随着 截至日期 1.1.2017 结束了 Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD (“《关于电子形式的账簿、记录和文件的有序管理及数据访问的原则》（GoBD）“) . 它取代了多年来的 GoBS 和 GDPdU 的强制性规定。自 1.1.2017 起生效的 GoBD 对电子邮件在企业中的归档是最终的强制要求。

实施GoBD的时间越来越紧迫。.

业务流程的数字化的不断进步和日益增长促使立法者制定了更专业的标准，用于创建和处理电子文档和凭证。这些对企业的新规定在GoBD中有明确定义。接收和发送的数字凭证，如报价、订单确认、发票等，尤其是通过电子邮件进行通信时，更是备受关注。.

该 对数字文件（尤其是电子邮件）的归档义务，并非仅自现已最终且全面生效的GoBD起才在法律上规定。早在GDPdU中，电子邮件归档义务已被确立。财政部门迄今常常未能严格检查其执行情况。已经采用合规邮件归档的企业已经处于安全的一方。尚未对其税务和商业相关邮件进行合规归档的企业必须 现在 采取行动。2016年12月31日，所有 所有 过渡期结束。企业必须随后满足GoBD的要求。违规可能导致不必要的费用以及强制措施的实施。

现在该做什么。.

我们在此再次提醒，依据合法的邮件归档，实际上只能归档税务和商业法相关的电子邮件，必须进行归档。由于实际上这在技术上是不可能且毫无意义的，要求每位员工承担时间和工作量来对邮件进行分类并相应归档，(如同以往一样) 采用以下方法 全自动的 或系统驱动的 邮件归档 的。 在此过程中，所有用户邮箱中的邮件将在没有任何人工干预的情况下被归档。用户将没有 任何工作 通过归档过程。 他仍然可以像未进行邮件归档时一样使用他的电子邮件客户端。 使用 Benno MailArchiv 将会 自动且无需任何人工干预的邮件归档。

从用户的角度来看，使用邮件归档并不会改变任何情况。 每个用户仍然像以前一样工作。 与此同时，用户的电子邮件会自动以可审计且合法的方式归档。对于员工来说，这甚至会产生 额外的收益, 因为所有电子邮件都以全文索引形式可搜索并可供使用。

特别 重要 是，要理解的是， 绝对不 足以将电子邮件保存在邮箱中！同样也不足以仅将数字凭证放在文件夹或网络驱动器的共享中，甚至放在个人电脑的硬盘上。所有这些都不是可审计的存储， 以任何方式都不 符合法律要求！邮件归档是一个 关键的 实现公司会计文件法定保存义务的关键部分！

更多细节，源自GoBD对企业日常的影响，可在文档“GoBD – Leitfaden für die Unternehmenspraxis” (http://gobd.de/) 可查阅。我们建议您与税务顾问或您选择的审计师就贵公司的具体需求进行协调。

强大且安全的解决方案。.

自2008年以来，Benno MailArchiv 已成为国际知名且 成熟的 Softwarelösung 可供使用，满足 所有 法律要求。Benno MailArchiv 以其直观易用的 WebApp 为特色，用户 能够在秒内找到任意邮件 lässt. 一个 精细的权限管理 确保用户仅能访问他们实际需要访问的电子邮件。访问权限也可以选择性地 unabhängig 由用户分配的邮箱进行管理。

该 开放性和灵活性 由 Benno MailArchiv 允许，将邮件归档软件以 简单的方式 与几乎所有邮件和群组系统相结合。所有进出邮件因此自动以符合修订安全和法律要求的方式进行归档。

重要且必不可少：流程文档

无论使用哪种邮件归档解决方案：即使是最好的邮件归档解决方案，仅作为纯技术产品单独使用也不足 不 足以满足所有法律要求。因为除了已使用的技术（例如 Benno MailArchiv），还必须将技术解决方案嵌入邮件流以及公司整体组织系统中，并进行文档化。

行业协会 BITKOM 在其出版物 “E-Mails und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis” (Download 此处) 中，根据第8条要点，以简明且准确的形式表述：

“对必须保存或税务相关的电子邮件的接收和发送过程必须在程序文件中描述。程序文件必须特别说明如何实现GoBD中定义的合规标准。程序文件必须针对一个业务-
第三方必须能够理解程序文档，并且能够在适当的时间内进行审查。程序文档应继续编写（版本控制）并在法律规定的保存期限内保存。
保留期限需保存。”
创建程序文档是我们与客户讨论引入电子邮件存档时的当然组成部分。.

结论

几乎没有企业能在2017年1月1日之后不采用邮件归档。请将贵公司的电子邮件归档视为 机会, 因为它带来了实际的 众多优势 为所有用户。您甚至可以选择：使用 Benno MailArchiv，您可以进行归档 在贵公司内部 实施。或者利用机会，Benno MailArchiv 像插座电源一样简单 作为云解决方案，通过我们的 托管合作伙伴 获取。

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请利用截止至 2017 年 1 月 1 日的剩余时间。.