Отсутствие функции архивирования
в Microsoft 365.
Обеспечьте соответствие требованиям GoBD.
все электронные письма за 1-2 секунды .
Соответствие § 147 AO • Снижение затрат на хранение данных в M365 • Открытый исходный код из Германии
1–2 секунды
Время поиска по миллионам электронных писем
Одного лишь M365 недостаточно для выполнения требований § 147 AO
Каждая компания, облагаемая налогом в Германии, по закону обязана хранить электронные письма, имеющие отношение к налогообложению, в течение 10 лет (§ 147 Налогового кодекса Германии, установленный правительством Германии).
Microsoft Purview — это инструмент электронного поиска информации для дел, связанных с соблюдением нормативных требований. Он не предоставляет архив, защищающий от аудита, с возможностью проверки на предмет несанкционированного доступа, как того требуют немецкие принципы надлежащего учета (GoBD). Microsoft не предоставляет системный компонент для подготовки процессуальной документации, требуемой GoBD.
Benno MailArchiv — это недостающий компонент архивирования, дополняющий M365 для удовлетворения требований к хранению данных, связанных с налогообложением.
Почему одного Microsoft 365 недостаточно
M365 — отличная платформа для совместной работы, но не является решением для долгосрочного архивирования электронных писем, имеющих отношение к налогообложению, в соответствии с требованиями GoBD.
Область компетенции ≠ Архив почты
Microsoft Purview — это инструмент электронного поиска информации для редких юридических дел, а не продуктивный архив для 1000 поисковых запросов конечных пользователей ежедневно.
Отсутствие процессуальной документации
Для архивирования, соответствующего стандарту GoBD, требуется документация по процессу. M365 не предоставляет для этого системного компонента.
Доступ для конечного пользователя отсутствует
Доступ к Purview имеют только ИТ-специалисты и сотрудники, отвечающие за соблюдение нормативных требований. Штатные сотрудники не могут осуществлять самостоятельный поиск.
Высокие затраты на хранение
Хранение электронных писем в M365 обходится дорого. Удаление писем чревато нарушением правил GoBD. Без внешнего архива обойти это невозможно.
Экспертная оценка: Специалисты по электронному поиску доказательств, такие как PRISMlit и iCognition, подтверждают: Purview разработан для целей электронного поиска доказательств, а не как долгосрочный архив, соответствующий требованиям GoBD. Сама Microsoft описывает Purview как решение для обеспечения соответствия нормативным требованиям и электронного поиска доказательств, а не как систему архивирования в соответствии с немецким налоговым законодательством. → Анализ PRISMlit
Четыре ключевых преимущества для пользователей M365
Benno дополняет M365 – не конкурирует с ним, а восполняет недостающий компонент.
Выполнять обязательства по удержанию налоговой информации
Статья 147 Налогового кодекса Германии (AO) обязывает хранить электронные письма, имеющие отношение к налогообложению, в течение 10 лет. Компания Benno соответствует техническим требованиям GoBD благодаря возможности обнаружения манипуляций с помощью криптографически защищенной привязки журналов.
Эффективный электронный поиск информации за 1–2 секунды
Benno предлагает эффективный электронный поиск информации для повседневного использования. Даже при наличии миллионов заархивированных электронных писем все сотрудники могут найти любое письмо, включая вложения любого типа, за 1–2 секунды через веб-браузер.
Снизьте затраты на хранение данных в M365
Benno архивирует все электронные письма M365 с защитой от несанкционированного доступа посредством ведения журнала. Это позволяет пользователям удалять старые письма в Outlook без риска потери писем, которые необходимо архивировать. При этом снижаются квоты на почтовые ящики и затраты на хранение в M365.
Централизованное архивирование всех почтовых систем
Многие компании одновременно используют M365, Exchange on-premises, Zimbra или устаревшие системы. Benno архивирует все источники в центральном архиве — без дорогостоящих сторонних коннекторов.
Microsoft Purview против Benno MailArchive
Это не конкуренты, а разные инструменты для разных задач.
критерий
Сфера влияния Microsoft
Benno MailArchiv
Источники: PRISMlit, Nexcom, iCognition, документация Microsoft.
Интеграция с M365
в 3 этапа.
Настройка занимает 5–10 минут с помощью ведения журнала. Никаких простоев, никакой установки программного обеспечения.
Активировать правило ведения журнала в M365
Настройка ведения журнала в Exchange Online занимает около 5 минут. Все электронные письма пересылаются Бенно в виде копий журнала. Оригиналы остаются в M365.
Бенно получает и архивирует
Бенно получает экземпляры журнала, полностью индексирует их (включая вложения в более чем 1300 форматах) и обеспечивает целостность данных с помощью контрольных сумм SHA-256.
Пользователи используют поиск самообслуживания
Все сотрудники могут мгновенно осуществлять поиск через свой браузер. Результаты за 1–2 секунды. Включает в себя делегированный поиск и детальное управление правами доступа.
Основные характеристики вкратце
Система постоянных ссылок
Ссылки на каждое заархивированное электронное письмо, подтвержденные аудитом, — для юридически обоснованных доказательств.
Полнотекстовый поиск прилагается
Более 1300 форматов файлов полностью проиндексированы и доступны для прямого поиска.
Проверка добросовестности
Каждое электронное письмо защищено криптографически. Манипуляции можно обнаружить в ходе проверок целостности.
Журнал аудита
Кто и когда искал какой адрес электронной почты? Полная отслеживаемость для налоговых проверок.
Многоисточниковое архивирование
M365, Exchange On-Premise, Zimbra, Google Workspace, Postfix — все в одном архиве.
на основе открытого исходного кода
Основано на AGPLv3. Нет привязки к конкретному поставщику — вы можете в любой момент перейти на самостоятельное размещение.
Что говорят пользователи Benno
Более 5000 организаций доверяют Benno MailArchiv.
«Мне никогда не приходилось работать с программным обеспечением, которое так надежно и безболезненно просто делает то, что от него требуется»
Доктор Томас Блик
Центр имени Гельмгольца в Потсдаме
«Тем, кто пытается быстро что-то найти в Outlook, не повезет. Benno MailArchiv находит нужное сообщение за доли секунды»
Мейке Мария Люке
elbfeder communication
«Мы используем Benno MailArchiv для наших 1200 пользователей уже несколько лет и очень довольны. Главная особенность — невероятно быстрая доступность любого электронного письма»
Доктор Свен Циммерманн
Муниципальная больница Гёрлица
«Для нас невероятно быстрая функция поиска в Benno MailArchiv незаменима. Она экономит нам много времени при поиске информации и электронных писем»
Франк Хёкер
Höcker Polytechnik GmbH
Прозрачно рассчитано
Самостоятельное размещение или полностью облачный сервис — выбор за вами.
Self-Hosting
Для компаний с собственной ИТ-инфраструктурой
в год (5 почтовых ящиков, версия для малого бизнеса)
- Стандартное издание: от 6 евро/почтовый ящик/год
- Корпоративная версия: от 9,20 евро/почтовый ящик/год
- Все функции без ограничений
- Основано на открытом исходном коде (AGPLv3)
- Собственные серверы, полный контроль над данными
- Технические требования GoBD выполнены
Benno Cloud Enterprise
Полностью управляемый сервис
по объему архивного хранилища (ГБ/месяц)
- Нет ограничений по размеру почтового ящика
- Деятельность в Германии (Hetzner)
- Трехкратное резервирование, географическое резервирование
- Технологическая документация (компонент системы), включая
- Профессиональная поддержка включала в себя
- 95–99% услуг по внедрению GoBD
Часто задаваемые вопросы
Зачем мне Бенно, если у меня есть Microsoft Purview?
Purview — это инструмент электронного поиска информации для редких юридических дел, не предназначенный для долгосрочного архивирования, соответствующего требованиям GoBD. Benno заполняет этот пробел: архивирование, защищенное от аудита, со временем поиска 1–2 секунды для всех сотрудников.
Соблюдает ли Бенно принципы GoBD (Принципы надлежащего ведения и использования книг, записей и документов в электронной форме) и для
Benno соответствует техническим требованиям немецких общепринятых принципов бухгалтерского учета (GoBD). Согласно разделу 21 GoBD, налоговая ответственность лежит на налогоплательщике. С Benno Cloud Enterprise мы берем на себя 95–99% работ по внедрению.
Как работает интеграция с Microsoft 365?
С помощью функции ведения журнала: настройте правило ведения журнала в Exchange Online (примерно 5 минут). Все электронные письма будут пересылаться Бенно в виде копий журнала — оригиналы останутся в M365. Общее время настройки: 5–10 минут.
Сколько стоит Бенно?
Самостоятельное размещение: от 80 евро в год (5 почтовых ящиков). Benno Cloud Enterprise: оплата зависит от объема хранилища (ГБ/месяц), без ограничений по количеству почтовых ящиков. Benno часто окупается за счет экономии на расходах на хранение данных в M365.
Где хранятся мои данные?
Облачное корпоративное решение: исключительно в Германии, с тройным резервированием и географическим резервированием. Самостоятельное размещение: вы полностью определяете место хранения самостоятельно.
Готовы устранить пробел в архивировании?
Попробуйте бесплатно в течение 60 дней – без риска.
Или позвоните нам: Персональная консультация по вашей среде M365.
* В соответствии с § 147 AO и GoBD Rz. 21, налогоплательщик несет единоличную ответственность за надлежащее архивирование в соответствии с налоговым законодательством – даже при полном техническом аутсорсинге. Benno MailArchiv соответствует техническим требованиям GoBD. В рамках Cloud Enterprise компания LWsystems GmbH & Co. KG берет на себя подавляющую часть работ по внедрению. «95–99%» – это коммуникативная оценка практического распределения задач.