado, ya que aquí prevalecen muchos malentendidos y lo esencial a menudo queda oculto. Así que echemos un vistazo más de cerca a los detalles:

La administración financiera explica en los GoBD qué requisitos se aplican a los procesos de contabilidad asistidos por TIprocesos. (Además, los GoBD aclaran inequívocamente que las certificaciones de productos de soluciones de archivo de correo son jurídicamente ineficaces. (cfr. GoBD, capítulo 12 (párrafo 179 y 181)).

Correctamente, la administración financiera pone el foco en el 'proceso' y no en el 'producto': el archivo de correo electrónico legalmente seguro significa que todo el proceso alrededor del correo electrónico debe considerarse en términos de los requisitos de GoBD y no solo o de forma aislada la componente técnica que finalmente archiva los correos electrónicos (Benno MailArchiv).

Por lo tanto, implementar un archivo de correo conforme a GoBD que también sea conforme a la ley o seguro en términos legales significa que la combinación de hardware, software y organización debe garantizar la integridad, integridad y recuperabilidad de los correos electrónicos relevantes para los impuestos. La técnica por sí sola (y en particular el software de archivo de correo) es prácticamente solo un medio para un fin o parte de la solución general "archivo de correo", que abarca todo el proceso en torno al tema del correo electrónico.

Para establecer un archivo de correo electrónico conforme a la ley o seguro en términos legales de todos los correos electrónicos relevantes comercial y fiscalmente en el sentido de HGB, AO, GoBD, es necesario en el sentido de los requisitos de la GoBD, además de la configuración técnica del archivo de correo electrónico, crear una documentación de procedimiento para documentar la regularidad del procedimiento general "archivo de correo electrónico“ . La documentación debe describir las interfaces entre el software de archivo de correo electrónico y los sistemas circundantes y el flujo de correos electrónicos en el archivo, así como contener procedimientos de control y mantenimiento coordinados (es decir, organización o "Orgware“)

Como ya hemos explicado en detalle en nuestro libro blanco “Aspectos legales del archivo de correo electrónico conforme a la ley”, el legislador espera que los componentes del proceso, los datos y los conjuntos de documentos de la implementación del archivo de correo electrónico sean verificables por un tercero experto en cuanto a su corrección formal y material en un plazo razonable. (Esto se refiere tanto a la verificabilidad de los casos comerciales individuales como a la verificabilidad del sistema y los procesos que se ejecutan en él). La verificabilidad de la corrección del archivo de correo electrónico presupone necesariamente la existencia de una documentación del proceso.

La administración financiera entiende por descripción del procedimiento o documentación una descripción del procedimiento organizativo y técnico con respecto al procesamiento de información fiscalmente relevante. Por lo tanto, no se trata solo del producto técnico de la "software de archivo de correo“, sino siempre y inevitablemente se trata de diseñar y documentar de manera comprensible todo el proceso, es decir, la técnica + el entorno de aplicación, incluida la organización.

Conclusión

"Conforme a GoBD“ no designa necesariamente una propiedad específica del producto o una característica que pueda ser producida o garantizada únicamente por el producto técnico "software de archivo de correo“. Al contrario: "conforme a GoBD“ en relación con el archivo de correo significa que la parte del proceso de contabilidad que está relacionada con los correos electrónicos de cualquier tipo técnico o organizativo debe cumplir con los requisitos de GoBD.

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