С Крайний срок 1.1.2017 заканчивается переходный период для вступления в силу GoBD (“Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронном виде, а также доступа к данным (GoBD)“) . Она заменяет обязательные правила из GoBS и GDPdU, действующие несколько лет. С 1.1.2017 полностью действующие GoBD делают архивирование электронных писем в компаниях окончательно обязательным.

Время на реализацию GoBD становится меньше.

Прогрессирующая и всё более усиливающаяся цифровизация бизнес-процессов побудила законодателя установить более профессиональные стандарты для создания и обработки электронных документов и подтверждающих документов. Эти новые требования к компаниям определены в GoBD. Полученные и отправленные цифровые подтверждающие документы, такие как предложения, подтверждения заказов, счета и т. д., находятся здесь в особом фокусе. В частности, когда они были переданы по электронной почте.

Обязанность архивирования цифровых документов, в частности электронных писем, при этом это не только с тех пор, как теперь окончательно и полностью вступившие в силу GoBD законодательно предписаны. Уже в GDPdU было закреплено обязательство электронной архивизации почты. Ее соблюдение финансовой администрацией до сих пор часто проверялось непоследовательно. Компании, которые уже сегодня используют юридически надёжную архивизацию почты, уже находятся в безопасном положении. Компании, которые до сих пор не осуществляют юридически надёжную архивизацию своих налогово и коммерчески значимых писем, должны сейчас действовать. 31.12.2016 истекают все переходные сроки истекают. Компании должны выполнить требования GoBD тогда. Нарушения могут привести к ненужным расходам и реализации принудительных мер.

Что теперь делать.

Настоящим мы вновь указываем, что в рамках правовой архивизации электронной почты фактически должны архивироваться только налогово и коммерчески значимые электронные письма. полностью автоматической или системно управляемой архивирование почты предлагается. никакой работы через процесс архивирования. Пользователь продолжает работать с клиентом электронной почты точно так же, как он делает это и без архивирования почты. С Benno MailArchiv происходит архивирование электронных писем автоматически и без какого-либо ручного вмешательства.

С точки зрения пользователей ä ничего не меняется благодаря использованию архивирования почты. Каждый пользователь продолжает работать так же, как и прежде. Параллельно электронные письма пользователей автоматически архивируются с обеспечением ревизионной и правовой безопасности. Für сотрудники получают от этого даже дополнительный ä выгода, так как все электронные письма находятся в полнотекстовом индексе и доступны ü.

Особенно важно это, чтобы понять, что абсолютно не достаточно, хранить электронные письма в почтовом ящике! Точно так же недостаточно размещать исключиßчно цифровые документы в папках или общих ресурсах сетевых дисков или даже на жёстком диске собственного ПК. Всё это не является надёжными архивными хранилищами, которые никоим образом законным Ansprüchen genügen! Архивирование почты является существенным частью Erfüllung законных обязательств по хранению бухгалтерских документов компании!

Дополнительные детали, вытекающие из GoBD для повседневной деятельности компании, можно найти в документе «GoBD – Руководство для практики компаний» (http://gobd.de/) Мы рекомендуем согласовать конкретные требования для вашей компании с налоговым консультантом или аудитором по вашему выбору.

Устойчивое и безопасное решение.

С Benno MailArchiv с 2008 года существует международно известный и высококачественное программное решение в распоряжении, которое все законодательные требования покрывает. Benno MailArchiv отличается своей интуитивно удобной веб‑приложением, которое пользователи находить любую электронную почту за секунды позволяет. Одно тщательно разработанное управление правами обеспечивает, что пользователи имеют доступ только к тем электронным письмам, к которым они действительно должны иметь доступ. Права доступа могут при этом также независимо управляются в почтовых ящиках, назначенных пользователями.

Эта Открытость и гибкость от Benno MailArchiv позволяет, программное обеспечение для архивирования почты на простым способом с почти любой почтовой и групповой системой комбинировать. Все входящие и исходящие электронные письма автоматически архивируются с соблюдением требований к ревизионной надежности и в соответствии с законодательными требованиями.

Важно и неизбежно: документация процедур

Вне зависимости от того, какое Lösung für архивирование почты используется: даже лучшее Lösung для архивирования почты не достаточно как чисто технический продукт не из, чтобы отразить все правовые требования законодателя. Ведь помимо используемой техники (например, Benno MailArchiv) также важно интегрировать техническое Lösung в поток почты и в организационную общую систему компании, а также документировать это.

Отраслевое объединение BITKOM в своей публикации “E-Mails und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis” (Download здесь) в пункте № 8 сформулировано в компактной и точной форме:

“Процедура получения и отправки обязательных к хранению или налогово значимых электронных писем должна быть описана в документации процесса. Документация процесса должна в частности описывать, как были реализованы критерии порядка, определённые в GoBD. Документация процесса должна для sach-
Документация о процедуре должна быть понятна третьему лицу и доступна для проверки в разумные сроки. Документация о процедуре должна обновляться (версионироваться) и храниться в течение срока, установленного законом»
Сохранять срок хранения.”
Подготовка документации о процедуре является неотъемлемой частью обсуждений при внедрении архивирования электронной почты у наших клиентов.

Резюме

С архивированием почты от 1.1.2017 практически ни одна компания не проходит мимо. Поймите архивирование электронных писем в вашей компании как возможность, denn sie birgt tatsächliche много преимуществ für alle Anwender. Sie haben sogar die Wahl: Mit Benno MailArchiv können Sie die Archivierung в вашем доме реализовать. так же просто, как электричество из розетки als Cloud-Lösung über unsere хостинг-партнеры для получения.

Займитесь архивированием ваших электронных писем, прежде чем Maßnahmen и Sanktionen seitens der Behörden drohen. Проверьте Benno MailArchiv без обязательств и бесплатно für 60 дней и сделайте себе представление, какие преимущества имеет молниеносно быстрая и überaus точный поиск от Benno MailArchiv für вашей компании представляет. Наши партнеры и мы как производитель сами находятся für Beratungsgespräche и weiterführende Maßnahmen к вашей Verfügung.

Используйте время, оставшееся до 1.1.2017.