La falta de archivado
para Microsoft 365
Cumpla con la normativa GoBD.
todos los correos electrónicos en 1-2 segundos .
Cumplir con el § 147 AO • Reducir los costos de almacenamiento de M365 • Código abierto desde Alemania
1–2 segundos
Tiempo de búsqueda para millones de correos electrónicos
M365 por sí solo no cumple con el § 147 AO
Toda empresa sujeta a impuestos en Alemania está legalmente obligada a conservar los correos electrónicos relevantes a efectos fiscales durante 10 años (artículo 147 del Código Fiscal alemán, especificado por el Gobierno de Alemania).
Microsoft Purview es una herramienta de descubrimiento electrónico para casos de cumplimiento normativo. No proporciona un archivo a prueba de auditorías con detección de manipulación verificable, tal como lo exigen los principios alemanes de contabilidad correcta (GoBD). Microsoft no proporciona un componente del sistema para la documentación de procedimientos requerida por GoBD.
Benno MailArchiv es el componente de archivado que faltaba y que complementa a M365 para los requisitos de retención relacionados con los impuestos.
Por qué Microsoft 365 por sí solo no es suficiente
M365 es una excelente plataforma de colaboración, pero no una solución de archivo a largo plazo compatible con GoBD para correos electrónicos relevantes a efectos fiscales.
Ámbito de aplicación ≠ Archivo de correo
Microsoft Purview es una herramienta de descubrimiento electrónico para casos legales poco frecuentes, no un archivo productivo para 1000 búsquedas diarias de usuarios finales.
No hay documentación de procedimiento
El archivado conforme a GoBD requiere documentación del proceso. M365 no proporciona un componente del sistema para ello.
Sin acceso para el usuario final
Purview solo es accesible para los responsables de TI y cumplimiento normativo. Los empleados regulares no pueden realizar búsquedas de forma independiente.
Costes de almacenamiento elevados
Mantener los correos electrónicos en M365 es costoso. Eliminarlos conlleva el riesgo de infringir las normativas de GoBD. Sin un archivo externo, no hay otra alternativa.
Evaluación de expertos: Especialistas en e-discovery como PRISMlit e iCognition confirman que Purview está diseñado para fines de e-discovery, no como un archivo a largo plazo que cumpla con la normativa GoBD. Microsoft describe Purview como una solución de cumplimiento normativo y e-discovery, no como un sistema de archivado según la legislación fiscal alemana. → Análisis de PRISMlit
Los 4 beneficios clave para los usuarios de M365
Benno complementa a M365; no es competencia, sino el componente que le faltaba.
Cumplir con las obligaciones de retención relacionadas con los impuestos
El artículo 147 del Código Fiscal Alemán (AO) exige la conservación de los correos electrónicos relevantes a efectos fiscales durante 10 años. Benno cumple con los requisitos técnicos del Gobierno de Alemania (GoBD) mediante la detección verificable de manipulaciones a través de la vinculación de registros protegida criptográficamente.
Descubrimiento electrónico productivo en 1-2 segundos
Benno ofrece una solución de descubrimiento electrónico eficaz para el uso diario. Incluso con millones de correos electrónicos archivados, todos los empleados pueden encontrar cualquier correo electrónico, incluidos los archivos adjuntos de cualquier tipo, en 1 o 2 segundos a través del navegador web.
Reduzca los costos de almacenamiento de M365
Benno archiva todos los correos electrónicos de M365 de forma segura e inalterable mediante el registro de transacciones. Esto permite a los usuarios eliminar correos antiguos en Outlook sin riesgo de perder los que deben archivarse. Se reducen las cuotas de buzón y los costos de almacenamiento de M365.
Archivar centralmente todos los sistemas de correo electrónico
Muchas empresas utilizan M365, Exchange local, Zimbra o sistemas heredados en paralelo. Benno archiva todas las fuentes en un archivo centralizado, sin necesidad de costosos conectores de terceros.
Microsoft Purview frente a Benno MailArchive
No son competidores, sino herramientas diferentes para tareas diferentes.
criterio
Alcance de Microsoft
Benno MailArchiv
Fuentes: PRISMlit, Nexcom, iCognition, documentación de Microsoft.
Integración con M365
en 3 pasos
Configuración en 5-10 minutos mediante registro de eventos. Sin tiempo de inactividad, sin instalación de software.
Activar la regla de registro en M365
Configura el registro de Exchange Online en unos 5 minutos. Todos los correos electrónicos se reenvían a Benno como copias del registro. Los originales permanecen en M365.
Benno recibe y archiva
Benno recibe las copias de las revistas, las indexa por completo (incluidos los archivos adjuntos en más de 1300 formatos) y garantiza su integridad mediante sumas de comprobación SHA-256.
Los usuarios utilizan la búsqueda de autoservicio
Todos los empleados pueden realizar búsquedas al instante a través de su navegador. Resultados en 1-2 segundos. Incluye búsqueda delegada y gestión de permisos granular.
Características principales de un vistazo
Sistema de enlaces permanentes
Enlaces a prueba de auditorías a todos los correos electrónicos archivados, para obtener pruebas legalmente sólidas.
Búsqueda de texto completo en archivos adjuntos
Más de 1300 formatos de archivo están completamente indexados y se pueden buscar directamente.
Verificación de integridad
Todos los correos electrónicos están protegidos criptográficamente. Las manipulaciones se detectan durante las comprobaciones de integridad.
Registro de auditoría
¿Quién buscó qué correo electrónico y cuándo? Trazabilidad completa para auditorías fiscales.
Archivo de múltiples fuentes
M365, Exchange local, Zimbra, Google Workspace, Postfix: todo en un mismo archivo.
basado en código abierto
Basado en la licencia AGPLv3. Sin dependencia de un proveedor específico: puede cambiar a autoalojamiento en cualquier momento.
Lo que dicen los usuarios de Benno
Más de 5.000 organizaciones confían en Benno MailArchiv.
"Nunca antes había utilizado un software que hiciera de forma tan fiable y sencilla lo que se supone que debe hacer."
Dr. Thomas Bleek
Centro Helmholtz de Potsdam
"Quien intente buscar algo rápidamente en Outlook no tendrá suerte. Benno MailArchiv encuentra el mensaje que buscas en fracciones de segundo."
Meike Maria Lücke
Comunicación de Elbfeder
Llevamos varios años utilizando Benno MailArchiv para nuestros 1200 usuarios y estamos sumamente satisfechos. Su característica más destacada es la increíble rapidez con la que recupera cualquier correo electrónico
Dr. Sven Zimmermann
Hospital Municipal de Görlitz
“Para nosotros, la función de búsqueda increíblemente rápida de Benno MailArchiv es indispensable. Nos ahorra muchísimo tiempo a la hora de buscar información y correos electrónicos.”
Frank Höcker
Höcker Polytechnik GmbH
Calculado de forma transparente
Alojamiento propio o servicio en la nube totalmente gestionado: la elección es suya.
Autoalojamiento
Para empresas con su propia infraestructura de TI
por año (5 buzones, edición para pequeñas empresas)
- Edición estándar: desde 6 €/buzón/año
- Edición Enterprise: desde 9,20 €/buzón/año
- Todas las funciones sin restricciones
- Basado en código abierto (AGPLv3)
- Servidores propios, control total de los datos
- Requisitos técnicos de GoBD cumplidos
Benno Cloud Enterprise
Servicio gestionado totalmente operado
por almacenamiento archivado (GB/mes)
- Sin límites de tamaño para el buzón
- Operaciones en Alemania (Hetzner)
- Redundancia triple, redundancia geográfica
- Documentación del proceso (componente del sistema) que incluye:
- Se incluye apoyo profesional
- 95-99% de los servicios de implementación de GoBD
Preguntas frecuentes
¿Para qué necesito Benno si tengo Microsoft Purview?
Purview es una herramienta de descubrimiento electrónico para casos legales poco frecuentes; no está diseñada como un archivo a largo plazo que cumpla con la normativa GoBD. Benno cubre esta necesidad: un sistema de archivado a prueba de auditorías con un tiempo de búsqueda de 1 a 2 segundos para todos los empleados.
¿Cumple Benno con el GoBD (Principios para el correcto mantenimiento y uso de libros, registros y documentos en formato electrónico y para
Benno cumple con los requisitos técnicos de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Alemania (GoBD). Según el artículo 21 de GoBD, la responsabilidad fiscal recae en el contribuyente. Con Benno Cloud Enterprise, nos encargamos del 95-99% del trabajo de implementación.
¿Cómo funciona la integración con Microsoft 365?
Mediante el registro de correos electrónicos: configure una regla de registro en Exchange Online (aprox. 5 minutos). Todos los correos electrónicos se reenviarán a Benno como copias de registro; los originales permanecerán en M365. Tiempo total de configuración: 5-10 minutos.
¿Cuánto cuesta Benno?
Alojamiento propio: Desde 80 €/año (5 buzones). Benno Cloud Enterprise: Pago por uso basado en almacenamiento (GB/mes), sin límites de buzones. Benno suele amortizarse gracias al ahorro en los costes de almacenamiento de M365.
¿Dónde se almacenan mis datos?
Cloud Enterprise: Disponible exclusivamente en Alemania con triple redundancia y georredundancia. Autoalojamiento: Usted decide completamente la ubicación de almacenamiento.
¿Preparado para cerrar la brecha de archivado?
Pruébalo gratis durante 60 días, sin riesgo alguno.
O llámenos: Consulta personalizada para su entorno M365.
* Según el artículo 147 de la Ley Tributaria y el Reglamento 21 del Gobierno de Bangladesh, el contribuyente es el único responsable del correcto archivado conforme a la legislación fiscal, incluso con la subcontratación técnica completa. Benno MailArchiv cumple con los requisitos técnicos del Gobierno de Bangladesh. Con Cloud Enterprise, LWsystems GmbH & Co. KG gestiona la mayor parte del trabajo de implementación. El porcentaje de "95-99%" refleja la distribución práctica de las tareas.