"Les utilisateurs de Benno MailArchiv travaillent plus efficacement !" Ansgar Licher en entretien sur l'archivage des e-mails, les exigences légales, la protection des données et l'amélioration de l'efficacité dans l'entreprise

La pratique entrepreneuriale montre que le courrier électronique est le principal moyen de communication pour les entreprises et le restera dans un avenir prévisible. Les entrepreneurs, les directeurs généraux et les décideurs informatiques sont de plus en plus confrontés au défi de capturer systématiquement le flot de données diverses généré par l'utilisation des courriels.
Mais ce n'est pas seulement la capture, l'archivage et la gestion efficaces des grandes quantités de données qui sont importants. Les conditions-cadres juridiques rendent également l'archivage des courriels obligatoire.
Les courriels pertinents pour les processus métier doivent être conservés conformément aux délais légaux, qui peuvent aller jusqu'à 10 ans. La question de la protection des données concerne également l'archivage des courriels.
Une fois de plus, il y a des raisons pour que la société Medienweite GmbH & Co. KG d'Osnabrück examine de plus près le marché des solutions logicielles d'archivage de courriels. Une interview avec Dipl.-Ing. Ansgar Licher, directeur général de LWsystems GmbH & Co. KG de Bad Iburg, est utile à cet égard.
Avec la solution d'archivage de courriels Benno MailArchiv, l'entreprise a développé une solution qui a été utilisée avec succès à maintes reprises et qui répond aux exigences d'un logiciel d'archivage innovant et fiable.

Medienweite: M. Licher, vous avez lancé Benno MailArchiv il y a quelques années, une solution réussie pour l'archivage des e-mails conforme aux exigences légales. Comme dans la plupart des segments de marché, il existe également ici diverses solutions concurrentes. Quels sont les arguments de vente uniques qui rendent Benno MailArchiv si unique?

Ansgar Licher : Benno MailArchiv est sous bien des aspects plus que les produits classiques pour l'archivage des courriels sur le marché. Dans un premier temps, nous faisons naturellement ce que font tous les produits d'archivage de courriels : nous archivons toutes les courriels souhaitées de manière sûre et soigneuse. De l'autre côté, nous offrons au client quelques potentiels de valeur ajoutée uniques. Notre objectif est de rendre la vie du client avec toutes ses nombreuses courriels plus facile jour après jour. Les clients qui utilisent Benno MailArchiv travaillent de manière plus efficace et économisent ainsi beaucoup de temps et d'argent.

Medienweite : Pouvez-vous nous donner un aperçu de la structure de Benno MailArchiv ?

Ansgar Licher: Très volontiers. Au cœur de notre archivage de courriels, nous avons trois niveaux :
Au premier niveau, Benno MailArchiv indexe et capture toutes les informations de courriel, y compris les informations « invisibles » ainsi que toutes les pièces jointes.
Dans un deuxième temps, les courriels archivés sont stockés de manière centralisée. Pour ainsi dire, dans un même panier. Cela peut sembler inhabituel au premier abord, mais cela offre un avantage décisif par rapport à d'autres fournisseurs sur le marché.
Au troisième niveau, les performances d'accès et d'autorisation sont représentées. Cela signifie que l'entreprise décide quels utilisateurs ont accès à quels courriels et dans quelle mesure. Ici, l'archivage des courriels et la protection des données se rencontrent.

Medienweite: Benno MailArchiv est donc capable d'indexer réellement toutes les informations ainsi que les pièces jointes d'un courriel de manière exhaustive ?

Ansgar Licher : Bien sûr. La clé réside d'une part dans la façon dont nous archivons les e-mails, mais aussi dans le fait que nous rendons chaque e-mail facilement consultable dans les archives. Chaque e-mail est indexé en texte intégral directement lors de l'archivage, c'est-à-dire « à la volée ». Cela signifie que nous rendons chaque information de l'e-mail consultable. Nous indexons les en-têtes techniques d'e-mail (généralement invisibles), les adresses e-mail de l'expéditeur et du destinataire, la ligne d'objet et le texte de l'e-mail, ainsi que toutes les pièces jointes aux e-mails. Concrètement, nous extrayons les textes de divers formats Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.), OpenOffice, PDF, HTML, etc. En outre, les fichiers ZIP sont décompressés et les fichiers respectifs dans le fichier ZIP sont à leur tour indexés.
Cette indexation en texte intégral a pour conséquence que nous pouvons trouver chaque e-mail, même si le texte recherché se trouve, par exemple, uniquement dans un fichier PDF joint à l'e-mail.

Medienweite : Et après l'indexation…

Ansgar Licher : … la systématique d'archivage sophistiquée de Benno MailArchiv entre pleinement en vigueur. Cela va bien au-delà des possibilités des autres systèmes d'archivage de messagerie. Tout d'abord, Benno MailArchiv archive les e-mails indépendamment des comptes utilisateurs, c'est-à-dire les boîtes aux lettres d'un serveur de messagerie ou de groupware comme Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Cela signifie que les e-mails de Sabine Mustermann ne se trouvent pas dans une section d'archive réservée à Sabine Mustermann, mais se trouvent dans l'archive globale (du mandant respectif).
En d'autres termes : tous les e-mails de tous les utilisateurs d'un mandant sont rassemblés dans Benno MailArchiv dans un grand ensemble.

Medienweite : Pourquoi archivez-vous tous les e-mails dans un seul ensemble ? Cela semble chaotique au premier abord. Quels sont les avantages ?

Ansgar Licher: Nous archivons tout dans un grand pot, car c'est ainsi que nous pouvons rendre toutes les e-mails ou les informations de l'entreprise les plus faciles à rechercher. Toutes les e-mails sont indexées en texte intégral, y compris les pièces jointes, et peuvent donc être recherchées rapidement et facilement. En outre, les autres avantages de ce concept sont clairs :

1) Toutes les e-mails à archiver sont archivées automatiquement. Personne n'a à se soucier de l'archivage de ses e-mails.

2) Peu importe à qui une e-mail a été envoyée dans l'entreprise et peu importe où l'utilisateur l'a enregistrée dans son client de messagerie : elle est dans l'archive et peut donc être trouvée très rapidement grâce à l'index de texte intégral. En quelques secondes, même avec des millions d'e-mails.

3) La recherche ne se fait plus par arborescence de dossiers (dans le client de messagerie), mais simplement par les informations de contenu des e-mails (mots-clés, recherche plein texte, …). Cela permet de gagner beaucoup de temps par rapport aux méthodes conventionnelles, car la recherche classique sans Benno MailArchiv se fait soit de manière récursive (via la fonction de recherche du client de messagerie (par exemple Outlook)), soit manuellement (parce que l'utilisateur pense savoir où se trouve tel ou tel e-mail). Malheureusement, de nombreux dossiers de messagerie sont eux-mêmes remplis de centaines d'e-mails, de sorte que l'on doit encore effectuer une recherche manuelle. Tout compte fait, cela représente un investissement de temps considérable. Avec Benno MailArchiv, en revanche, la recherche se fait en quelques secondes !

4) L'utilisateur n'a pas besoin de consacrer du temps à classer les e-mails dans une structure de dossiers prétendument logique. Le classement quotidien des e-mails dans des dossiers d'archivage est un énorme gaspillage de temps et peut être purement et simplement supprimé.

5) Seul l'utilisateur connaît sa propre structure de classement, les autres employés ont généralement une logique de classement différente. Ergo : Les autres collègues ne trouvent généralement pas de courriels dans les hiérarchies de dossiers étrangères.

La technologie de recherche utilisée dans Benno MailArchiv nous permet, par exemple, de trouver et d'afficher n'importe quel courriel en moins de 2 secondes dans des archives contenant par exemple 1,5 million de courriels. Cette performance est sans égale.

Medienweite : Votre argumentation est compréhensible. La recherche rapide est particulièrement impressionnante. Comment les utilisateurs de Benno MailArchiv économisent-ils exactement du temps et des ressources ?

Ansgar Licher : La clé de l'augmentation de l'efficacité que nous atteignons chez nos clients ne réside pas seulement dans la recherche rapide. Concrètement, l'utilisateur de Benno MailArchiv économise deux fois du temps : une fois lors du classement des courriels et une seconde fois lors de la recherche.

Medienweite: Können Sie die Effizienz von Benno MailArchiv an einem konkreten Beispiel erläutern?

Ansgar Licher : Considérons le monde actuel des clients de messagerie électronique tels que Outlook, Thunderbird & Co., nous constatons que les utilisateurs stockent leurs courriels dans des arborescences de dossiers de plus en plus grands au fil du temps et les gèrent. Pour chaque sujet ou projet, etc., des dossiers sont créés et les courriels sont stockés

Dossiers créés et chaque jour les e-mails subjectivement considérés comme importants sont déplacés manuellement vers les dossiers de classement.
Que le tri et le classement manuels des e-mails entraînent des efforts improductifs considérables, on peut facilement l'illustrer : supposons que dans une entreprise, seuls 25 utilisateurs trient quotidiennement leurs e-mails dans les dossiers de classement, et que cela représente seulement 5 minutes de travail par jour et par employé, cela ferait déjà près de 42 heures de travail improductif par mois pour 20 jours ouvrables !

Un temps improductif similaire se produit généralement lorsque les e-mails doivent être recherchés manuellement. Ce qui, classiquement et malgré toutes les fonctions de recherche, représente beaucoup d'efforts manuels, est réalisé avec Benno MailArchiv en quelques secondes.

Médias large : Et comment réglez-vous l'accès aux e-mails - autrement dit : Comment assurez-vous que chacun ne voit que ce qu'il est autorisé à voir ?

Ansgar Licher : Naturellement, Benno MailArchiv dispose d'un système sophistiqué de gestion des autorisations. Cela va bien au-delà des possibilités des autres systèmes d'archivage de messagerie. Tout d'abord, Benno MailArchiv archive les e-mails indépendamment des comptes utilisateurs, c'est-à-dire des boîtes aux lettres d'un serveur de messagerie ou de groupware comme Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Cela signifie que les e-mails de Sabine Mustermann ne se trouvent pas dans une section d'archive réservée à Sabine Mustermann, mais dans l'archive globale (du client respectif) - dans le grand ensemble.

Médias large :Et il est évident que tout le monde ne doit pas avoir accès à tous les e-mails…

Ansgar Licher : … exact. La protection des données l'interdit déjà. En règle générale, tous les utilisateurs ne sont pas censés avoir accès à tous les courriels de l'entreprise (par exemple, l'agent de maîtrise aux courriels de la direction, etc.). C'est pourquoi nous avons naturellement intégré une gestion des utilisateurs et des autorisations dans Benno MailArchiv.

L'administrateur est libre d'utiliser la gestion des utilisateurs incluse dans Benno MailArchiv ou de connecter un service d'annuaire existant dans l'entreprise (comme Microsoft Active Directory (ADS) ou LDAP) pour la gestion des utilisateurs et des autorisations. L'administrateur n'a donc pas à gérer une autre base de données d'utilisateurs en raison d'un nouveau logiciel dans l'entreprise. Et l'utilisateur bénéficie ainsi d'une authentification unique sur la base de « same user, same password », il peut donc se connecter à Windows avec les mêmes informations d'accès qu'à Benno MailArchiv. La maintenance d'une base de données d'utilisateurs Benno séparée est ainsi rendue superflue (si l'administrateur le souhaite).

Medienweite: Très bien. Mais comment les autorisations sont-elles contrôlées dans Benno MailArchiv ?

Ansgar Licher : Nous archivons, comme déjà dit, tous les courriels de l'entreprise dans un grand ensemble. Cela crée également ici des avantages considérables par rapport aux solutions d'archivage de courriels classiques, qui archivent les courriels séparément selon les boîtes aux lettres (c'est-à-dire les courriels de l'utilisateur A dans l'archive de la boîte aux lettres de l'utilisateur A) :
Chaque utilisateur dont les courriels sont archivés a, dans la vie réelle, (au moins) une adresse e-mail (par exemple : sabine.mustermann@musterfirma.de). Et c'est exactement la clé : Sabine peut voir tous les courriels qui lui ont été envoyés ou qu'elle a envoyés. Elle a donc une vue sur l'archive, comme sur sa propre boîte aux lettres.
Et c'est exactement ici que se manifeste une autre caractéristique unique de Benno MailArchiv : nous pouvons attribuer de manière flexible des autorisations supplémentaires à chaque utilisateur !
Supposons que Sabine soit la secrétaire du patron. Et le patron dit : « Je veux que Sabine puisse voir ma boîte aux lettres. MAIS : Sabine ne doit en aucun cas voir les courriels envoyés ou reçus à l'adresse e-mail XYZ (par exemple, le client le plus important). »
Comment reproduire une telle exigence, par exemple dans Outlook / Exchange ou avec d'autres systèmes de groupware et de courriels classiques axés sur les boîtes aux lettres ? Exactement ! Impossible.
Soit Sabine peut voir la boîte aux lettres du patron, soit elle ne le peut pas. Voir uniquement certains contenus n'est pas possible dans les systèmes orientés boîtes aux lettres. Nous pouvons, grâce à l'attribution flexible des droits dans Benno MailArchiv, dire : « Sabine peut voir, outre ses propres courriels, tous les courriels du patron, à l'exception de ceux qui concernent l'adresse e-mail XYZ ».

Concrètement : si Sabine peut trouver tous les courriels de ou à « sabine.mustermann@musterfirma.de » , alors c'est un filtre sur le stock de courriels dans l'archive. Plus précisément : c'est une requête de recherche. Et ainsi, l'administrateur peut attribuer à l'utilisateur « Sabine Mustermann » d'autres requêtes autorisées à tout moment, de sorte que Sabine puisse, par exemple, lire tous les courriels du patron, à l'exception de ceux de ou à XYZ et en outre, Sabine Mustermann pourrait (par exemple) trouver tous les courriels qui répondent aux critères suivants :
1) Tous les courriels du domaine « wichtigster-lieferant.de » ET
2) Dans la ligne de sujet, il doit y avoir « Auftragsbestätigung » ET
3) il doit y avoir un fichier joint.
La liste de ces exemples pourrait être poursuivie presque à l'infini.

Ainsi, les autorisations peuvent être attribuées de manière flexible aux utilisateurs. Cela fonctionne naturellement à la fois dans la base de données utilisateur locale (propre à Benno mailarchiv) ou dans le service d'annuaire central ADS ou LDAP.

Medienweite: Les utilisateurs utilisent probablement Outlook pour leur travail quotidien avec les e-mails. Existe-t-il une intégration de Benno MailArchiv dans Outlook ou même dans d'autres systèmes ?

Ansgar Licher : Actuellement, il n'existe pas de plug-in Outlook prêt à l'emploi. Mais nous pouvons quand même marquer des points ici : une telle fonctionnalité peut être mise en œuvre de manière relativement simple, car nous fournissons une interface de programmation REST (c'est-à-dire une API REST) pour cela. Il s'agit d'une interface de service Web qui fonctionne simplement via http ou https.
L'API est conçue de manière très simple. Il y a exactement deux opérations essentielles qui peuvent être appelées à partir de programmes externes (comme Outlook, par exemple) :
1) "Effectuer une recherche" (que l'utilisateur peut saisir dans Outlook). L'interface renvoie la liste des résultats des e-mails trouvés. Ceux-ci peuvent être affichés ou affichés dans Outlook.
2) "Récupérer le mail XY de l'archive". Lorsque l'utilisateur clique sur un e-mail dans la liste des résultats, celui-ci est affiché, c'est-à-dire récupéré de l'archive. L'interface transmet l'e-mail souhaité au programme appelant - et correctement ! - il suffit de l'afficher sous forme d'e-mail.
Avec l'aide de cette API, la fonctionnalité de Benno MailArchiv peut être intégrée non seulement dans Outlook, mais également dans n'importe quelle application (Web), par exemple, gestion commerciale, CRM, intranet, etc.

Medienweite: Ce sont vraiment des propriétés intéressantes ! Comment se poursuit le développement de Benno Mailarchiv ?

Ansgar Licher: Nous travaillons actuellement avec une grande intensité à la finalisation de notre nouvelle génération de produits : Benno MailArchiv 2.0. Ici, quelques nouvelles fonctionnalités s'ajoutent. Il convient de souligner tout particulièrement la capacité complète de gestion de locataires ainsi que la nouvelle interface graphique Web plus élégante et plus rapide pour l'utilisateur. Nous avons maintenant atteint la phase BETA et publierons Benno MailArchiv 2.0 à la mi-2012.

Medienweite: Comment voyez-vous l'évolution future du marché de l'archivage de messagerie ?

Ansgar Licher: Les perspectives sont très positives. En particulier, nous constatons une forte demande dans le domaine du Cloud Computing et de l'hébergement. De nombreux hébergeurs et fournisseurs de cloud recherchent une solution robuste et évolutive pour l'archivage de messagerie hébergée. LWsystems est parfaitement préparé à ce besoin avec l'édition d'hébergement de Benno MailArchiv et propose non seulement une solution fiable pour le business Software as a Service (SaaS), mais également une solution dotée d'une architecture unique et de fonctionnalités exceptionnelles, dont j'ai pu vous présenter quelques-unes.
quelques-unes que j'ai pu vous présenter.

Medienweite: Merci beaucoup pour cette conversation informative !

Medienweite: