Depuis le début de 2017, les entreprises sont tenues d'archiver leurs e‑mails conformément à la loi. Le fondement essentiel à cet effet sont les dites GoBD (c’est‑à‑dire les “Principes de tenue ordonnée et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que l’accès aux données”. L’original ici à trouver.). Dans ce contexte, on parle beaucoup de “sécurisé juridiquement” et “GoBD‑conforme” archivage des e‑mails. Mais que signifie exactement GoBD‑conforme ? Quand un archivage d’e‑mail est‑il GoBD‑conforme et quand ne l’est‑il pas ?

Nous expliquons sur quoi porte réellement le sujet de la conformité GoBD.

Il est important de considérer précisément le terme « conforme à GoBD » et sa signification, car il existe de nombreuses idées fausses et l'essentiel reste souvent caché. Alors regardons de plus près les détails :

L'administration fiscale explique dans les GoBD quelles exigences pour la comptabilité assistée par informatique processus s'appliquent. (De plus, les GoBD précisent sans ambiguïté que les éventuelles certifications de produits de solutions d'archivage de courriels, ainsi que et surtout juridiquement nulles sont. (voir GoBD, chapitre 12 (numéros 179 et 181)).

Correctement, l'administration fiscale place donc le „processus“ et pas le „produit“ au centre d'intérêt : L'archivage de courriels conforme signifie que le processus complet autour du courriel, au regard des exigences GoBD, doit être considéré et non uniquement ou isolément le composant technique qui archive finalement les courriels (Benno MailArchiv).

Implémenter une archivage de courriels conforme aux GoBD, qui soit également conforme à la législation et juridiquement sûr, signifie donc, que la combinaison de matériel, logiciel et organisation doit garantir la complétude, l'intégrité ainsi que la retrouvabilité des courriels pertinents sur le plan fiscal. La technologie seule (et notamment le logiciel d'archivage de courriels) n'est en fait qu'un moyen ou une partie de la solution globale « Mailarchivierung », qui couvre l'ensemble du processus entourant le sujet des courriels.

Pour mettre en place une archivage des courriels conforme à la législation et juridiquement sûr, couvrant tous les e‑mails pertinents du point de vue commercial et fiscal selon le HGB, AO, GoBD, il est, conformément aux exigences du GoBD, nécessaire, en plus de la mise en place technique de l’archivage des courriels, de créer une documentation de procédure pour la documentation de la conformité du processus global “archivage des courriels” à créer. La documentation doit notamment décrire les interfaces entre le logiciel d’archivage des courriels et les systèmes environnants ainsi que le flux des e‑mails vers l’archive, et inclure en outre des procédures de contrôle et de maintenance coordonnées (c’est‑à‑dire l’organisation ou “Orgware”) contenir.

Comme nous l'avons déjà dans notre Whitepaper „Aspects juridiques de l'archivage des courriels conforme à la loi“ expliqué en détail, le législateur attend que les éléments de procédure, les données et les documents de l'archivage des courriels implémenté soient vérifiables par un tiers expert quant à leur exactitude formelle et factuelle dans un délai raisonnable. (Cela concerne à la fois la vérifiabilité des transactions individuelles ainsi que la vérifiabilité du système et des processus qui s'y déroulent). La vérifiabilité de la conformité de l'archivage des courriels nécessite impérativement la présence d'une documentation de procédure correspondante.

La administration fiscale comprend sous la description de procédure ou documentation une description de la procédure organisationnelle et technique relative au traitement des informations fiscalement pertinentes. Il s'agit donc, pour une archivage de courriels conforme aux GoBD ou juridiquement sûr, de ne pas se focaliser uniquement sur le produit technique de “Mailarchivierungssoftware”, mais toujours et inévitable donc, le processus complet, ainsi que la technologie + le contexte d'application incluant l'organisation à concevoir et documenter de manière traçable.

Conclusion

„conforme GoBD“ désigne donc inévitablement aucune caractéristique de produit spécifique ni un attribut qui pourrait être créé ou garanti uniquement par le produit technique „Mailarchivierungssoftware“. Au contraire : „conforme GoBD“ concernant l'archivage des courriels signifie que la partie du processus de comptabilité, qui est liée aux e-mails sous toute forme technique ou organisationnelle, doit répondre aux exigences de la GoBD.

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