Desde o início de 2017, as empresas são obrigadas a arquivar seus e-mails de acordo com a lei. A base essencial para isso são os chamados GoBD (ou seja, os "Princípios para a gestão e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em forma eletrônica, bem como para o acesso a dados". Disponível no original aqui). Neste contexto, muito se fala sobre o arquivo de e-mail "seguro por lei" e "conforme GoBD". Mas o que exatamente significa ser conforme GoBD? Quando um arquivo de e-mail é conforme GoBD e quando não é?

Nós explicamos o que realmente importa no tema da conformidade com GoBD.

É importante examinar cuidadosamente o termo "conforme GoBD" e seu significado, pois há muitos mal-entendidos predominando aqui e a essência muitas vezes permanece oculta. Então, vamos dar uma olhada mais de perto nos detalhes:

A administração financeira explica nos GoBD quais requisitos se aplicam aos processos de contabilidade apoiados por TIprocessos . (Além disso, os GoBD esclarecem inequivocamente que quaisquer certificações de produtos de soluções de arquivamento de e-mail são totalmente inválidas . (cf. GoBD, capítulo 12 (itens 179 e 181)).

Corretamente, a administração financeira coloca o "processo" e não o "produto" em foco: o arquivamento seguro de e-mail significa que todo o processo em torno do e-mail deve ser considerado em termos dos requisitos do GoBD e não apenas ou isoladamente a componente técnica que eventualmente arquiva os e-mails (Benno MailArchiv).

Implementar uma arquivamento de e-mail em conformidade com a GoBD, que seja legalmente compatível ou segura, significa, portanto, que a combinação de hardware, software e organização deve garantir a integridade, a completude e a capacidade de recuperação de e-mails relevantes para fins fiscais. A tecnologia por si só (e especialmente o software de arquivamento de e-mail) é, na prática, apenas um meio para um fim ou parte da solução geral "arquivamento de e-mail", que abrange todo o processo em torno do tema de e-mail.

Para estabelecer uma arquivamento de e-mail conforme a lei e segura em termos de direito, de todos os e-mails relevantes para o direito comercial e fiscal no sentido de HGB, AO, GoBD, é necessário, no sentido dos requisitos da GoBD, além da configuração técnica do arquivamento de e-mail, criar uma documentação de processo para documentar a regularidade do processo geral "arquivamento de e-mail“ . A documentação deve descrever, em particular, as interfaces entre o software de arquivamento de e-mail e os sistemas circundantes e o fluxo de e-mails para o arquivo, bem como incluir procedimentos de controle e manutenção coordenados (ou seja, organização ou "Orgware“).

Como já apresentamos em nosso Whitepaper "Aspectos Jurídicos da Arquivamento de E-mail em Conformidade com a Lei“, o legislador espera que os componentes processuais, dados e documentos da implementação da arquivamento de e-mail sejam verificáveis por um terceiro especializado em termos de sua exatidão formal e material em um prazo razoável. (Isso se refere tanto à verificabilidade de transações comerciais individuais quanto à verificabilidade do sistema e dos processos nele executados). A verificabilidade da conformidade do arquivamento de e-mail pressupõe necessariamente a existência de uma documentação processual.

A administração financeira entende por descrição do processo ou documentação uma descrição do processo organizacional e técnico relativo ao processamento de informações relevantes para fins fiscais. Portanto, não se trata apenas do produto técnico da "software de arquivamento de e-mail“, mas sempre e inevitavelmente trata-se de projetar e documentar de forma compreensível todo o processo, ou seja, técnica + ambiente de aplicação, incluindo a organização.

Conclusão

„Conformidade com GoBD“ não designa necessariamente uma propriedade específica do produto ou uma característica que possa ser produzida ou garantida apenas pelo produto técnico "software de arquivamento de e-mail". Pelo contrário: „Conformidade com GoBD“ em relação ao arquivamento de e-mail significa que a parte do processo de contabilidade relacionada a e-mails de qualquer tipo técnico ou organizacional deve atender aos requisitos da GoBD.

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