Depuis début 2017, les entreprises sont tenues d'archiver leurs e-mails conformément à la loi. La base essentielle pour cela est la GoBD (c'est-à-dire les « principes pour une gestion et une conservation appropriées des livres, des enregistrements et des documents sous forme électronique ainsi que pour l'accès aux données »). Dans le texte original ici à trouver.). Dans ce contexte, on parle beaucoup d'archivage de messagerie « juridiquement sûr » et « conforme aux GoBD ». Mais qu'est-ce que signifie exactement conforme aux GoBD ? Quand une archivage de messagerie est-elle conforme aux GoBD et quand ne l'est-elle pas ?

Nous expliquons sur quoi porte réellement le sujet de la conformité GoBD.

Il est important de considérer précisément le terme « conforme à GoBD » et sa signification, car il existe de nombreuses idées fausses et l'essentiel reste souvent caché. Alors regardons de plus près les détails :

L'administration fiscale explique dans les GoBD quelles sont les exigences applicables aux processus de comptabilité assistée par informatiqueprocessus s'appliquent. (En outre, les GoBD précisent sans ambiguïté que les certifications de produits pour les solutions d'archivage de messagerie sont nulles et non avenues . (Cf. GoBD, chapitre 12 (art. 179 et 181)).

À juste titre, l'administration fiscale met l'accent sur le « processus » et non sur le « produit » : l'archivage sécurisé des courriels signifie que l'ensemble du processus autour du courriel doit être examiné au regard des exigences de GoBD et non de manière isolée, la composante technique qui archive finalement les courriels (Benno MailArchiv).

La mise en œuvre d'une archive de messagerie conforme aux GoBD, qui est donc également conforme à la loi ou sûre sur le plan juridique, signifie donc que la combinaison de matériel, logiciel et organisation doit garantir l'exhaustivité, l'intégrité et la possibilité de retrouver les e-mails pertinents pour les impôts. La technique seule (et en particulier le logiciel d'archivage des e-mails) n'est en fait qu'un moyen pour atteindre cet objectif ou une partie de la solution globale « Archivage des e-mails », qui couvre l'ensemble du processus autour du thème de l'e-mail.

Pour mettre en place une archive de messagerie conforme aux exigences légales ou juridiquement sûre pour toutes les e-mails pertinentes sur le plan commercial et fiscal au sens de HGB, AO, GoBD, il est nécessaire, conformément aux exigences de la GoBD, d'établir une documentation procédurale pour documenter la conformité de l'ensemble de la procédure «archivage des e-mails» . La documentation doit décrire en particulier les interfaces entre le logiciel d'archivage des e-mails et les systèmes environnants ainsi que le flux des e-mails vers les archives et contenir en outre des procédures de contrôle et de maintenance coordonnées (c'est-à-dire l'organisation ou «Orgware»)

Comme nous l'avons déjà exposé en détail dans notre livre blanc « Aspects juridiques de l'archivage des courriels conforme à la loi “, le législateur s'attend à ce que les composants de la procédure, les données et les documents de l'archivage des courriels mis en œuvre soient vérifiables par un tiers expert quant à leur exactitude formelle et matérielle dans un délai raisonnable. (Cela concerne à la fois la vérifiabilité des transactions commerciales individuelles et la vérifiabilité du système et des processus qui s'y déroulent). La vérifiabilité de la régularité de l'archivage des courriels suppose donc obligatoirement l'existence d'une documentation procédurale.

L'administration fiscale entend par description de procédure ou documentation une description de la procédure organisationnelle et technique concernant le traitement des informations pertinentes sur le plan fiscal. Il ne s'agit donc pas seulement du produit technique de l'«archivage des courriels», mais toujours et immanquablement de concevoir et de documenter de manière compréhensible l'ensemble du processus, c'est-à-dire la technique + l'environnement applicatif y compris l'organisation.

Conclusion

«Conforme aux GoBD» ne désigne donc pas nécessairement une propriété ou une caractéristique spécifique du produit qui pourrait être produite ou garantie uniquement par le produit technique «logiciel d'archivage des courriels». Au contraire : «Conforme aux GoBD» concernant l'archivage des courriels signifie que la partie du processus comptable liée aux courriels sous quelque forme technique ou organisationnelle doit satisfaire aux exigences des GoBD.

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