Avec la date limite 1.1.2017, la période transitoire pour l'entrée en vigueur des GoBD (principes pour la tenue et la conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que pour l'accès aux données (GoBD)) prend fin. Elle remplace les règles contraignantes des GoBS et de la GDPdU applicables depuis quelques années. Avec les GoBD pleinement efficaces à compter du 1.1.2017, l'archivage des courriels dans les entreprises est définitivement obligatoire.

Le temps pour mettre en œuvre les GoBD devient court.

La numérisation croissante et toujours plus importante des processus commerciaux a incité le législateur à définir des normes plus professionnelles pour la création et la gestion de documents et de justificatifs électroniques. Ces nouvelles prescriptions pour les entreprises sont définies dans les GoBD. Les justificatifs numériques reçus et envoyés, tels que les offres, les confirmations de commande, les factures, etc., sont ici particulièrement au centre de l'attention, notamment lorsqu'ils ont été communiqués par courrier électronique.

L'obligation d'archivage de documents numériques, en particulier les courriels, n'est pas seulement prescrite par la loi depuis l'entrée en vigueur définitive des GoBD. Déjà dans les GDPdU, l'obligation d'archivage électronique des courriels était ancrée. Leur respect n'a jusqu'à présent pas été vérifié de manière conséquente par l'administration fiscale. Les entreprises qui utilisent déjà aujourd'hui une archivage sécurisée des courriels sont ainsi déjà du côté de la sécurité. Les entreprises qui n'ont pas encore effectué une archivage sécurisée de leurs courriels pertinents sur le plan fiscal et commercial doivent maintenant agir. Au 31.12.2016, toutes les périodes transitoires expirent. Les entreprises doivent alors satisfaire aux exigences des GoBD. Les infractions peuvent entraîner des coûts inutiles et la mise en œuvre de mesures coercitives.

Ce qu'il faut faire maintenant.

Nous vous signalons à nouveau que, dans le cadre de l'archivage sécurisé des courriels, seules les courriels pertinents sur le plan fiscal et commercial doivent être archivées de facto. Cependant, comme il est pratiquement exclu et absurde d'imposer à chaque employé le temps et l'effort de classer et d'archiver ses courriels en conséquence, l'approche de l'archivage automatique ou de l'archivage des courriels assisté par système est proposée. Ici, tous les courriels des boîtes aux lettres des utilisateurs sont archivés sans aucune intervention manuelle. L'utilisateur n'a aucune tâche liée au processus d'archivage. Il continue à travailler exactement de la même manière avec son client de messagerie, comme il le ferait sans archivage de courriels. Avec Benno MailArchiv, l'archivage des courriels se fait automatiquement et sans aucune intervention manuelle

Du point de vue des utilisateurs, l'utilisation de l'archivage des courriels ne change rien. Chaque utilisateur continue à travailler comme avant. Parallèlement, les courriels des utilisateurs sont automatiquement archivés de manière sécurisée et conforme.Avantage supplémentaire pour les employés, car tous les courriels sont indexés en texte intégral et disponibles à la recherche.

Il est particulièrement important de comprendre qu'il ne suffit absolument pas de stocker les courriels dans la boîte aux lettres ! De même, il ne suffit pas de stocker les justificatifs numériques dans des dossiers ou des partages de lecteurs réseau ou même sur le disque dur de son propre PC. Tout cela ne constitue pas des stockages sécurisés qui de quelque manière que ce soit répondent aux exigences légales ! L'archivage des courriels est une partie essentielle de l'exécution des obligations légales de conservation des documents comptables de l'entreprise !

D'autres détails, qui résultent des GoBD pour la vie quotidienne de l'entreprise, peuvent être lus dans le document «GoBD – Guide pour la pratique de l'entreprise“ (http://gobd.de/). Nous conseillons de coordonner les exigences concrètes pour votre entreprise avec un conseiller fiscal ou un commissaire aux comptes de votre choix.

Solution robuste et sécurisée.

Avec Benno MailArchiv, une solution logicielle internationale connue et mûre est disponible depuis 2008, qui couvre toutes les exigences légales. Benno MailArchiv se distingue par son application Web intuitive, qui permet aux utilisateurs de trouver n'importe quel courriel en quelques secondes. Un gestionnaire de droits sophistiqué garantit que les utilisateurs n'ont accès qu'aux courriels auxquels ils sont autorisés à accéder. Les droits d'accès peuvent être gérés de manière facultative, indépendamment des boîtes aux lettres attribuées aux utilisateurs.

L'ouverture et la flexibilité de Benno MailArchiv permettent de combiner le logiciel d'archivage de messagerie de manière simple avec presque tous les systèmes de messagerie et de groupware. Toutes les e-mails entrants et sortants sont ainsi archivés automatiquement de manière sécurisée et conformément aux exigences légales.

Important et inévitable : documentation de procédure

Quelle que soit la solution utilisée pour l'archivage de messagerie : même la meilleure solution d'archivage de messagerie ne suffit pas, en tant que produit purement technique, à répondre à toutes les exigences légales du législateur.Non, il faut également prendre en compte l'intégration de la solution technique dans le flux de messagerie et dans le système organisationnel global de l'entreprise, et la documenter.

L'association professionnelle BITKOM a formulé dans sa publication «E-Mails et GoBD - 10 principes pour la pratique des entreprises» (Télécharger ici

«La procédure de réception et d'envoi des E-Mails à conserver ou fiscalement pertinents doit être décrite dans une documentation procédurale. La documentation procédurale doit notamment décrire comment les critères d'organisation définis dans les GoBD ont été mis en œuvre. La documentation procédurale doit être formulée de manière compréhensible pour un tiers
averti et être vérifiable dans un délai raisonnable. La documentation procédurale doit être mise à jour (versionnage) et conservée pendant la durée de conservation légale
Durée de conservation à conserver.»
L'élaboration de la documentation procédurale est un élément évident des discussions concernant l'introduction de l'archivage des E-Mails chez nos clients.

Conclusion

À partir du 1.1.2017, pratiquement aucune entreprise ne peut contourner l'archivage des courriels. Considérez l'archivage des courriels dans votre entreprise comme une opportunité, car elle offre de réels nombreux avantages pour tous les utilisateurs. Vous avez même le choix : avec Benno MailArchiv, vous pouvez mettre en œuvre l'archivage dans votre entreprise. Ou profitez de la possibilité de bénéficier de Benno MailArchiv aussi simplement que l'électricité en tant que solution cloud via nos partenaires d'hébergement.

Prenez en charge l'archivage de vos e-mails, avant que des mesures et des sanctions ne soient prises par les autorités. Testez Benno MailArchiv sans engagement et gratuitement pendant 60 jours et faites-vous une idée des avantages que la recherche ultra-rapide et très précise de Benno MailArchiv offre à votre entreprise. Nos partenaires et nous en tant que fabricants sommes à votre disposition pour des entretiens de conseil et des mesures complémentaires.

Profitez du temps qui se réduit jusqu'au 1.1.2017.