Avec le date butoir du 1.1.2017 se termine la Übergangsfrist pour l'entrée en vigueur de GoBD (“Principes de la gestion ä conforme et de la conservation des Büchern, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que de l'accès aux données (GoBD)“) . Elle remplace les règles contraignantes en vigueur depuis plusieurs années issues du GoBS et du GDPdU. Avec le GoBD pleinement applicable depuis le 1.1.2017, l'archivage des e‑mails dans les entreprises devient obligatoire de façon définitive.

Le temps pour mettre en œuvre les GoBD devient court.

La numérisation croissante et toujours plus importante des processus commerciaux a incité le législateur à définir des normes plus professionnelles pour la création et la gestion de documents et de justificatifs électroniques. Ces nouvelles prescriptions pour les entreprises sont définies dans les GoBD. Les justificatifs numériques reçus et envoyés, tels que les offres, les confirmations de commande, les factures, etc., sont ici particulièrement au centre de l'attention, notamment lorsqu'ils ont été communiqués par courrier électronique.

L' obligation d'archivage des documents numériques, notamment les e‑mails, n'est pas seulement imposée légalement depuis les GoBD, désormais définitifs et pleinement en vigueur. Déjà dans les GDPdU, l'obligation d'archivage électronique des e‑mails était ancrée. Sa conformité a été jusqu'à présent rarement contrôlée de manière cohérente par l'administration fiscale. Les entreprises qui utilisent déjà aujourd'hui une archivage des e‑mails juridiquement sûr sont ainsi déjà en bonne position. Les entreprises qui n'ont jusqu'à présent pas mis en place d'archivage juridiquement sûr de leurs e‑mails pertinents fiscalement et commercialement doivent maintenant agir. Le 31.12.2016, toutes les périodes de transition expirent. Les entreprises doivent alors satisfaire aux exigences des GoBD. Les infractions peuvent entraîner des coûts inutiles et la mise en œuvre de mesures coercitives.

Ce qu'il faut faire maintenant.

Nous rappelons par la présente, comme à plusieurs reprises, que dans le cadre de l'archivage des courriels conforme aux exigences légales, de facto seules les courriels pertinents au niveau fiscal et commercial doivent être archivés. Cependant, il est en pratique exclu et absurde d'imposer à chaque employé la charge de temps et de travail de classer ses courriels et de les archiver en conséquence, l'approche suivante (comme auparavant) se présente donc comme entièrement automatisé ou piloté par le système archivage des courriels se présente. aucune tâche par le processus d'archivage. Il continue à travailler de la même façon avec son client de messagerie, comme il le ferait également sans archivage des courriels. l'archivage des courriels se fait automatiquement et sans aucune intervention manuelle.

Du point de vue des utilisateurs ä ne change pas avec l'utilisation de l'archivage des courriels. Chaque utilisateur continue de travailler comme avant. Parallèlement, les courriels des utilisateurs sont archivés automatiquement de manière conforme et juridiquement sûre. Für les employés cela crée même avantage ä supplémentaire, car tous les courriels sont disponibles en texte intégral, indexés et recherchables à la Verfügung.

Particulièrement important est, comprendre que cela absolument pas suffit, de conserver les e‑mails dans la boîte aux lettres ! Il en va de même, il ne suffit pas de placer ausschließlich des pièces numériques dans des dossiers ou des partages de lecteurs réseau ou même sur le disque dur de son propre PC. Tout cela ne constitue pas des archives révisionnelles, qui en aucune façon aux exigences légales genügen! L'archivage des e‑mails est un essentiel partie de la Erfüllung des obligations légales de conservation concernant les documents comptables de l'entreprise !

Plus de détails, qui découlent des GoBD für le quotidien de l'entreprise, können dans le document “GoBD – Guide pour la pratique de l'entreprise” (http://gobd.de/) peuvent être consultés. Nous vous conseillons de coordonner les exigences concrètes pour votre entreprise avec un conseiller fiscal ou un commissaire aux comptes de votre choix.

Solution robuste et sécurisée.

Avec Benno MailArchiv, depuis 2008, il existe une solution internationalement connue et solution logicielle à disposition, qui tous les exigences légales couvre. Benno MailArchiv se distingue par son application Web intuitive, qui permet aux utilisateurs trouver n'importe quel courriel en quelques secondes laisse. Un système de gestion des droits sophistiqué assure que les utilisateurs n'ont accès qu'aux e-mails auxquels ils doivent réellement avoir accès. Les droits d'accès peuvent également, le cas échéant, indépendamment être gérés des boîtes aux lettres attribuées aux utilisateurs.

Le ouverture et la flexibilité de Benno MailArchiv permet de combiner le logiciel d'archivage des courriels de manière simple avec presque tous les systèmes de messagerie et de groupware. Tous les courriels entrants et sortants sont ainsi automatiquement archivés de façon conforme aux exigences légales.

Important et inévitable : documentation de procédure

Quoi qu'il en soit, quelle que soit la solution pour l'archivage des e‑mails utilisée : même la meilleure solution d'archivage des e‑mails ne suffit pas en tant que produit technique seul pas pour couvrir toutes les exigences légales de l'administration fiscale. En effet, outre la technologie déployée (par exemple Benno MailArchiv) il faut également intégrer la solution technique dans le flux de courriels et dans le système organisationnel global de l'entreprise afin de la représenter et de la documenter.

L'association professionnelle BITKOM a, dans sa publication “E‑Mails et GoBD – 10 consignes pour la pratique des entreprises” (Téléchargement ici) sous le point n° 8 de manière concise et pertinente :

“Le processus de réception et d’envoi des e‑mails soumis à conservation ou fiscalement pertinents doit être décrit dans une documentation de procédure. La documentation de procédure doit notamment expliquer comment les critères d’ordre définis dans les GoBD ont été mis en œuvre. La documentation de procédure doit pour un sach-
averti et être vérifiable dans un délai raisonnable. La documentation procédurale doit être mise à jour (versionnage) et conservée pendant la durée de conservation légale
Conserver la période de conservation.”
L'élaboration de la documentation procédurale est un élément évident des discussions concernant l'introduction de l'archivage des E-Mails chez nos clients.

Conclusion

En archivage des e‑mails, à partir du 1.1.2017, pratiquement aucune entreprise ne passe à côté. Comprenez l'archivage des e‑mails dans votre entreprise comme opportunité, car elle comporte des réelles de nombreux avantages pour tous les utilisateurs. Vous avez même le choix : avec Benno MailArchiv, vous pouvez l'archivage dans votre entreprise mettre en œuvre. Ou utilisez la possibilité, Benno MailArchiv aussi simple que l'électricité d'une prise comme solution cloud sur notre partenaire d'hébergement à obtenir.

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Profitez du temps qui se réduit jusqu'au 1.1.2017.