Esta es una de las preguntas más intensamente discutidas sobre el archivo de correo conforme a la ley. Es seguro (lo experimentamos casi a diario): existe un gran desconocimiento y un conocimiento a medias poco saludable en el mundo. Queremos arrojar luz sobre esto.

Para llegar al fondo de la cuestión de qué caracteriza un archivo de correo electrónico conforme a la ley, nos remitimos a un caso práctico: Recientemente, una consulta de un cliente en relación con Benno MailArchiv reveló que el cliente solo quería archivar los correos electrónicos de las bandejas de correo seleccionadas. Hasta aquí todo bien. Técnicamente, esto es fácil de implementar con Benno MailArchiv. ¡Pero atención! La conformidad con la ley no se define solo por el producto técnico utilizado para el archivo de correo electrónico

La cuestión de la “conformidad legal” de una solución de archivado de correo electrónico comienza ya allí, donde se toma una decisión sobre archivar o no archivar correos electrónicos.

Ante el trasfondo de los requisitos válidos del legislador para el archivo de correo electrónico conforme a la ley, es extremadamente delicado excluir ciertas direcciones de correo electrónico del archivo en principio. Esto (visto puramente desde el punto de vista legal) solo sale bien si se tiene la absoluta certeza de que no se envían ni se reciben correos electrónicos a través de las direcciones de correo electrónico excluidas del archivo que estén sujetos a archivo. Con lo que llegamos a la siguiente trampa. ¿Qué correos electrónicos están sujetos a archivo?

El deber de archivar correos electrónicos existe debido a requisitos comerciales y fiscales. La base legal está, por lo tanto, definida en el HGB y en la AO. Para citar aquí solo un único (!) ejemplo de correos electrónicos sujetos a archivo: a efectos de la AO, todos los correos electrónicos o la información comunicada por correo electrónico que tengan el estado “en la medida en que sean relevantes para la tributación”, deben archivarse de manera conforme a la ley. En la práctica, se entiende por correos electrónicos aquellos cuyo contenido (p. ej.) está relacionado con una transacción comercial o de alguna manera afecta la tributación de la empresa obligada a archivar. En general, esto puede abarcar prácticamente todo lo que haya entrado o salido en forma de correos electrónicos.

Así, el círculo se cierra gradualmente: ¿cómo se debe archivar de manera conforme a la ley ahora?

La archivación de correo electrónico conforme a la ley significa operar una forma y un procedimiento de archivado que sea adecuado para cubrir los requisitos de la archivación de correo electrónico conforme a la ley. ¿Qué requisitos implica? Por ejemplo (para ilustrar solo un aspecto) se trata del requisito de la puntualidad del archivado. En otras palabras: E-Mails, die im Unternehmen eingehen, müssen demnach möglichst umgehend archiviert werden (was potenzielle Manipulationsmöglichkeiten vor der Archivierung usw. minimiert). De este modo surgen requisitos concretos para la solución de archivado en sí, pero sobre todo a la proceso del archivado.

Hay algunos requisitos adicionales. Todos ellos condicionan el diseño de varios aspectos procesales. Esto significa que al final no solo la solución técnica “Mailarchivierungssoftware Benno MailArchiv” debe cumplir ciertos requisitos, sino todo el proceso, el entorno de aplicación, etc., en el que se lleva a cabo el archivado de correos.

En resumen: Inicialmente, las medidas organizativas deben garantizar que se cumplan todos los requisitos para el archivo de correo conforme a la ley. Solo entonces entran en juego los aspectos técnicos (implementación en software).

En una frase resumida: Una solución töcnica (como por ejemplo Benno MailArchiv) es sola (es decir sin medidas organizativas de apoyo) nunca para representar una archivación de correo conforme a la ley.

Para finalmente representar el último requisito del archivo de correo electrónico conforme a la ley, es decir, la capacidad de prueba de la solución por terceros en un plazo razonable, queda claro que: sin una documentación de procedimiento adecuada para el archivo de correo electrónico conforme a la ley, la capacidad de prueba no se puede establecer y, por lo tanto, toda la solución sin una documentación de procedimiento adecuada no es conforme a la ley.

Y eso significa: Una solución de archivado de correo conforme a la ley es la suma de las medidas organizativas, la solución töcnica (software de archivado como Benno MailArchiv) , la implementación töcnica total y la documentación de procedimiento final. Sólo así se pueden representar de forma verificable todos los requisitos legales del archivado de correo. Un software solo, es decir sin medidas de apoyo, es nunca adecuado, para representar una archivación de correo conforme a la ley.

Contamos con un amplio conocimiento y experiencia en este complejo tema, y estamos encantados de asesorarle en materia de cumplimiento, requisitos legales y su implementación. Por motivos deontológicos, ni estas explicaciones ni nuestros servicios de asesoramiento en este contexto constituyen asesoramiento jurídico.