L'expérience montre que le courrier électronique est le principal moyen de communication des entreprises et le restera probablement dans un avenir prévisible. Les entrepreneurs, les directeurs généraux et les responsables informatiques sont de plus en plus confrontés au défi de la capture systématique du flux important de données diverses générées par courrier électronique.
Cependant, l'importance ne se limite pas à la capture, à l'archivage et à la gestion efficaces de ces données. Les obligations légales rendent également l'archivage des courriers électroniques obligatoire.
Les courriers électroniques pertinents pour les processus métier doivent être conservés conformément aux délais légaux de conservation, qui peuvent aller jusqu'à 10 ans. La protection des données est un autre aspect crucial de l'archivage des courriers électroniques. C'est
une raison supplémentaire pour Medienweite GmbH & Co. KG, basée à Osnabrück, d'étudier de plus près le marché des solutions logicielles d'archivage de courriers électroniques. Un entretien avec Ansgar Licher, ingénieur diplômé et directeur général de LWsystems GmbH & Co. KG, basée à Bad Iburg, s'est avéré utile à cet égard.
Avec sa solution d'archivage de courriers électroniques, Benno MailArchiv, l'entreprise a développé et mis en œuvre avec succès une solution répondant aux exigences d'un logiciel d'archivage innovant et fiable.

Interview avec les médias : Monsieur Licher, il y a quelques années, vous avez lancé Benno MailArchiv, une solution performante d’archivage d’emails conforme à la législation. Comme sur la plupart des marchés, il existe de nombreuses solutions concurrentes. Quels sont les atouts qui rendent Benno MailArchiv si unique ?

Ansgar Licher : Benno MailArchiv va bien au-delà des solutions d'archivage d'emails classiques. Bien sûr, nous remplissons la même fonction que tous les logiciels d'archivage : archiver vos emails en toute sécurité et avec soin. Mais nous offrons également à nos clients une valeur ajoutée unique. Notre objectif est de leur simplifier la vie au quotidien dans la gestion de leurs nombreux emails. Avec Benno MailArchiv, nos clients gagnent en efficacité et réalisent d'importantes économies de temps et d'argent.

Médias : Pouvez-vous nous donner un aperçu de la structure de Benno MailArchiv ?

Ansgar Licher : Avec plaisir. Notre solution d'archivage d'emails repose sur trois niveaux :
au premier niveau, Benno MailArchiv indexe et enregistre toutes les informations des emails, y compris les éléments invisibles et les pièces jointes.
Au deuxième niveau, les emails archivés sont stockés de manière centralisée. Ils sont donc tous regroupés au même endroit. Cela peut paraître inhabituel, mais constitue un avantage décisif par rapport aux autres fournisseurs du marché.
Le troisième niveau gère les accès et les autorisations. C'est à ce niveau que l'entreprise décide quels utilisateurs peuvent accéder à leurs propres emails ou à ceux d'autres utilisateurs, et dans quelle mesure. C'est à ce niveau que l'archivage des emails et la protection des données se rejoignent.

Médias : Benno MailArchiv est donc réellement capable d'indexer intégralement toutes les informations, y compris les pièces jointes, d'un courriel ?

Ansgar Licher : Absolument. La clé réside, d’une part, dans notre méthode d’archivage des courriels, mais aussi dans la facilité de recherche offerte à chaque courriel archivé. Chaque courriel est indexé en texte intégral directement lors de l’archivage, c’est-à-dire « à la volée ». Cela signifie que chaque information contenue dans le courriel est consultable. Nous indexons les en-têtes techniques (généralement invisibles), les adresses courriel de l’expéditeur et du destinataire, l’objet et le corps du courriel, ainsi que toutes les pièces jointes. Concrètement, nous extrayons le texte de différents formats Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), OpenOffice, PDF, HTML, et bien d’autres. De plus, les fichiers ZIP sont décompressés et chaque fichier qu’ils contiennent est également indexé.
Grâce à cette indexation en texte intégral, nous pouvons retrouver n’importe quel courriel, même si le texte recherché se trouve uniquement dans une pièce jointe PDF, par exemple.

Portée médiatique : Et après indexation…

Ansgar Licher : … Le système d'archivage sophistiqué de Benno MailArchiv est véritablement exceptionnel. Il surpasse largement les capacités des autres systèmes d'archivage de courriels. Tout d'abord, Benno MailArchiv archive les courriels indépendamment des comptes utilisateurs, c'est-à-dire des boîtes aux lettres d'un serveur de messagerie ou de travail collaboratif comme Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange, etc. Cela signifie que les courriels de Sabine Mustermann ne sont pas stockés dans une section d'archivage qui lui est propre, mais bien dans l'archive globale (du client concerné).
En d'autres termes, tous les courriels de tous les utilisateurs d'un même client sont regroupés dans un seul et même référentiel au sein de Benno MailArchiv.

Médias : Pourquoi archiver tous vos e-mails au même endroit ? Cela peut paraître chaotique au premier abord. Quels sont les avantages ?

Ansgar Licher : Nous archivons tout dans un référentiel central, ce qui facilite grandement la recherche dans tous les courriels et informations de l’entreprise. Tous les courriels, pièces jointes comprises, sont indexés en texte intégral, permettant une recherche rapide et aisée. De plus, les autres avantages de cette approche sont évidents :

1) Toutes les e-mails à archiver sont archivées automatiquement. Personne n'a à se soucier de l'archivage de ses e-mails.

2) Peu importe à qui une e-mail a été envoyée dans l'entreprise et peu importe où l'utilisateur l'a enregistrée dans son client de messagerie : elle est dans l'archive et peut donc être trouvée très rapidement grâce à l'index de texte intégral. En quelques secondes, même avec des millions d'e-mails.

3) La recherche ne se fait plus par arborescence de dossiers (dans le client de messagerie), mais simplement par les informations de contenu des e-mails (mots-clés, recherche plein texte, …). Cela permet de gagner beaucoup de temps par rapport aux méthodes conventionnelles, car la recherche classique sans Benno MailArchiv se fait soit de manière récursive (via la fonction de recherche du client de messagerie (par exemple Outlook)), soit manuellement (parce que l'utilisateur pense savoir où se trouve tel ou tel e-mail). Malheureusement, de nombreux dossiers de messagerie sont eux-mêmes remplis de centaines d'e-mails, de sorte que l'on doit encore effectuer une recherche manuelle. Tout compte fait, cela représente un investissement de temps considérable. Avec Benno MailArchiv, en revanche, la recherche se fait en quelques secondes !

4) L'utilisateur n'a pas besoin de consacrer du temps à classer les e-mails dans une structure de dossiers prétendument logique. Le classement quotidien des e-mails dans des dossiers d'archivage est un énorme gaspillage de temps et peut être purement et simplement supprimé.

5) Seul l'utilisateur connaît sa propre structure de classement, les autres employés ont généralement une logique de classement différente. Ergo : Les autres collègues ne trouvent généralement pas de courriels dans les hiérarchies de dossiers étrangères.

La technologie de recherche utilisée dans Benno MailArchiv nous permet, par exemple, de trouver et d'afficher n'importe quel courriel en moins de 2 secondes dans des archives contenant par exemple 1,5 million de courriels. Cette performance est sans égale.

Medienweite : Votre argumentation est compréhensible. La recherche rapide est particulièrement impressionnante. Comment les utilisateurs de Benno MailArchiv économisent-ils exactement du temps et des ressources ?

Ansgar Licher : La clé des gains d’efficacité que nous offrons à nos clients ne réside évidemment pas uniquement dans la rapidité de la recherche. Concrètement, avec Benno MailArchiv, les utilisateurs gagnent du temps à deux reprises : d’abord lors du classement des e-mails, et ensuite lors de leur recherche.

Médias : Pouvez-vous expliquer l'efficacité de Benno MailArchiv à l'aide d'un exemple concret ?

Ansgar Licher : Considérons le monde actuel des clients de messagerie électronique tels que Outlook, Thunderbird & Co., nous constatons que les utilisateurs stockent leurs courriels dans des arborescences de dossiers de plus en plus grands au fil du temps et les gèrent. Pour chaque sujet ou projet, etc., des dossiers sont créés et les courriels sont stockés

http://creditnoproblems.com/post/fixing-your-credit-score-e1.html

Un dossier est créé, et chaque jour, les courriels jugés importants y sont déplacés manuellement.
On comprend aisément le temps improductif gaspillé à organiser et trier manuellement les courriels : si, dans une entreprise, seulement 25 utilisateurs triaient quotidiennement leurs courriels dans les dossiers, et que cela ne prenait que 5 minutes par jour et par personne, cela représenterait, avec 20 jours ouvrables par mois, près de 42 heures de travail improductives !

Un temps improductif similaire se produit généralement lorsque les e-mails doivent être recherchés manuellement. Ce qui, classiquement et malgré toutes les fonctions de recherche, représente beaucoup d'efforts manuels, est réalisé avec Benno MailArchiv en quelques secondes.

Largeur des médias : Et comment régulez-vous l’accès aux courriels ? Autrement dit : comment vous assurez-vous que chacun ne voie que ce qu’il est autorisé à voir ?

Ansgar Licher : Bien sûr, Benno MailArchiv dispose d'un système sophistiqué de gestion des permissions. Ses fonctionnalités surpassent largement celles des autres systèmes d'archivage de courriels. Tout d'abord, Benno MailArchiv archive les courriels indépendamment des comptes utilisateurs, c'est-à-dire des boîtes aux lettres d'un serveur de messagerie ou de travail collaboratif comme Microsoft Exchange, Zarafa, OpenXchange, etc. Cela signifie que les courriels de Sabine Mustermann ne sont pas stockés dans une section d'archive qui lui est réservée, mais bien dans l'archive globale (du client concerné), c'est-à-dire dans le référentiel principal.

Portée des médias :Et bien sûr, tout le monde ne devrait pas avoir accès à tous les courriels…

Ansgar Licher : …exactement. La réglementation sur la protection des données l’interdit. En règle générale, tous les utilisateurs ne devraient pas avoir accès à tous les courriels de l’entreprise (par exemple, un employé administratif devrait avoir accès aux
courriels de la direction, etc.). C’est pourquoi nous avons intégré la gestion des utilisateurs et des permissions à Benno MailArchiv.
Les administrateurs peuvent utiliser la gestion des utilisateurs intégrée à Benno MailArchiv ou se connecter à un service d’annuaire d’entreprise existant (tel que Microsoft Active Directory (ADS) ou LDAP) pour la gestion des utilisateurs et des permissions. Ainsi, l’administrateur n’a pas besoin de maintenir une base de données utilisateurs distincte simplement à cause d’un nouveau logiciel. Les utilisateurs bénéficient également de l’authentification unique (« même nom d’utilisateur, même mot de passe »), ce qui signifie qu’ils peuvent se connecter à Windows avec les mêmes identifiants qu’à Benno MailArchiv. La maintenance d’une base de données utilisateurs Benno distincte est donc inutile (si l’administrateur le souhaite).

Accès généralisé aux médias : Très bien. Mais comment les autorisations sont-elles gérées dans Benno MailArchiv ?

Ansgar Licher : Comme je l'ai mentionné, nous archivons tous les e-mails de l'entreprise dans un référentiel central. Cela présente des avantages considérables par rapport aux solutions d'archivage classiques qui archivent les e-mails séparément par boîte mail (c'est-à-dire, stocker les e-mails de l'utilisateur A dans l'archive de sa propre boîte mail d'archivage) :
chaque utilisateur dont les e-mails sont archivés possède au moins une adresse e-mail professionnelle (par exemple, sabine.mustermann@musterfirma.de). Et c'est là le point clé : Sabine peut consulter tous les e-mails qu'elle a reçus ou qui lui ont été envoyés. Elle a accès à l'archive comme à sa propre boîte mail.
C'est là qu'intervient une autre fonctionnalité unique de Benno MailArchiv : nous pouvons attribuer des autorisations supplémentaires à chaque utilisateur de manière flexible !
Imaginons que Sabine soit la secrétaire du patron. Le patron déclare : « Je souhaite que Sabine puisse consulter ma boîte mail. MAIS : en aucun cas, Sabine ne doit pouvoir consulter les e-mails envoyés ou reçus de l'adresse e-mail XYZ (par exemple, notre client le plus important). »
Comment implémenter une telle exigence dans Outlook/Exchange ou d'autres systèmes de messagerie et de travail collaboratif traditionnels, axés sur les boîtes aux lettres ? Précisément ! C'est impossible.
Sabine peut soit consulter la boîte aux lettres de son supérieur, soit elle ne le peut pas. Il est impossible de visualiser uniquement certains contenus dans les systèmes orientés boîtes aux lettres. Grâce à la flexibilité des permissions de Benno MailArchiv, nous pouvons définir : « Sabine est autorisée à consulter tous les e-mails de son supérieur, en plus des siens, à l'exception de ceux liés à l'adresse e-mail XYZ. »

Plus précisément : si Sabine peut trouver tous les e-mails envoyés ou reçus par « sabine.mustermann@musterfirma.de », cela signifie qu’un filtre est appliqué à l’archive de courriels. Plus précisément encore : il s’agit d’une requête de recherche. L’administrateur peut ensuite, à tout moment, autoriser d’autres requêtes à l’utilisateur « Sabine Mustermann », afin que Sabine puisse, par exemple, lire tous les e-mails de son supérieur, à l’exception de ceux envoyés ou reçus par XYZ. De plus, Sabine Mustermann pourrait, par exemple, trouver tous les e-mails répondant aux critères suivants :
1) tous les e-mails provenant du domaine « wichtigster-lieferant.de » ;
2) l’objet doit contenir « Confirmation de commande » ; et
3) une pièce jointe doit être présente.
Cette liste d’exemples pourrait être étendue quasiment indéfiniment.

Ainsi, les autorisations peuvent être attribuées de manière flexible aux utilisateurs. Cela fonctionne naturellement à la fois dans la base de données utilisateur locale (propre à Benno mailarchiv) ou dans le service d'annuaire central ADS ou LDAP.

À l'échelle des médias : La plupart des utilisateurs se servent probablement d'Outlook pour leurs courriels quotidiens. Benno MailArchiv est-il intégré à Outlook ou à d'autres systèmes ?

Ansgar Licher : Actuellement, il n'existe pas de plugin Outlook prêt à l'emploi. Cependant, nous pouvons tout de même marquer des points : une telle fonctionnalité est relativement facile à implémenter grâce à l'interface de programmation REST (API REST) ​​que nous fournissons avec Benno MailArchiv. Il s'agit d'une interface de service web fonctionnant simplement via HTTP ou HTTPS.
L'API est d'une simplicité remarquable. Deux opérations essentielles peuvent être appelées depuis des programmes externes (comme Outlook) :
1) « Effectuer une recherche » (que l'utilisateur peut saisir dans Outlook). L'interface renvoie la liste des e-mails trouvés, qui peut être affichée dans Outlook.
2) « Récupérer l'e-mail XY depuis les archives ». Lorsque l'utilisateur clique sur un e-mail dans les résultats de recherche, celui-ci s'affiche, c'est-à-dire qu'il est récupéré depuis les archives. L'interface transmet l'e-mail demandé au programme appelant, qui se charge ensuite de l'afficher.
Grâce à cette API, les fonctionnalités de Benno MailArchiv peuvent être intégrées non seulement à Outlook, mais aussi à n'importe quelle application (web), par exemple la gestion des marchandises, le CRM, l'intranet, etc.

Medienweite: Ce sont vraiment des propriétés intéressantes ! Comment se poursuit le développement de Benno Mailarchiv ?

Ansgar Licher : Nous travaillons activement à la finalisation de notre nouvelle génération de produit : Benno MailArchiv 2.0. Cette version intègre plusieurs nouvelles fonctionnalités. On notera en particulier la prise en charge complète de plusieurs clients et la nouvelle interface web, plus rapide et plus intuitive. La phase bêta est désormais en cours et la sortie de Benno MailArchiv 2.0 est prévue pour mi-2012.

Médias à l'échelle nationale : Comment voyez-vous l'évolution future du marché de l'archivage des courriels ?

Ansgar Licher : Les perspectives sont très positives. Nous constatons notamment une forte demande de la part des secteurs du cloud computing et de l’hébergement. De nombreux fournisseurs d’hébergement et de services cloud recherchent une solution robuste et évolutive pour l’archivage des emails hébergés. LWsystems, avec son offre Benno MailArchiv Hosting Edition, est idéalement positionnée pour répondre à cette demande et propose non seulement une solution fiable pour les entreprises SaaS (Software as a Service), mais aussi une solution dotée d’une architecture unique et d’atouts majeurs,
dont j’ai pu vous présenter quelques exemples.

Couverture médiatique : Merci beaucoup pour cette conversation instructive !

Medienweite:

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