A falta de arquivo
para o Microsoft 365
Obtenha conformidade com o GoBD.
todos os e-mails em 1 a 2 segundos .
Em conformidade com o § 147 AO • Reduzir os custos de armazenamento do M365 • Código aberto da Alemanha
1–2 segundos
Tempo de pesquisa para milhões de e-mails
O M365 por si só não cumpre o § 147 AO
Na Alemanha, todas as empresas sujeitas a impostos são legalmente obrigadas a conservar os e-mails relevantes para efeitos fiscais durante 10 anos (artigo 147.º do Código Fiscal Alemão, especificado pelo GoBD).
O Microsoft Purview é uma ferramenta de descoberta eletrónica para casos de conformidade. Não fornece um ficheiro à prova de auditoria com deteção de adulteração verificável, conforme exigido pelos princípios alemães de contabilidade adequada (GoBD). A Microsoft não disponibiliza um componente de sistema para a documentação de procedimentos exigida pelo GoBD.
O Benno MailArchiv é o componente de arquivo que faltava para complementar o M365 e cumprir os requisitos de retenção de documentos relacionados com impostos.
Porque é que o Microsoft 365 por si só não é suficiente
O M365 é uma excelente plataforma de colaboração, mas não é uma solução de arquivo a longo prazo compatível com o GoBD para e-mails relevantes para efeitos fiscais.
Âmbito de aplicação ≠ Ficheiro de correio eletrónico
O Microsoft Purview é uma ferramenta de descoberta eletrónica para casos jurídicos raros – não um ficheiro produtivo para 1.000 pesquisas diárias de utilizadores finais.
Não existe documentação de procedimento
O arquivamento em conformidade com o GoBD exige a documentação dos processos. O M365 não fornece um componente de sistema para tal.
Sem acesso para o utilizador final
O Purview só pode ser acedido por funcionários de TI e de conformidade. Os funcionários comuns não podem realizar buscas de forma independente.
Custos de armazenamento elevados
Manter e-mails no M365 é dispendioso. Excluí-los implica o risco de violar as regulamentações do GoBD. Sem um ficheiro externo, não há como contornar isto.
Avaliação de especialistas: Especialistas em e-discovery, como a PRISMlit e a iCognition, confirmam: o Purview foi concebido para fins de e-discovery – e não como um ficheiro de longo prazo em conformidade com a GoBD. A própria Microsoft descreve o Purview como uma solução de conformidade e e-discovery – e não como um sistema de arquivo de acordo com a legislação fiscal alemã. → Análise da PRISMlit
Os 4 principais benefícios para os utilizadores do M365
Benno complementa o M365 – não é concorrente, mas sim o componente que faltava.
Cumprir as obrigações de retenção relacionadas com impostos
O artigo 147.º do Código Fiscal Alemão (AO) exige a conservação de e-mails relevantes para efeitos fiscais durante 10 anos. O Benno cumpre os requisitos técnicos do GoBD através da deteção verificável de manipulação via ligação de registos encriptados.
Descoberta eletrónica produtiva em 1 a 2 segundos
A Benno oferece uma solução de descoberta eletrónica produtiva para o uso diário. Mesmo com milhões de e-mails arquivados, todos os colaboradores conseguem encontrar qualquer e-mail – incluindo anexos de qualquer tipo – em 1 a 2 segundos através de um navegador web.
Reduzir os custos de armazenamento do M365
O Benno arquiva todos os emails do M365 de forma inviolável através de um sistema de registo em diário. Isto permite que os seus utilizadores apaguem emails antigos no Outlook sem o risco de perder emails que precisam de ser arquivados. As quotas de caixa de correio e os custos de armazenamento do M365 são reduzidos.
Arquivar centralmente todos os sistemas de correio eletrónico
Muitas empresas executam o M365, o Exchange local, o Zimbra ou sistemas legados em paralelo. O Benno arquiva todas as fontes num arquivo central – sem a necessidade de conectores de terceiros dispendiosos.
Microsoft Purview vs. Benno MailArchive
Não são concorrentes, mas sim ferramentas diferentes para tarefas diferentes.
critério
Visão geral da Microsoft
Benno MailArchiv
Fontes: PRISMlit, Nexcom, iCognition, documentação da Microsoft.
Integração com o M365
em 3 passos
Configuração em 5 a 10 minutos através de registo em diário. Sem tempo de inatividade, sem instalação de software.
Ativar regra de diário no M365
Configure o registo em diário do Exchange Online em cerca de 5 minutos. Todos os emails são reencaminhados para Benno como cópias do diário. Os originais mantêm-se no M365.
Benno recebe e arquiva
Benno recebe as cópias dos periódicos, indexa-as completamente (incluindo anexos em mais de 1.300 formatos) e garante a integridade através de checksums SHA-256.
Os utilizadores utilizam a pesquisa de autoatendimento
Todos os colaboradores podem pesquisar instantaneamente através do browser. Resultados em 1 a 2 segundos. Inclui pesquisa delegada e gestão granular de permissões.
Principais características em resumo
Sistema de ligações permanentes
Links à prova de auditoria para todos os e-mails arquivados – para efeitos de comprovação jurídica.
Pesquisa de texto integral em anexos
Mais de 1.300 formatos de ficheiros estão totalmente indexados e podem ser pesquisados diretamente.
Verificação de integridade
Todos os e-mails são protegidos criptograficamente. As manipulações são detetáveis durante as verificações de integridade.
Registo de auditoria
Quem pesquisou qual o e-mail e quando? Rastreabilidade completa para auditorias fiscais.
Arquivamento de múltiplas fontes
M365, Exchange On-Premise, Zimbra, Google Workspace, Postfix – tudo num único ficheiro.
baseado em código aberto
Baseado na AGPLv3. Sem dependência de fornecedor – mude para alojamento próprio a qualquer momento.
O que os utilizadores do Benno estão a dizer
Mais de 5.000 organizações confiam no Benno MailArchiv.
"Nunca utilizei um software que fizesse de forma tão fiável e descomplicada aquilo a que se propõe."
Doutor Thomas Bleek
Centro Helmholtz de Potsdam
"Quem tenta pesquisar algo rapidamente no Outlook não tem sorte. O Benno MailArchiv encontra a mensagem que procura em frações de segundo."
Meike Maria Lücke
comunicação elbfeder
“Utilizamos o Benno MailArchiv para os nossos 1200 utilizadores há vários anos e estamos extremamente satisfeitos. A funcionalidade mais notável é a recuperação incrivelmente rápida de qualquer e-mail.”
Doutor Sven Zimmermann
Hospital Municipal de Görlitz
“Para nós, a função de pesquisa incrivelmente rápida do Benno MailArchiv é indispensável. Poupa-nos muito tempo na pesquisa de informações e e-mails.”
Frank Höcker
Höcker Polytechnik GmbH
Calculado de forma transparente
Alojamento próprio ou serviço na nuvem totalmente operado – a escolha é sua.
Auto-hospedagem
Para empresas com infraestrutura informática própria
por ano (5 caixas postais, Edição para Pequenas Empresas)
- Edição Standard: a partir de 6€/caixa de correio/ano
- Edição Empresarial: a partir de 9,20€ por apartado por ano
- Todas as funcionalidades sem restrições
- Baseado em código aberto (AGPLv3)
- Servidores próprios, controlo total dos dados
- Os requisitos técnicos do GoBD foram cumpridos
Benno Cloud Enterprise
Serviço totalmente gerido e operado
por armazenamento arquivado (GB/mês)
- Sem limites de tamanho para a caixa de correio
- Operações na Alemanha (Hetzner)
- Redundância tripla, georredundância
- Documentação do processo (componente do sistema), incluindo
- Suporte profissional incluído
- 95–99% dos serviços de implementação do GoBD
Perguntas frequentes
Porque preciso do Benno se tenho o Microsoft Purview?
O Purview é uma ferramenta de descoberta eletrónica para casos jurídicos raros – não foi concebido como um ficheiro de longo prazo compatível com o GoBD. O Benno preenche esta lacuna: arquivo à prova de auditoria com um tempo de procura de 1 a 2 segundos para todos os colaboradores.
A Benno cumpre os Princípios para a Guarda e Utilização Adequadas de Livros, Registos e Documentos em Formato Eletrónico e para
A Benno cumpre os requisitos técnicos dos Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos na Alemanha (GoBD). De acordo com a secção 21 do GoBD, a responsabilidade fiscal recai sobre o contribuinte. Com o Benno Cloud Enterprise, tratamos de 95 a 99% do trabalho de implementação.
Como funciona a integração com o Microsoft 365?
Através do registo em diário: Configure uma regra de registo em diário no Exchange Online (aproximadamente 5 minutos). Todos os emails serão reencaminhados para Benno como cópias de registo em diário – os originais permanecem no M365. Tempo total de preparação: 5 a 10 minutos.
Quanto custa o Benno?
Alojamento próprio: a partir de 80€/ano (5 caixas de correio). Benno Cloud Enterprise: utilização baseada no armazenamento (GB/mês), sem limite de caixas de correio. O Benno geralmente paga-se a si próprio com a poupança nos custos de armazenamento do M365.
Onde estão armazenados os meus dados?
Cloud Enterprise: Exclusivamente na Alemanha, com tripla redundância e georredundância. Auto-hospedagem: Define completamente a localização do armazenamento.
Pronto para colmatar a lacuna de arquivo?
Experimente gratuitamente durante 60 dias – sem riscos.
Ou ligue-nos: Consultoria personalizada para o seu ambiente M365.
* De acordo com o § 147 da AO e o GoBD Rz. 21º, o contribuinte é o único responsável pelo arquivamento adequado nos termos da lei fiscal – mesmo com a completa externalização da parte técnica. O Benno MailArchiv cumpre os requisitos técnicos do GoBD. Com o Cloud Enterprise, a LWsystems GmbH & Co. KG trata da grande maioria do trabalho de implementação. "95–99%" é uma avaliação representativa da divisão prática de tarefas.